Как грамотно оформить расчеты с подотчетниками через банковскую карту

Безналичные расчеты с подотчетными лицами требует особой дисциплины, чтобы не превратить обычную выдачу денег «на расходы фирмы» или на командировки в доход работника.

Самый безопасный путь - использование для этих целей корпоративной карты.\

С личными картами ситуация сложнее. Хотя Минфин и Казначейство не запрещают перечислять подотчетные суммы на зарплатные счета (это даже приветствуется как способ сокращения наличного оборота), налоговая инспекция может расценить такие переводы как доход сотрудника. Чтобы избежать доначисления НДФЛ и страховых взносов, важно оформить каждую операцию документально.

Чтобы перечисление на личную карту не выглядело как выплата премии или иного дохода, придерживайтесь трех правил:

1. Закрепить порядок в локальных актах. В учетной политике или отдельном Положении о расчетах с подотчетными лицами должно быть четко прописано: компания имеет право перечислять подотчетные суммы на личные банковские карты сотрудников.
2. Соблюдайте прозрачность назначения платежа. При перечислении средств через банк в поле «Назначение платежа» обязательно указывайте цель: «Подотчетные суммы на командировочные расходы» или «На хозяйственные нужды по заявлению №...».
3. Собирать пакет документов. Каждый перевод должен быть подкреплен:

• Заявлением сотрудника с просьбой перечислить средства на его личный счет (с указанием реквизитов).
• Приказом руководителя о выдаче подотчетных сумм.
• Авансовым отчетом с приложением всех чеков, квитанций и билетов, подтверждающих целевое расходование средств.

Если сотрудник оплатил покупку личной картой, убедитесь, что в чеке (или слип-чеке) отражены данные, позволяющие идентифицировать плательщика.