НДФЛ с командировочного аванса, если нет отчета

Если сотрудник не отчитался за командировочный аванс, НДФЛ может не начисляться только в пределах норм. К такому выводу пришли специалисты Минфина в письме от 25.05.2026 года № 03-04-06/43441.

Финансисты рассмотрели следующую ситуацию. Сотруднику выдали аванс на командировку. После возвращения он не представил авансовый отчет из-за технических сбоев: электронные документы от гостиницы не поступили. Часть неиспользованного аванса работник вернул, а фактические расходы на жилье уточнил по данным о ценах на сайте отеля.

Возникли вопросы: правомерно ли не начислять НДФЛ на выданный аванс? И нужно ли облагать налогом суммы, если расходы уточнены по информации с сайта?

Финансисты сослались на норму из абз. 13 п. 1 ст. 217 Налогового кодекса РФ. Согласно этой норме при оплате работодателем командировочных расходов не облагаются НДФЛ фактические и документально подтвержденные целевые траты, включая расходы по найму жилья.

Но если сотрудник не может представить документы, подтверждающие оплату жилья, то от налога освобождается сумма в пределах лимитов:

•  700 рублей в сутки — для командировок по России;
•  2 500 рублей в сутки — для заграничных поездок.

Следовательно, если работник не отчитался документально, но вернул часть аванса, а оставшаяся сумма не превышает указанных норм, то начислять НДФЛ не нужно. Все, что свыше лимитов, облагается налогом в обычном порядке.

На вопрос о том, можно ли ориентироваться на цены с сайта гостиницы, Минфин прямо не ответил. Однако из текста разъяснения следует, что для освобождения от НДФЛ закон требует именно документального подтверждения расходов (чеки, БСО, электронные документы). Данные с сайта отеля без официальных документов таковыми не являются.

Таким образом, если у сотрудника нет подтверждающих документов, организация вправе не удерживать НДФЛ только в пределах установленных лимитов (700/2500 рублей в сутки), независимо от того, какую цену показывает сайт гостиницы.