Как подтвердить командировочные, если сотрудник платил не сам

Если командировочные расходы оплачивает не сам сотрудник, а другое лицо, важно документально подтвердить, что эти траты были произведены по поручению и за счет работника. Для этого к авансовому отчету сотрудника рекомендуется приложить следующие документы:

• Договор поручения. Если между сотрудником и третьим лицом был заключен такой договор.
• Доверенность. Подойдет простая письменная форма доверенности, выданная сотрудником третьему лицу (согласно пункту 1 статьи 185 ГК РФ).
• Расписка. Документ в свободной форме, подтверждающий, что сотрудник передал деньги доверенному лицу для оплаты расходов.
• Подтверждение внесения средств на карту. Документы, свидетельствующие о том, что доверенное лицо внесло полученные от сотрудника деньги на счет карты, с которой производилась оплата. Это может быть, например, справка из банка.

Для более четкого определения перечня необходимых документов, подтверждающих расходы, понесенные третьими лицами за счет сотрудников организации, рекомендуется закрепить этот порядок во внутренних документах учреждения. Например, это может быть отражено в учетной политике или в положении о командировках.