Как подписывать УПД, который принимается как первичный документ

Универсальный передаточный документ (УПД) используется для подтверждения отгрузки и вычета НДС. Он объединяет в себе первичный учетный документ (накладную, акт) и счет-фактуру.

УПД можно использовать:

• со статусом документа «1» в качестве первичного документа и счета-фактуры одновременно, по нему можно принимать НДС к вычету и учитывать расходы (Как заполнять УПД, чтобы он имел статус первичного документа);
• со статусом документа «2» - только в качестве первичного документа (накладная/акт).

Если УПД имеет статус «1», необходимо соблюдать требования п. 6 ст. 169 НК РФ. Документ должен быть заверен подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Допускается подписание уполномоченными лицами, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом или доверенностью.

Перечень сотрудников, которым предоставлено право подписывать первичные учетные документы, утверждается руководителем организации после согласования с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).

В самом УПД подписи продавца могут располагаться следующим образом:

• В строке 10 ставит свою подпись сотрудник, ответственный за корректное оформление сделки.
• Если лицо, указанное в строке 10, не несет ответственности за оформление сделки, то в строке 13 ставится его подпись.
• Если же в качестве лица, совершившего сделку и/или ответственного за ее оформление, выступает сотрудник, уполномоченный на подписание счетов-фактур (и уже подписавший документ до строки 8 УПД от имени руководителя или главного бухгалтера), то в строках 10 и/или 13 достаточно указать его должность и фамилию с инициалами. В этом случае повторное проставление подписи не требуется.

В информационной рассылке для своих подписчиков эксперты бератора Практическая энциклопедия бухгалтера рассмотрели тему: как работать с УПД, чтобы он не утратил своих полезных свойств.