Когда с подотчетных сумм нужно платить НДФЛ и взносы?

Минфин России разъяснил, когда с выданных работнику денежных средств под отчет на представительские расходы нужно заплатить НДФЛ и страховые взносы.

В письме от 30.04.2025 г. № 03-15-06/44169 специалисты ведомства указали, что подотчетное лицо обязано отчитаться о выделенных ему под отчет денежных суммах и подать авансовый отчет в установленный работодателем срок с приложением документов, подтверждающих расходы. Если работник не представит такой авансовый отчет с документами, то у него возникает налогооблагаемый доход. Причем даже если деньги потрачены на соответствующие цели.

Если же у работника по подотчетным суммам остается неизрасходованная сумма, то данный остаток нужно вернуть в кассу или на расчетный счет компании, отразив это в авансовом отчете. 

Минфин России в комментируемом письме отметил, что подотчетные суммы считаются выплатами в пользу работника в рамках трудовых отношений, т.е. налогооблагаемым доходом, если:

1. организация выдала работнику подотчетные суммы на представительские расходы, но их целевое использование документально не подтверждено, т.е. работник не сдал авансовый отчет с документами; 
2. отсутствует факт их возврата в кассу или на расчетный счет организации;
3. работодатель принял решение не удерживать у работника упомянутые средства из заработной платы.

Если данные три условия выполняются, то с подотчетных сумм должны быть уплачены страховые взносы и НДФЛ. В противном случае при проверке налоговые инспекторы доначислят налоги, взносы и пени, а также штрафы.