Поездка по делам фирмы: как подтвердить расходы?

У организации есть бизнес-партнеры за рубежом и в других регионах страны. Её работникам часто приходится ездить в командировки. Как правильно подтвердить расходы?

В Налоговом кодексе нет определенного перечня документов, которые используются для подтверждения затрат в командировке, отмечает Министерство финансов в письме от 21.05.2021 № 03-03-07/38967.

Для этого подойдут любые документы, которые подтверждают затраты, понесенные во время поездки, и оформлены надлежащим образом. Это, например, билеты на проезд в автобусе или поезде, чеки онлайн-кассы. Их нужно приложить к авансовому отчету, который составляется вернувшимся из поездки сотрудником.

Он обязан подготовить такой отчет не позже чем через три дня после приезда. Если у работника остались деньги, выданные работодателем на расходы в поездке, их нужно вернуть в кассу организации.

Среди расходов, которые работодатель компенсирует своему сотруднику – аренда жилья, оплата проезда, услуг связи. По договоренности к ним он также может возмещать ему и другие затраты, например, аэродромные сборы. Работнику выплачиваются суточные.