Как законно перевести внутренние первичные бухгалтерские документы в электронный вид

Особенно актуален обмен внутренними документами в производственных и торговых компаниях. Имущество в этих организациях ежедневно перемещается между цехами и складами, распределительным центром и торговыми точками, головным офисом и филиалами.

На какие законы опирается ЭДО

Перевести внутреннюю бухгалтерскую первичку в электронный вид — логичный шаг. Работа с документами в цифре экономит средства на бумагу и организацию хранения. Согласования происходят быстро и удобно для всех участников процесса. А чтобы найти документы или собрать аналитику, потребуется всего пара щелчков мыши.

Главный стандарт, который является фундаментом работы бухгалтерии — 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документ регулирует требования к оформлению и содержанию первичных документов, а также допускает хранение в электронном виде, если обеспечена их подлинность и целостность. Тезисы из других нормативно-правовых актов, на основании которых ЭДО внутренними первичными документами возможно:

• Гражданский кодекс РФ говорит про обмен документами в электронном виде и закрепляет правила признания цифровых документов доказательствами в суде;
• 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» дает определение понятию «электронный документ» и другим терминам;
• Приказ Росархива №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов» описывает сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.

Особое внимание уделяется использованию электронной подписи (ЭП). Это обязательный фактор для того, чтобы электронные документы имели юридическую силу. Регулируют применение ЭП:

• 63-ФЗ «Об электронной подписи», который устанавливает правовой статус электронной подписи и порядок её использования;
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который закрепляет правила определения видов ЭП для электронных документов бухгалтерского учета.

Все больше компаний предпочитают работать с внутренними первичными документами в электронном виде

Что важнее – ФСБУ или ПБУ

Федеральные стандарты бухгалтерского учета (ФСБУ) — документы, обязательные к применению всеми компаниями, их утверждает Министерство финансов. Постепенно они заменят устаревающие. Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), которые ввел Минфин ранее. Изменения проводятся постепенно, поэтому пока не утвержден новый ФСБУ, нужно опираться на соответствующий ПБУ. Причины замены положений — ФСБУ основываются на международных стандартах и более реальном положении дел в современном учете.

Какие подписи использовать для внутренней первички

Первичные документы подписывают руководитель или главный бухгалтер. Но на практике, например при отпуске товара со склада, документы будет подписывать кладовщик. Поэтому право подписи можно передать другим работникам, оформив на них доверенность. В российском законодательстве предусмотрено использование ПЭП, НЭП и КЭП.

• Простая электронная подпись (ПЭП) применяется для внутренних рабочих процессов, например, чтобы подтвердить согласование.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) имеет большую правовую силу. Может быть использована внутри организации, если подписаны соглашения с сотрудниками, а вход в учетную систему защищен процедурой аутентификации.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) приравнивается к собственноручной подписи. Она обладает наибольшей доказательной силой в суде и нужна при заверении документов для государственных органов. Создается с использованием усиленных сертификатов ключей, которые выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ.

Все тот же ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» приводит правила определения видов подписей для первички. В стандарте Минфина России сказано, что использование КЭП и НЭП зависит от требований законодательства, внутренних регламентов компании и соглашений с сотрудниками. Например, усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) необходима для счета-фактуры. Другие бумаги можно подписывать ПЭП или НЭП, если скорректировать внутренние регламентирующие документы.

Для ПЭП и НЭП нужно соглашение о признании их равнозначными собственноручной подписи

Почему важно отслеживать изменения в законодательстве

Основные требования остаются неизменными. Электронный первичный документ допустим, если обеспечена его целостность с момента подписания и юридическая значимость при хранении. Но для того чтобы начать работать с внутренней первичкой в электронном виде, недостаточно изучить существующие официальные документы. Помимо федеральных законов об электронном документообороте, ЭДО регулируется множеством приказов и постановлений. Поэтому при работе с внутренними электронными документами всегда важно учитывать изменения в законодательстве.

Например, с апреля 2025 года внесли изменения в ФСБУ 28/2023. Уточнения касаются инвентаризации: списка объектов, сроков и порядка проведения проверки, квалификации результатов. Обычно все изменения внедряются автоматически при работе с проверенной и зарекомендовавшей себя системой. Специалисты вендоров отслеживают изменения в законодательстве и вносят доработки в функциональность.

Как обеспечить юридическую значимость электронных документов

В системе Directum СЭД+ сохранение юридической значимости внутренних первичных бухгалтерских документов обеспечивается с помощью нескольких ключевых механизмов.

1. Электронная подпись. Directum СЭД+ поддерживает работу с ПЭП, НЭП, КЭП, а также с машиночитаемой доверенностью. Регистрационный номер МЧД отражается в отметке об электронной подписи.
2. Учет изменений. В системе фиксируется, кто работал с документом, какие действия совершал и когда вносил изменения. А настройка прав доступа к документам допускает к конфиденциальным данным только уполномоченных сотрудников.
3. Безопасность хранения. Юридическая значимость при продолжительном хранении поддерживается за счет электронной подписи в формате CAdES-A и штампов времени. Метка доверенного времени в долговременном архиве подтверждает, что сертификат ЭП был действующим в момент подписания.
4. Соответствие законодательству. Система Directum СЭД+ периодически проходит сертификацию по требованиям безопасности информации ФСТЭК. На программные продукты получено Заключение ФСБ о корректности встраивания СКЗИ.

Карточка электронного первичного документа в Directum СЭД+

С помощью Directum СЭД+ сотрудники ГК Мегаполис — крупнейшего дистрибьютора товаров повседневного спроса — подписывают внутреннюю первичку вовремя. Механики и сотрудники складов, у которых нет рабочего места с компьютером, ставят простую электронную подпись в личном кабинете с мобильных устройств. На некоторых площадках для доступа к ЛК установили инфокиоски. А торговые агенты и водители-экспедиторы, заезжающие в офис только 1-2 раза в неделю, подписывают электронные документы с планшетов. 

За счет интеграции системы со справочниками компании ускорилось согласование. Исходя из того, к какому юридическому лицу относится первичный документ, система выбирает для подписания корректную должность, права и полномочия сотрудника. Работнику не нужно думать о том, в профиле какого юрлица он сейчас находится, электронная подпись будет актуальная.

Для того чтобы все действия имели юридическую значимость, в компании скорректировали локальные нормативные акты и дополнили регламент про электронный документ. Со всеми работниками подписали дополнительные соглашения к трудовому договору о том, что ПЭП приравнивается к собственноручной подписи на бумаге. Удаленное подписание первички снизило юридические и налоговые риски, особенно с учетом того, что с 2025 года компания перешла на ежемесячный налог на прибыль. А также удалось оптимизировать работу бухгалтерии на 15% за год.

В Directum СЭД+ можно организовать полный цикл работы с внутренним первичным документом

Почему государство за цифровизацию

Сегодня цифровая трансформация происходит на уровне страны: начиная с развертывания инфраструктуры для оказания услуг (Госуслуги) и заканчивая утверждением перечня приоритетных проектов цифровизации. А именно: в марте 2025 года в Правительстве решили развивать единую биометрическую систему, мобильную электронную подпись и внедрять искусственный интеллект.

Ежегодно прокачиваются технологии электронного взаимодействия с контролирующими органами. Все больше компаний переходят на удаленное взаимодействие с ФНС в рамках налогового мониторинга (НМ). Это формат подачи отчетности, когда сотруднику налоговой предоставляется доступ к документам компании через витрину данных и интеграцию с АИС «Налог-3».

ФНС также расширяет список документов, с которыми можно работать в цифре. В электронном формате уже взаимодействуют с накладными, приходно‑расходными ордерами, актами, регистрами и не только. А обмен ими внутри предприятия можно организовать без участия операторов ЭДО. Юридическую силу электронной подписи при этом можно утвердить на уровне внутренних приказов и регламентов в компании.

Государство поддерживает цифровизацию бухгалтерского учета, подкрепляя это законодательно. Компании становятся открытыми, повышается эффективность и скорость обмена данными c органами власти, а контролирующим органам удобнее проводить налоговые проверки и предотвращать мошенничество. Вендоры предоставляет все возможности для цифровизации бизнес-процессов. Получите бесплатный доступ к демоверсии системы и оцените удобство работы вживую на  демостенде Directum СЭД+.

Реклама ИНН 1835056809 ООО "ДИРЕКТУМ"

erid: 2VtzqxiRDeN

Подпишись на рассылку