Можно ли использовать такси в служебных целях?

Когда работодатель обязан компенсировать расходы на такси? 

Согласно ч. 2 ст. 164 ТК РФ работодатель должен возместить сотруднику затраты на такси, если поездка связана с исполнением трудовых обязанностей и согласована с руководством. 

Основные случаи, когда положена компенсация:

1.  разъездной характер работы работника. К  работникам с таким характером работы относятся курьеры, торговые представители, сервисные инженеры и пр.;
2.  срочные поездки (доставка документов, встреча клиентов);
3.  отсутствие альтернативного транспорта (ночные смены, удаленные объекты);
4.  неисправность служебного автомобиля. 

Порядок возмещения может быть закреплен в: 

•  коллективном договоре;
•  локальных нормативных актах (например, в Положении о служебных поездках);
•  в трудовом договоре (для сотрудников с разъездной работой). 

Как оформить возмещение?

Для компенсации расходов работник должен предоставить: 

•  чек или заказ-наряд, подтверждающий оплату;
•  служебную записку с обоснованием поездки. 

Если поездки регулярные, условия лучше прописать в трудовом договоре. 

Налогообложение 

1. НДФЛ.

Компенсация не облагается НДФЛ, если поездка служебная (п. 1 ст. 217 НК РФ), и облагается, если такси используется для поездок дом–работа–дом (Минфин считает это личным расходом). 

2. Страховые взносы. Взносы начисляются по тому же принципу. Если поездка связана с работой, но начислять их не нужно. Если же такси оплачивается для ежедневных поездок на работу, то нужно начислить.

3. Налог на прибыль.  Учитывается в расходах,  если поездка служебная (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). 

Бухгалтерский учет

Компенсация учитывается как обычные расходы, если поездка связана с основной деятельностью (например, доставка товара). 

Если поездка не связана с производством (например, посещение налоговой инспекции) то расходы на нее подлежат учету в числе прочих.

Важно также иметь в виду, что нельзя учесть в расходах оплату такси по маршруту дом–работа–дом, если это не предусмотрено трудовым договором или производственной необходимостью. 

Подпишись на рассылку