Ошибки при выплате компенсаций работникам за использование личного оборудования

Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей. В отношении страховых взносов применяется такой же порядок: компенсации, при их правильном оформлении, не относятся к выплатам за труд и не облагаются страховыми взносами (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Освобождение от НДФЛ и страховых взносов «выводит» компенсации в разряд выплат, контролируемых со стороны налоговой инспекции. Налоговики могут переквалифицировать компенсацию, выплаченную работнику за использование личного имущества, в заработную плату и на этом основании доначислить НДФЛ и страховые взносы. Если компания не готова с этим согласится, придется обращаться в суд. В таком случае, важно знать, какими нормами руководствуются суды и какие условия выплат в пользу работника, «сыграют» против компании.

Условия, которые позволяют переквалифицировать компенсации в зарплату

К переквалификации компенсаций, выплаченных работникам за использование личного оборудования, в часть заработной платы приводят ошибки, допущенные работодателями при оформлении документов, условия и порядок выплат.

Во-первых, компенсация должна быть оформлена письменно.

Это может быть письменное соглашение с работником либо отдельный пункт трудового договора, либо дополнительное соглашение (ст. 188 ТК РФ). 

Далее нужно оформить приказ о назначении компенсации. В ряде случаев, достаточно одного приказа. Но имейте в виду, что отсутствие компенсации в трудовом договоре дает налоговикам лишний повод для претензий.

Помимо этого, желательно иметь документы, указывающие на то, что исполнение трудовых обязанностей связано с использованием личного имущества. Например, курьеру необходим автомобиль, программисту – компьютер.

Разъездной характер работы не обязывает работника передвигаться на личном авто

Во-вторых, компенсация должна быть установлена в разумном размере.

ТК РФ не ограничивает размер компенсации. Компания может установить любую сумму, которую посчитает нужной и которая устроит работника. Однако, не стоит переходить за рамки разумного. Компенсация не должна быть больше заработной платы.

Если компенсация составит 50% от суммы оклада, это будет поводом для претензий со стороны налоговой. Еще одна «заметная» ошибка возникает, если компенсация за год будет больше стоимости используемого имущества.

В-третьих, у бухгалтерии должны быть документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы расходов (письмо Минфина РФ от 01.11.24 № 03-04-05/107628).

Это значит, что работнику необходимо составлять отчеты.

Налоговое ведомство неоднократно указывало, что размер компенсации должен соответствовать реальным расходам сотрудника (письмо Минфина от 11.01.22 № 03-04-06/263, письмо ФНС от 12.02.21 № СД-4-11/1705@).

В-четвертых, имущество должно принадлежать работнику на праве собственности. 

Это положение часто становится поводом для судебных разбирательств. Например, если компенсация выплачивается работнику, который не является собственником авто, а управляет им «по доверенности», налоговики, скорее всего, доначислят НДФЛ (письмо Минфина РФ >от 24.11.2021 №03-04-06/94831

Пример переквалификации компенсации в заработную плату

В качестве источника полезной информации возьмем постановление АС Поволжского округа от 23.12.2024 № Ф06-10252/2024 по делу № А06-1066/2022, в котором судьи поддержали налоговиков.

В этом судебном процессе рассматривался спор о доначислении компании НДФЛ с компенсаций, выплаченных работникам за использование в интересах работодателя личных лодок, моторов, снастей и рыболовецких костюмов. Но, ошибки компании, которые дали налоговикам возможность переквалифицировать компенсацию в часть заработной платы применимы для всех:

• сумма компенсаций составляла 50% от фонда оплаты труда;
• размер компенсации рассчитывался на основании трудового вклада работника (количества и породы добытой рыбы);
• размер компенсации не соответствовал стоимости используемого имущества (компенсация за использование рыбацкого костюма за год составила 131 932,50 руб., а стоимость самого костюма - 2 500 руб.);
• несколько месяцев размер компенсации превышал размер заработной платы;
• у бухгалтерии не было документов, подтверждающих принадлежность имущества работникам, которые получали компенсации за его использование.

Подпишись на рассылку