Можно ли хранить сканы паспортов и СНИЛС работников

Копии паспортов, СНИЛС, свидетельств об ИНН, свидетельств о рождении детей, о браке, документов об образовании, военного билета и т. д. сотрудников содержат их персональные данные.

Подобные сведения, на основании которых можно установить личность работника, могут обрабатывать только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных (ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Исключение составляют данные, собираемые госорганами в рамках их компетенций:

• при реализации международных договоров РФ о реадмиссии,
• при осуществлении правосудия и исполнением судебных актов,
• в случаях, предусмотренных законодательством РФ об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-разыскной деятельности, о государственной службе, о порядке выезда из РФ и въезда, о гражданстве РФ.

Законодательство требует вести личные дела только на государственных гражданских служащих. Коммерческие компании сами решают, нужны ли им личные дела работников и описывают порядок их формирования в локальных нормативных актах организации.

Но, в любом случае, все документы с персданными могут храниться в личных делах только с письменного согласия работников. Если его нет копии документов должны быть возвращены данным сотрудникам или уничтожены. Разъясняет Роструд на своем сайте в формате вопрос ответ.

Работодатель, при организации хранения данных, обязан защитить персональные данные от несанкционированного доступа третьих лиц, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

Подпишись на рассылку