Вправе ли работник фотографировать документы компании?

Организация может защитить деловую документацию от несанкционированного распространения на основании Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Для этого руководитель вправе утвердить Положение о коммерческой (служебной) тайне, где будет указано само условие о неразглашении, перечень защищаемой информации, меры по ее защите и список работников, имеющих допуск к «секретным» сведениям (статья 4 закона №98-ФЗ).

Запрет может быть установлен на договоры, регламенты, отгрузочные документы, персональные условия для партнеров и т.п. Само по себе условие о неразглашении коммерческой тайны положение работника не ухудшает.

В отношении кадровых документов ситуация сложнее.

Роструд, отвечая на вопрос работника по этой теме, высказался не в пользу работодателя. Специалисты ведомства указали, что работник вправе делать фотографии кадровых документов, поскольку ТК РФ этого не запрещает.

Кроме того, работник может хранить свои документы в электронном виде на своем ПК или в смартфоне. А если он обратиться к работодателю с письменной просьбой выдать заверенные надлежащим образом бумажные копии документов, связанные с работой, то указанные документы работодатель обязан выдать в течение трех рабочих дней со дня подачи этого заявления (с ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Отказать можно в выдаче тех документов, которые непосредственно не связаны с работой. Например, должностные инструкции других сотрудников, документы, содержащие государственную, коммерческую, служебную тайну, а также личные данные третьих лиц и так далее.

Итак, поскольку есть условие о том, что работодатель обязан выдать работнику документы, связанные с его работой по его просьбе, защита от копирования этих документов значения не имеет.

Но в пакет рабочих документов для ознакомления при приеме на работу, входят не только те, которые непосредственно связаны с обязанностями конкретного работника. Среди них могут быть материалы, на которые руководством компании установлен режим коммерческой тайны. На их копирование может быть введен запрет и определена ответственность за распространение.

Например, к таковым относятся: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда и премировании, штатное расписание. Эти документы не имеют прямого отношения к рабочим функциям.

Судебное решение о запрете на фото документов

В данном случае будет интересно определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции в решении от 20.06.2024 по делу № 88-10938/2024. В нем есть практический совет для работодателей.

Опираясь все на ту же  статью 62 ТК РФ, судьи напомнили:

• работодатель обязан выдать сотруднику документы, связанные с работой, в течение 3 рабочих дней со дня поступления письменного заявления;
• работодатель не может запретить работнику повторно ознакомиться с локальными документами компании, если он выразит подобное желание письменно.

Одновременно с этим, ТК РФ не запрещает работодателю установить:

• порядок повторного ознакомления с кадровыми документами;
• запрет на фото и видеосъемку.

В деле, по которому было принято определение от 20.06.2024 № 88-10938/2024, судьи отказали работнику в удовлетворении иска и признании незаконными действий работодателя, который запретит фотосъемку. Внутренними документами организации было установлено, что при повторном ознакомлении фотосъемка ЛНА разрешается, только на основании соответствующего заявления, которое работник писать отказался.

При этом судьи подчеркнули, что со стороны руководства организации не было воспрепятствования ознакомлению с ЛНА. От работника требовалось всего лишь соблюдение установленных правил.

Учитывая нормы ТК РФ и вышеприведенное решение суда, работодатели:

• вправе определить документы, на которые распространяется режим коммерческой тайны, среди которых могут и те, которые представляются для ознакомления при приеме на работу;
• установить запрет на фото, видео съемку документов, относящихся к коммерческой тайне;
• установить правила, порядок и перечень документов для повторного ознакомления.

Подпишись на рассылку