За такси для работников платим НДФЛ и взносы

Прежде чем принимать решение об оплате работникам такси, внимательно все просчитайте. С этих сумм придется заплатить и НДФЛ, и страховые взносы. Всем нам об этом напомнил Минфин в письме от 19.01.2021 № 03-03-06/1/2239.

Причем, даже благое намерение, оплачивать работникам такси для поездки в офис во время пандемии, особенно работников старшего возраста, никак не освобождает эти расходы от налогообложения.

Расходы на дорогу на работу и обратно

Расходы на проезд работников к месту работы и обратно можно включать в состав расходов на основании п. 26 ст. 270 НК РФ. Но, при условии, что эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства или предусмотрены трудовыми или коллективными договорами.

В законодательстве имеется в виду проезд общественным либо поездки работников на специальных маршрутках или подведомственном транспорте. Такси по мнению Минфина тоже соответствует нормам п. 26 ст. 270 НК РФ.

Поэтому, если организация компенсирует проезд работника на такси из-за технологических особенностей производства либо эта оплата установлена трудовым (коллективным) договором, расходы можно смело списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли.

Технологические особенности, например:

1. Работа в ночное время.
2. Офис расположен далеко от дорого общего пользования и маршрутов общественного транспорта.
3. Проезд к месту работы имеет на пути дорого спецназначения.
4. Начало рабочего дня до начала движения общественного транспорта.
5. Другие.

Почему нужно платить НДФЛ и взносы

В письме от 19.01.2021 № 03-03-06/1/2239 Минфин ссылается статьи 217 и 422 НК РФ, в которых нет предусмотрено освобождение от НДФЛ и взносов расходов на оплату проезда.

По мнению Минфина, оплата такси  для поездок работников в офис и обратно, облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Поспорить с Минфином

Позиция Минфина выглядит неуверенно.

Если вы не хотите платить взносы и НДФЛ с расходов на проезд работников и готовы отстаивать свою позицию, можете воспользоваться следующими аргументами.

Во-первых, Верховный суд неоднократно подтверждал, что не все выплаты работникам считаются выплаченными в рамках исполнения трудового договора. Сослаться можно на Определение ВС РФ от 26.10.2018 № 305-КГ18-16834.

Во-вторых, когда компания организует проезд работников в офис и домой на такси в период коронавируса – это нужно считать охраной здоровья. Согласитесь, это действительно так и есть. Бывают категории работников, которые очень нужны в офисе, но они относятся к повышенной группе риска заразится вирусом. Логично, что директор разрешает поездку на такси за счет фирмы.

В-третьих, подобные затраты проводятся в интересах работодателя, а не для удовлетворения каких-то личных пожеланий сотрудника. Значит, их не стоит включаться в доходы физлица. Сослаться можно на пункт 3 Обзора Президиумом Верховного Суда РФ от 21.10.2015.

В-четвертых, составьте приказ и предусмотрите подобные выплаты во внутренних документах компании.