В какой срок начислять НДФЛ с суточных, выплаченных разъездным работникам

Дата получения работником дохода при выплате суточных командированному работнику

Работнику, направленному в командировку, выплачивают суточные и командировочные.

Командировочные – это деньги на оплату проезда и проживания. За них работник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после окончания служебной поездки, сдав в бухгалтерию авансовый отчет.

Суточные выплачиваются работнику для покрытия дополнительных расходов в командировке. Этими деньгами работник вправе распоряжаться по своему усмотрению. За них отчитывается не нужно.

Максимальные размеры суточных установлены статьей 217 НК РФ: не более 700 рублей за каждый день командировки на территории России; не более 2500 рублей – для зарубежных командировок.

Деньги на оплату расходов, связанных с командировкой, компания выплачивает заранее, то есть, авансом (п. 10 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749). Эти деньги считаются подотчетными. После командировки работник сдает в бухгалтерию авансовый отчет. В нем фиксируются затраты на оплату билетов, проезда, жилья. Все, кроме непосредственно суточных.

Когда платить НДФЛ

С сумм суточных, выплаченных в пределах установленных нормативов (они названы выше), НДФЛ не платится. Если вы платите больше указанных размеров, с сумм превышения НДФЛ нужно удержать в общем порядке.

Для командировочных и для суточных в подп. 6 п.1 ст. 223 НК РФ установлена одна (единая) дата фактического получения дохода: последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. В этот день нужно удержать НДФЛ, и заплатить его в бюджет в ближайший платежный день.

Поскольку день выплаты дохода - последний день месяца, платить НДФЛ нужно 5 числа месяца, после сдачи авансового отчета.

Дата получения работником дохода при выплате суточных при разъездном характере работы

Работнику, для которого установлен разъездной характер работы, в дни поездок выплачиваются суточные. Максимальные размеры такие же, как в случае служебной командировки: не более 700 рублей за каждый день командировки на территории России; не более 2500 рублей – для зарубежных командировок.

Эти суммы не облагаются НДФЛ, если они выплачены в пределах установленных лимитов. Отчитываться за эти деньги работник не должен.

Когда платить НДФЛ

С сумм суточных, выплаченных в пределах установленных нормативов, НДФЛ не платится. Если вы платите больше, с сумм превышения нужно удержать НДФЛ в общем порядке.

В письме от 07.02.2024  № 03-04-06/10296 Минфин указал, что суточные, выплачиваемые работникам с разъездным характером работы, не связаны со служебной командировкой. Поэтому, к ним не применяется подп. 6 п.1 ст. 223 НК РФ, где говорится о дате получения дохода при выплате денег работнику в случае командировки.

При выплате суточных разъездным работникам датой получения дохода для исчисления НДФЛ считается день выплаты денег на основании подп. 1 п. 1 ст. 223.

В итоге, НДФЛ с суммы суточных свыше норматива нужно удержать в день выплаты и заплатить в бюджет в ближайший платежный день с учетом расчетных периодов по налогу:

• 5 числа текущего месяца, если НДФЛ удержан за период с 23.01.2024 по 31.01.2024 г. предыдущего месяца;
• 25 числа текущего месяца по НДФЛ, удержанному с 01.02.2024 по 22.02.2024.

Суточные по командировке и разъездным работникам. Сравнительная таблица