В какие сроки нужно получить чеки от самозанятых

Для бухгалтерии фирмы заказчика, чек, предоставленный самозанятым, является закрывающим документом.

Форму чека устанавливает ФНС. Формат чека может быть электронным и бумажным. Электронный чек самозанятый может направить покупателю или заказчику через мессенджер, на электронную почту, через сервис обмена файлами (документами). Бумажный - распечатать и передать лично, отправить письмом по почте.

Если услуга оказана компании или ИП, то в чеке указывается ИНН покупателя, ИНН исполнителя, сумма, описание услуги.

В какой срок нужно получить чек от самозанятого

По общему правилу, сформировать и отправить чек самозанятый должен в момент расчета. Но будет разница во времени в зависимости от того, как производится расчет: наличными (в т.ч. электронными деньгами) или денежными переводом.

При наличных расчетах чек должен быть сформирован сразу же при передаче денег.

Если вы, как заказчик или покупатель оплачиваете работу, услуги самозанятого по безналичному расчету, переводом денег на его расчетный счет, чек должен быть сформирован и направлен в ваш адрес не позднее 9-го числа месяца, следующего за тем, в котором вы провели оплату.

Самозанятый может выдать чек «задним числом», указав в нем прошедшую дату. По крайне мере, такая функция есть в приложении.

Если вы платите самозанятому в иностранной валюте, чек должен быть у вас на день поступления денег в рублевой сумме, пересчитанной по курсу ЦБ РФ  на этот день.

За нарушение сроков выставления чеков самозанятому могут выписать штраф (ст. 129.13 НК РФ):

• 20% от суммы расчета за первое нарушение;
• 100% от суммы расчета за повторные нарушения в течение последующих 6 месяцев.

Самозанятый не передал чек: какая ответственность предусмотрена?

Реквизиты чека от самозанятого

Требования к содержанию чека установлены п. 6 ст. 14 закона № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима Налог на профессиональный доход». В целом, они соответствуют требованиям, предъявляемым к первичных документам законом о бухучете.

В чеке должны быть все обязательные реквизиты первичного документа:

• наименование документа;
• дата и время платежа;
• ФИО,
• ИНН самозанятого;
• форма налогообложения НПД;
• наименование товара или услуги;
• сумма расчетов в рублях;
• ИПП покупателя (заказчика);
• идентификационный номер оператора электронной площадки;
• наименование уполномоченного оператора электронной площадки;
• уникальный идентификационный номер чека.

Все эти поля вбиты в форму чека, которую самозанятый заполняет в приложении «Мой налог» или в приложении банка.

В поле «Наименование услуги» должен быть вписан вид услуги или ее конкретный результат, а не данные акта или договора, должность или текст, который никак не связан с задачей.

Аннулирование чека

Самозанятый может скорректировать чек по своей инициативе или по просьбе заказчика, покупателя. Причиной аннулирования может быть ошибка. Часто встречаются ошибки в наименовании и ИНН заказчика, дате и наименовании услуги. Бывает формирование двойных чеков, но, это уже техническая ошибка.

Аннулировать чек можно через мобильное приложение «Мой налог» при возврате полученных денег или из-за некорректного ввода нужных сведений. Для этого в приложении есть функция аннулирования чека, где нужно указать причину. Нельзя формировать чек, потом его аннулировать без формирования нового чека и возврата средств.

Ограничений по срокам аннулирования законодательством не предусмотрено.

Как принять в расходы услуги самозанятых

Услуги самозанятых можно принять в расходы при наличии договора, акта и чека.

Сначала ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899 разъясняла, что для подтверждения расходов достаточно чека.

Позже, ФНС в письме от 30 октября 2020 года № АБ-4-20/17902@,  указала, что одного чека недостаточно. Поэтому, лучше всего оформить договор и подписывать акты.

На каких счетах учитывать расходы на самозанятых

Счет, на который следует отнести выплаты самозанятым, зависит от вида оказываемых услуг.

Расходы с формулировкой «Оказаны услуги физлицом-плательщиком НПД» можно отнести на один из нижеперечисленных счетов:

• 20 «Основное производство»,
• 25 «Общепроизводственные затраты»,
• 26 «Общехозяйственные затраты»,
• 44 «Расходы на реализацию»,
• 91 «Расчеты с населением».

Если вы покупаете у самозанятого товары или материалы, это будут расходы на «Поставленные товары, материалы, основные средства или НМА физлицом-плательщиком НПД». Такие расходы учитывают на одном из счетов:

• 41 «Товары»,
• 10 «Материалы»,
• 01 «Основные средства»,
• 04 «Нематериальные активы».