Управляем малым бизнесом

Когда я устраивалась на работу в небольшую фирму, директора больше всего волновал вопрос: «А управленческий учет сделаете?»

– Вы имеете ввиду «неофициальную» бухгалтерию? – спросила я с опаской.

– Да нет, мне нужен управленческий учет, – упрямо повторил директор. – Только покупать новую программу мы не будем и нанимать помощников тоже.

Взяв на размышление несколько дней, я задалась вопросом: зачем мне еще и управленческий учет? Хватит бухгалтерского и налогового. Однако если посмотреть с другой стороны, то наш учет в малых предприятиях – почти всегда «вещь в себе», которая, кроме налоговиков и других проверяющих, никому не нужна.

А руководителю постоянно приходится решать массу проблем. Как определить, в какой товар или направление вложить деньги? Как посчитать и распределить все затраты? Как узнать заранее реальную прибыль? Как проконтролировать выполнение планов?

Невозможно принимать решения, не зная точно, как обстоят в реальности дела на фирме.

Так что вывод напрашивался сам. Попробую организовать бухучет так, чтобы в нем было максимально данных для управления фирмой. Вот вам и управленческий учет. Для меня же это будет повышением квалификации.Вооружившись учебниками, я смело устроилась на работу.

Без учетной политики – никуда

С чего начать? Как и в любом другом виде учета – с учетной политики.

Управленческий учет может быть организован:

• «по начислению» – то есть так же, как и в обычном российском бухучете;
• «по оплате» – учет ведется по моменту оплаты дохода или расхода.

Выбор остается за вами. Если ваша фирма – на обычной системе налогообложения, удобнее иметь управленческий учет «по начислению». Если же у вас предприятие на УСН или на ЕНВД, – быстрее и лучше организовать управленческий учет «по оплате».

Обратите внимание: по управленческому учету НДС может быть несколько «политик»:

• доходы учитывать без НДС, а в составе статей расходов учитывать только НДС к уплате (зачету);
• НДС учитывать аналогично бухгалтерскому учету;
• все доходы и расходы учитывать с НДС.

Главное – понять, что нужно управляющему

Разберитесь с директором вместе: какие параметры важны в управлении вашей фирмы? Основные: доходы, расходы, прибыль. А нюансы в каждом бизнесе свои.

Для управленческого учета важны ВСЕ расходы, неважно, подпадают они под налогообложение или нет. Но их имеет смысл сгруппировать по степени существенности.

Например, мелкие затраты, которые, как правило, не стоят сил и энергии, удобнее отнести к «прочим» расходам. Налоги лучше выделить отдельно каждый – это позволит контролировать любой из них и принимать решения по налоговой оптимизации.

Часто бывает так, что для управленческого учета важно иметь не только суммовой учет, но и количественный. Уточните у директора, какие именно количественные показатели могут иметь значение.

Также нужно определить период: день, неделя, месяц, квартал, год. Для малого бизнеса невыгодно брать период в один день или неделю, но при этом для принятия управленческих решений опасно брать период в три месяца и уж тем более в год.

Сводим все в таблицу

Фирма, где я работаю, платит налоги по обычной системе. Методику управленческого учета я выбрала «по начислению», с ежемесячной отчетностью перед директором. Все данные я беру с НДС.

Основной вид деятельности у нас – оптовая торговля бытовой техникой. К «прочей» деятельности я отнесла торговлю разными мелкими сопутствующими товарами.

В управленческом учете я решила не просто собирать различные данные, но и сравнивать их с планируемыми (см. таблицу «Бюджет доходов и расходов»). Директор анализирует отклонения и сразу видит, что и как надо скорректировать в плане. Отклонения могут быть позитивными – когда фактические доходы больше запланированных, а фактические затраты меньше плановых. А могут быть негативными – когда фактический доход меньше запланированного, а затраты больше плановых.

Основной показатель работы фирмы – это прибыль. Но иногда она весьма приблизительно отражает эффективность работы. Более точную оценку можно получить при расчете различных коэффициентов. Например, проанализировав соотношение прибыли и выручки (см. таблицу «Коэффициенты»), я предложила директору отказаться от «прочей деятельности», так как ее влияние на прибыль практически оказалось нулевым.

Несмотря на то что составленная мной таблица простая, директор остался доволен результатом. Для управления нашим малым предприятием этих данных оказалось достаточно. Так что, если вы попадете в аналогичную ситуацию, не теряйтесь. Хотелось бы, чтобы мой опыт вам помог.