НДФЛ и взносы с компенсации работнику на удаленке расходов за использование компьютера

Как решаются вопросы технического обеспечения дистанционного работника

Работодатели в трудовом договоре с дистанционным работником должны указать, каким образом решаются вопросы технического оснащения сотрудника оборудованием, необходимым для выполнения работ или выплаты ему компенсации в случае использования личного имущества в служебных целях.

Так, в трудовом договоре должен быть отражен:

• порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
• размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.

Необходимость урегулирования указанных вопросов в трудовом договоре с дистанционным работником установлена статьей 312.3 Трудового кодекса.

Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом.

Так, статьей 164 Трудового кодекса предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей.

Страховые взносы при выплате компенсации «дистанционщику» за использование личного имущества

Все виды установленных законодательством РФ, регионов и органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм), которые связаны с выполнением лицом своих трудовых обязанностей, страховыми взносами не облагаются (абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 244 Налогового кодекса).

Поэтому, суммы компенсаций расходов дистанционным работникам за использование принадлежащих им оборудования и программно-технических средств не облагаются страховыми взносами.

НДФЛ при выплате компенсации «дистанционщику» за использование личного имущества

Все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, регионов или местного самоуправления (в пределах норм), связанных, с исполнением трудовых обязанностей, также не облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса).

Поэтому, выплачивая дистанционному работнику компенсацию за использование его личного имущества в служебных целях, организация НДФЛ не удерживает.

Условия освобождения компенсации от страховых взносов и НДФЛ

Размер компенсации должен быть установлен трудовым договором о дистанционной работе, заключенным между организацией и работниками.

Кроме того:

• размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного оборудования для целей трудовой деятельности;
• организация должна располагать копиями документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании личного оборудования в служебных целях.

К такому выводу Минфин приходил по вопросу о выплате компенсаций за использование в служебных целях автомобиля по доверенности (письма ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@, от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170).

Но с дистанционными работниками дело обстоит иначе.

Статья 312.3 Трудового кодекса устанавливает, что компенсация дистанционным работникам выплачивается за использование не только собственного, но и арендованного оборудования.

Поэтому она не облагается страховыми взносами и НДФЛ и в случае, если используемое дистанционным работником имущество не является его личным.