Удерживать ли НДФЛ, если работник пользуется услугами каршеринга?

НДФЛ при оплате услуг каршеринга для проезда сотрудника к месту работы

НДФЛ следует облагать доходы, полученные работником, как в денежной, так и в натуральной форме.

К доходам в натуральной форме, в частности, относится оплата товаров, работ, услуг, которую за работника производит организация (пп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса).

При этом организация может оплачивать коммунальные услуги, питание, отдых, обучение работника.

В случае, когда сотрудник использует автомобиль каршеринга для проезда от места жительства до места работы и обратно, у него возникает доход, предусмотренный статьей 211 Налогового кодекса.

В таком случае доход в виде сумм оплаты стоимости услуг каршеринга, облагается НДФЛ.

На это обратил внимание Минфин в письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96911.

Надо ли удерживать НДФЛ при оплате услуг каршеринга сотрудникам с разъездным характером работ?

Есть случаи, когда при возмещении работнику расходов, связанных с поездками, удерживать НДФЛ не надо.

К одному из таких случаев Минфин относит возмещение расходов на служебные поездки сотрудникам, чья работа носит разъездной характер.

Но для этого должны соблюдаться следующие условия:

• условие о разъездном характере работ должно быть отражено в трудовом, коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах организации;
• расходы сотрудника на поездки должны быть документально подтверждены.

При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат.

Поэтому, возмещая работнику расходы на поездку когда у сотрудника нет подтверждающих документов, работодатель должен удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 20.07.2018 № 03-04-05/51201).

Надо ли удерживать НДФЛ при использовании каршеринговых машин в командировке?

В случае направления в служебную командировку работодатель должен возмещать работнику расходы по проезду (ст. 168 Трудового кодекса).

Расходы, которые организация возмещает работнику в связи со служебной командировкой, на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, не включаются в облагаемый НДФЛ доход сотрудника (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса).

В отношении сумм оплаты аренды автомобиля для проезда сотрудника в командировке до места назначения и обратно, проезда в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, представители налоговой службы обращают внимание на связь данных расходов организации с необходимостью исполнения работником своих трудовых обязанностей.

Поэтому, по их мнению, такие расходы относятся к компенсационным выплатам и не облагаются НДФЛ на основании пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса (письмо УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@).