Учет невозврата

Порядок учета операций, связанных с возвратом или отменой предстоящих мероприятий, на которые были потрачены средства, – всегда «головная боль» для бухгалтера. Этот процесс требует от специалиста учета всестороннего анализа ситуации, а порой и изобретательности. Ведь для принятия в затраты таких расходов необходимо доказать экономическую целесообразность траты средств на несостоявшиеся мероприятия, что не так-то просто.

Служебные поездки

Порча материальных запасов и отмена заказов

Помимо расходов, связанных с командировками, в период пандемии у компаний также могут возникнуть прямые расходы по заказам, которые были аннулированы, или расходы на уничтожение и утилизацию просроченных товаров, которые не подлежали сбыту.

Такие траты нужно учитывать в составе прочих расходов для целей бухгалтерского учета и в составе внереализационных расходов для целей налогового учета.

Для документального подтверждения расходов нужно будет собрать такие документы, как приказ, акт инвентаризации товаров и материалов для списания непригодных товаров в период пандемии, а также претензии, аннулированные заявки, электронную переписку с клиентами на отмену заказов по договорам поставки или договорам на оказание работ или услуг.

Возврат дебиторской задолженности

В условиях спада продаж и кризиса наиболее остро встает вопрос возврата дебиторской задолженности. К таковой относится оплата поставленных товаров, оказанных работ и услуг деловыми партнерами, которые в силу объективных причин могут не иметь возможности расплатиться с вашей компанией.

Для контроля и своевременного получения оплаты от покупателей важно подробно описать в договоре условия взаиморасчетов и штрафные санкции в случае задержки оплаты, а также сохранить документы, подтверждающие факт поставки товара или оказания услуг. Помимо этого, вам необходимы подписанные оригиналы договоров с покупателем, накладные, акты с подписью представителя делового партнера о том, что товар или услуга приняты. Эти документы могут потребоваться в суде в случае невозможности взыскания дебиторской задолженности в рамках мирного урегулирования разногласий.

Если у вас все-таки образовалась просроченная дебиторская задолженность и есть сомнения в возможности ее взыскания, бухгалтеру стоит задуматься о создании резерва по сомнительным долгам. Он нужен, чтобы достоверно отразить сложившуюся ситуацию в учете, а в случае соблюдения условий НК РФ о формировании резерва это позволит отразить для целей налога на прибыль расходы на резерв, которые в свою очередь уменьшат налог.

Есть еще один вид дебиторской задолженности, с которым могут столкнуться предприятия в период пандемии. Он связан с авансами поставщикам товаров, работ, услуг.

Такая задолженность возникает, если оплата в виде аванса за товары, работы, услуги уже была направлена поставщику, но услуга или товар фактически не поставлены.

В данном случае важно предусматривать максимально выгодные условия договора для вашей компании, чтобы в случае каких-либо изменений или отказа от поставки товара или оказания услуг по обоснованным причинам ваш аванс не сгорал, а мог быть возвращен в полном объеме или использован в будущем.

В случае, если у вас есть основания полагать, что выданный аванс может быть не возвращен, либо возник спор с поставщиком в части признания условий договора выполненными, стоит также задуматься над формированием резерва сомнительных долгов. Он создается только для целей бухгалтерского учета и не может уменьшить ваш налог, однако отражение резерва в учете позволит корректно посмотреть на текущую ситуацию.

При создании резерва сомнительных долгов отразите в учете следующие проводки:

• Дебет 91-2 Кредит 6
  • на сумму созданного резерва по сомнительным долгам;
• Дебет 63 Кредит 62 (60, 76)
  • на сумму списания безнадежного долга за счет резерва по сомнительным долгам;

• Дебет 63 Кредит 91-1
  • на сумму восстановления резерва в части погашенной дебиторской задолженности.

Линия защиты

Ведение предпринимательской деятельности непосредственно связано с финансовыми рисками, поэтому любые дополнительные незапланированные затраты, возникшие в деятельности компании, могут привести к различным последствиям: от частичного снижения активности до потери бизнеса. Тем не менее в целях минимизации дополнительных затрат рекомендую изучить возможность внедрения некоторых превентивных мер.

Точность формулировок

Проверять в договорах с поставщиками наличие условий возврата, возможность отмены или переноса сроков заказа в случае невозможности использования услуги или материальных ценностей при таких обстоятельствах, как карантин, запрет ведения деятельности на основании федеральных и местных законодательных актов, закрытие границ и иные обстоятельства.

Выгодные условия

Контролировать наличие в договорах с покупателями наиболее выгодных для вас условий в части отсрочек платежей, отказа от поставки и сроков оплаты за товары, работы или услуги.

Оценка рисков

Если вам нужно приобрести билеты и забронировать гостиницу для сотрудников, учитывайте возможность полного или частичного возврата на случай какихлибо изменений или отмены бронирования. Соответствующие правила и нормы можно закрепить в ЛНА компании, чтобы все сотрудники и отдел закупок следовали установленным нормам и правилам компании.

Гарантия защиты

Во избежание других рисков или для покрытия прямых убытков в других ситуациях компаниям стоит предусмотреть страхование наиболее крупных сделок и контрактов.

Виктория Скворцова, руководитель отдела бухгалтерских услуг Acsour