Учет командировочных расходов в иностранной валюте

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов
ЗАО «Интерком-Аудит»

Предприятия и организации, осуществляющие внешнеэкономическую деятельность, часто направляют своих сотрудников в загранкомандировки.

Порядок перевода средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации в пользу командируемого лица — резидента для оплаты командировочных расходов установлен Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденным ЦБ РФ 25 июня 1997 года № 62 (далее – Положение № 62), пункт 5 которого гласит:

5. Порядок перевода средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации в пользу Командируемого лица — резидента для оплаты командировочных расходов

5.1. Перевод средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации в пользу Командируемого лица для оплаты командировочных расходов осуществляется по поручению Клиента на счет Командируемого лица в банке — нерезиденте, на счет третьего лица в банке — нерезиденте в пользу Командируемого лица либо в виде перевода до востребования в банк — нерезидент на имя Командируемого лица.

5.2. Перевод средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации по поручению Клиента на счет третьего лица в банке — нерезиденте в пользу Командируемого лица осуществляется только для оплаты командировочных расходов.

5.3. Для осуществления перевода иностранной валюты на счет Командируемого лица в банке — нерезиденте либо на счет третьего лица в банке — нерезиденте в пользу Командируемого лица, а также для перевода до востребования в банк — нерезидент на имя Командируемого лица Клиент вместе с поручением на перевод представляет в уполномоченный банк Заявку, оформленную в соответствии с пунктами 3.3, 3.4 и 3.5 настоящего Положения.

5.4. В случае, если сумма перевода иностранной валюты, осуществляемого уполномоченным банком по поручению Клиента за один день, превышает эквивалент 10 тысяч долларов США по курсу, установленному Банком России на дату перевода указанной суммы, уполномоченный банк направляет Извещение в Министерство финансов Российской Федерации в соответствии с пунктом 3.8 настоящего Положения. (в ред. Положения, утв. ЦБ РФ 20.08.2002 N 193-П)

5.5. Открытие счета в иностранной валюте на имя Командируемого лица в банке — нерезиденте за пределами Российской Федерации, хранение на данном счете валютных средств допускается на период пребывания Командируемого лица за пределами Российской Федерации.

5.6. По окончании служебной командировки за пределами Российской Федерации не использованные Командируемым лицом средства в иностранной валюте для оплаты командировочных расходов в обязательном порядке переводятся со счета Командируемого лица (или со счета третьего лица) в банке — нерезиденте на счет Клиента в уполномоченном банке Российской Федерации или вносятся Командируемым лицом в кассу Клиента не позднее даты, определенной уполномоченным банком в графе 12 Заявки.

Переведенные в банк — нерезидент до востребования командированным лицом валютные средства могут отражаться как суммы, выданные работнику под отчет. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года № 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им по отчет, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В данном случае по дебету счета 71 будет отражаться перевод до востребования иностранной валюты с текущего валютного счета организации в банк — нерезидент на имя командированного лица.

В соответствии с пунктом 6.1 Положения № 62 командируемое лицо в течение 10 календарных дней от даты окончания служебной командировки за пределы Российской Федерации обязано представить организации авансовый отчет. Израсходованные командированным лицом суммы на основании представленного авансового отчета и документов, подтверждающих произведенные расходы, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство.

Не использованные во время служебной командировки за пределами Российской Федерации подотчетные суммы наличной иностранной валюты командированное лицо возвращает в кассу организации, а организация сдает в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента их возвращения командированным лицом в кассу организации (пункт 6.3 Положения № 62). Возврат в кассу не использованной во время служебной командировки наличной иностранной валюты, полученной работником в банке – нерезиденте, отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции со счетом 71. Согласно Инструкции по применению Плана счетов при проведении организацией кассовых операций с иностранной валютой к счету 50 «Касса» должны быть открыты субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

Согласно пункту 6.4 Положения № 62 по окончании служебной командировки командируемого лица за пределы Российской Федерации, но не позднее даты, определенной уполномоченным банком в графе 12 Заявки, организация представляет в уполномоченный банк Отчет. Форма и порядок оформления Отчета приведены в приложении 5 к Положению № 62.

В соответствии с пунктом 6.7 Положения № 62 сданная в уполномоченный банк наличная иностранная валюта зачисляется на текущий валютный счет организации, средства с которого могут использоваться в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Бухгалтерский учет иностранной валюты организации должны осуществлять в соответствии с пунктами 4, 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2000, утвержденного Приказом Минфина РФ от 10 января 2000 года № 2н. Стоимость активов и обязательств организации, выраженная в иностранной валюте, подлежит пересчету в рубли по курсу ЦБ РФ для этой иностранной валюты по отношению к рублю. Согласно пункту 6 ПБУ 3/2000 для целей бухгалтерского учета указанный пересчет в рубли производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте.

В соответствии с пунктом 7 ПБУ 3/2000 пересчет в рубли стоимости денежных знаков в кассе организации, средств на счетах в кредитных организациях, денежных и платежных документов, краткосрочных ценных бумаг, средств в расчетах (включая средства по заемным обязательствам) с юридическими и физическими лицами, остатков средств целевого финансирования, полученных из бюджета или иностранных источников в рамках технической или иной помощи Российской Федерации в соответствии с заключенными соглашениями (договорами), выраженной в иностранной валюте, должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности. Пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации и средств на счетах в кредитных организациях, выраженной в иностранной валюте, может производиться, кроме того, по мере изменения курсов иностранных валют, котируемых ЦБ РФ.

Согласно приложению к ПБУ 3/2000 датами совершения операций в иностранной валюте считают:

• при совершении кассовых операций — даты оприходования и выдачи денежных средств;
• при совершении операций по расчетным счетам в иностранной валюте — даты зачисления денежных средств на счет и списания денежных средств со счета;
• при погашении задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам организации под отчет на командировочные расходы, — дата утверждения авансового отчета.

В результате пересчета иностранной валюты в рубли в бухгалтерском учете могут возникать курсовые разницы, которые в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 зачисляются на финансовые результаты организации как внереализационные доходы или внереализационные расходы, учет которых ведется на счете 91 «Прочие доходы и расходы».