Учет электронных билетов при расчете налога

Электронный документооборот уже достаточно плотно вошел в нашу жизнь. Сейчас совсем необязательно выстаивать очереди в железнодорожные или авиа кассы, достаточно зайти на сайт перевозчика и приобрести необходимый билет. А для того, чтобы правильно учесть стоимость электронных билетов, бухгалтеру необходимо знать некоторые нюансы, связанные с данными проездными документами. Для начала рассмотрим, что же собой представляют электронные билеты.

Немного об электронных билетах

Электронный билет – это документ, используемый для удостоверения договора перевозки, в котором информация о перевозке пассажира (и багажа) представлена в электронно-цифровой форме.

Так, например, в гражданской авиации электронный билет (электронный пассажирский билет и багажная квитанция) имеет определенную структуру. Он включает в себя полетный, контрольный, агентский купон и маршрут/квитанцию (выписку из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок). При этом обязательными из перечисленных являются полетный купон и маршрут/квитанция (п. 1 Приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134).

Маршрут/квитанция – наиболее важная часть электронного авиабилета. Она содержит сведения о пассажире, перевозчике, маршруте, а также тариф и итоговую стоимость перевозки. Маршрут/квитанция оформляется и выдается пассажиру или же направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. Кроме того она является документом строгой отчетности и может использоваться для наличных денежных расчетов (расчетов с использованием платежных карт) без применения ККТ (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134). При формировании электронного билета ему присваивается уникальный номер. Он нужен организации, обеспечивающей осуществление взаиморасчетов между перевозчиками и другими участниками.

При регистрации на рейс пассажир получает посадочный талон, который подтверждает сам факт перевозки (п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 № 82).

Что касается электронного проездного документа на железнодорожном транспорте, то он включает электронный билет и контрольный купон. Последний как раз и является выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322).

Аналогично маршрут/квитанции электронного авиабилета, контрольный купон электронного железнодорожного билета является документом строгой отчетности, и применим для осуществления наличных денежных расчетов (расчетов с использованием платежных) карт без испльзвания ККТ (п. 2 Приказа Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322).

Одновременно с оформлением билета в он-лайн режиме пассажир может пройти электронную регистрацию на рейс, если такая услуга предусмотрена. Тогда вместе с контрольным купоном пассажир также получит посадочный купон, подтверждающий факт перевозки.

Включаем электронные билеты в состав расходов по налогу на прибыль

Поскольку речь идет о проездных документах командированных сотрудников, то следует отметить, что затраты на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Указанные расходы должны быть экономически обоснованны, подтверждены надлежаще оформленными документами и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли является авансовый отчет сотрудника с приложенными к нему оправдательными документами, в частности, авиа – или железнодорожными билетами. К авансовому отчету могут быть приложены любые документы, подтверждающие как факт получения материальных ценностей, работ, услуг, так и факт их оплаты.

Напомним, что организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги населению, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ. В этом случае они должны выдавать соответствующие бланки строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). При этом следует отметить, что они могут быть сформированы с помощью автоматизированной системы (постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).

Как уже говорилось ранее, маршрут/квитанция электронного авиабилета и контрольный купон электронного железнодорожного билета как раз и являются документами строгой отчетности. Следовательно, указанная в них стоимость может быть учтена при расчете по налогу на прибыль. Однако, в целях соблюдения положений статьи 252 Налогового кодекса РФ, сотрудник также должен представить документы, подтверждающие сам факт перевозки. Для авиаперелета таким документом является посадочный талон.

Что касается перевозки железнодорожным транспортом, то здесь достаточно приложить контрольный купон.

Итак, для признания затрат на приобретение электронных билетов в качестве налогооблагаемых расходов служат следующие оправдательные документы:

• маршрут/квитанция электронного авиабилета на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
• посадочный талон, подтверждающий перелет командированного сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту;
• контрольный купон электронного билета, полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Отметим, что аналогичной позиции придерживается также и Минфин России (письма № от 06.04.2015 № 03-03-06/19229, от 25.08.2014 № 03-03-07/42273, 14.01.2014 № 03-03-10/438, 07.06.2013 № 03-03-07/21187, 12.04.2013 № 03-03-07/12256).

Следует обратить внимание, что дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки о произведении платежа банковской картой, не требуется (Письмо Минфина России от 29.01.2014 № 03-03-07/3271).

Если посадочный талон утерян

В идеале авансовый отчет, представленный сотрудником в бухгалтерию, должен подкрепляться полным комплектом оправдательных документов. Но на практике достаточно часто встречаются случаи, когда не все расходы подтверждены надлежащим образом. Что делать, если, например, командируемый работник потерял посадочный талон? Минфин России пришел к выводу, что в данной ситуации затраты на авиаперелет не могут уменьшить налогооблагаемую прибыль, поскольку они не оформлены надлежащим образом, и стало быть, не соответствуют положениям статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Однако при регистрации пассажира на рейс у авиаперевозчика сохраняется вся необходимая информация о полете, а именно: инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. И если пассажир потерял посадочный талон, то авиаперевозчик или его представитель может выдать справку, подтверждающую вышеуказанную информацию. По мнению чиновников, такая справка может выступать в качестве оправдательного документа при расчете налога на прибыль (письмо Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296).

Принимаем к вычету НДС

Напомним, что вычет сумм НДС производятся (п. 1 ст. 172 НК РФ):

• на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав;
• либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6 – 8 статьи 171 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, из вышеуказанных норм не следует, что наличие счета-фактуры является обязательным условием для принятия к вычету НДС, а также не установлено, какие именно документы могут служить основанием для вычета. Кроме того, в соответствии с пунктом 7 статьи 171 НК РФ, НДС по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно подлежит вычету.

Также следует отметить, что при приобретении услуг по перевозке командированных работников, в книге покупок регистрируются либо счета-фактуры, либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии). При этом НДС в документе должен выделяться отдельной строкой (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее – Правил ведения книги покупок).

Таким образом, НДС может быть принят к вычету в том случае, если в маршрут/квитанции авиабилета или в контрольном купоне электронного железнодорожного билета сумма налога будет выделена отдельно. Официальные разъяснения по данному вопросу приведены в письмах Минфина России от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 30.07.2014 № 03-07-11/37594 и др.

При благоприятном стечении обстоятельств, то есть, если в электронном билете НДС выделен отдельной строкой, бухгалтер без сомнений может принять налог к вычету. Но, к сожалению, так бывает не всегда. Некоторые перевозчики не указывают налог в проездных документах. По данному вопросу также существуют официальные разъяснения.

Например, финансисты считают, что вычет налога по таким документам не может быть предоставлен. По мнению Минфина России, вся сумма, указанная в этих билетах, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Основание – подпункт 12 пункта 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 10.01.2013 № 03-07-11/01).

Но если к проездному документу был выставлен счет-фактура, пусть даже агентом перевозчика или субагентом, то налогоплательщик вправе на его основании принять к вычету НДС, несмотря на то, что сумма налога в электронном билете не выделена отдельной строкой. Налоговое законодательство допускает, что при оказании услуг по розничным ценам (тарифам) предъявленная покупателю сумма налога может не выделяться отдельной строкой в выдаваемых исполнителем услуг документах установленной формы. Однако это не препятствует применению вычетов сумм налога, уплаченных по таким документам (Постановление ФАС ВСО от 27.11.2012 № А19-5831/2012).

Если электронный билет оформлен на иностранном языке

Электронный билет на иностранном языке – явление нередкое. Особенно это касается воздушных перевозок. И у бухгалтера в данном случае возникает резонный вопрос, как подобные документы принять к учету. Ответ финансового ведомства однозначен: нужен перевод.

Государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык (ч. 1 ст. 68 Конституции РФ, ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ).

В связи с этим документирование фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и отчетности также должно осуществляться на русском языке (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). Поскольку отечественное законодательство не содержит исключений в отношении проездных документов на иностранном языке, то, следовательно, их нужно переводить. При этом следует иметь в виду, что в обязательном порядке переводу подлежат реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС и признания налогооблагаемых расходов. Остальную информацию, такую как условия применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа и др., переводить не требуется (письма Минфина России от 01.10.2013 № 03-07-15/40623, от 24.03.2010 № 03-03-07/6 и др.).

Ольга Федун, для журнала «Практическая Бухгалтерия»

Практическая бухгалтерия

Данная статья опубликована в закрытом разделе портала «Практическая бухгалтерия». Конкретные бухгалтерские вопросы с примерами решений и экспертными мнениями - максимум полезной и нужной информации на одном портале.
Получите доступ >>

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Система электронного документооборота

Подтвержденный перелет: если сотрудник сам покупает билет