У нового работника нет трудовой: как действовать работодателю?

Трудовая книжка работника может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Работники могли выбрать наиболее предпочтительный для них вариант до 31 декабря 2020 года включительно, подав работодателю заявление либо о том, что трудовую книжку нужно вести в привычном бумажном виде, либо о том, что работник хочет перейти на электронный формат. В последнем случае речь идет сведениях о трудовой деятельности, которые предоставляются работодателем согласно со статьей 66.1 Трудового кодекса.

В последующие годы  порядок отказа от бумажной трудовой не отменяли. Он действует до сих пор и позволяет работникам сделать свой выбор в любой момент. 

Но работникам, которые впервые устраивались на работу после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки уже не оформляли. Для них  – только электронный формат – сведения о трудовой деятельности.

Если работник не определился и не подал заявление, работодатели продолжают вести бумажную трудовую книжку. 

При устройстве на новое место работник обязан предоставить своему новому работодателю либо бумажную трудовую, либо сведения о трудовой деятельности. 

Сведения могут быть работнику на последнем месте работы либо на бумаге, либо в электронной форме. В последнем случае требуется усиленная квалифицированная подпись работодателя. Эту информацию можно получить не только у работодателя. Она выдается в МФЦ (в бумажной форме), в СФР (и на бумаге, и в электронном виде) или на портале Госуслуги (в электронной форме). 

Если трудовой книжки нет

Допустим, работник выбрал бумажную трудовую. Однако документ был утерян, и работник не может предъявить его при приеме на новую работу. В таком случае работодатель должен оформить для него новую трудовую.

Для этого работнику нужно подать соответствующее заявление. В нем должна быть указана причина, по которой трудовой книжки нет (утрата, повреждение и пр.).

Работнику выдается дубликат. Работодатель заполняет его, внося следующие сведения. Это информация об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работника до поступления на новое место работы. Стаж указывается суммарно – общее количество лет, месяцев, дней работы. Указывать названия организаций, периодов работы в них и должностей, занимаемых работником, не требуется.

Стаж подтверждается при помощи документов. Если информации, которая в них есть, недостаточно для отражения полных сведений о работе сотрудника в прошлом, в дубликат необходимо внести только имеющиеся данные.

Кроме того, в дубликате указывают сведения о работе и награждении (поощрении), которые были внесены в трудовую на последнем месте работы.

Таким образом, дубликат заполняется в соответствии с правилами, установленными приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 г. № 320н.

Об этом Минтруд России напомнил в письме от 03.06.2022 № 14-6/ООГ-3682.

Нормативные акты