СЗВ-М: как устранить ошибки без штрафа

Ежемесячная отчетность в ПФР «Сведения о застрахованных лицах» по форме СЗВ-М введена Федеральным законом от 29.12.2015 г. № 385-ФЗ для всех работодателей в отношении всех работающих у них застрахованных лиц, если с их вознаграждений уплачиваются страховые взносы в ПФР.

Это установлено п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 г. № 83п. Электронный формат данных сведений о застрахованных лицах утвержден постановлением Правления ПФР от 07.12.2016 г. № 1077П.

В данной форме указывают СНИЛС, Ф.И.О. и ИНН.

На кого подавать сведения

Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах утверждена приказом Минтруда России от 21.12.2016 г. № 766н (далее – Инструкция).

Форма СЗВ-М подается и на штатных сотрудников, работающих по трудовым договорам, включая дистанционных работников, и на совместителей, и на исполнителей по гражданско-правовым договорам, на вознаграждения по которым начисляются (или должны начисляться) страховые взносы.

Обратите внимание: сведения о единственном учредителе – руководителе компании нужно включать в отчет, даже если он наряду с отсутствием трудового договора в бумажной форме еще и не получает заработную плату. Поскольку в компании ведется финансово-хозяйственная деятельность, и он выполняет функцию единоличного исполнительного органа, то он находится с фирмой в трудовых отношениях.

Как подать отчет

Предоставить отчет можно:

• на бумажном носителе (лично либо с использованием средств почтовой связи);
• в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая Единый портал и сайт ПФР, "личного кабинета", обеспечивающего возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации, а также промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде;
• через многофункциональный центр.

Отчитаться в электронном виде должны все организации, которые сдают сведения на 25 и более застрахованных лиц. Электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Срок сдачи СЗВ-М

Сведения на работников по форме СЗВ-М нужно сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

Если последний день срока приходится на выходной и (или) нерабочий праздничный день, то последним днем представления отчетности считается первый следующий за ним рабочий день (письмо ПФР от 28.12.2016 г. № 08-19/19045).

Штрафы за неподачу формы

Штраф за непредставление ежемесячной отчетности в установленный срок составит 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, о котором не сообщены сведения (ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Так, например, если форма СЗВ-М будет сдана позже срока, а у страхователя работает 10 человек, то размер штрафа составит 5000 рублей (10 чел. × 500 руб.).

Также штрафом в 500 рублей будет наказываться представление неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника.

Ошибки в отчете

Форму не примут, если вы допустите такие критичные ошибки. К ним относятся, в частности:

• чужая электронная подпись;
• ошибка в регистрационном номере в ПФР;
• сдается дополняющая форма вместо исходной;
• повторно направляется исходная форма;
• указан неверный период.

Если ошибки в данных работников

Ошибки в предоставлении данных на застрахованных могут быть следующие:

• фамилия, имя, отчество работника в отчете должны быть указаны полностью. Если одна из составляющих отсутствует, отчет не будет принят;
• в случае отсутствия данных об ИНН нельзя ставить нули;
• не совпадают Ф.И.О. и СНИЛС застрахованного лица.

В таких отчетах ПФР отправляет отчет на доработку.

Поэтому в данном случае организации нужно подать дополнительную форму СЗВ-М. В ней указываются только те сотрудники, по которым ранее были предоставлены ошибочные данные.

Как заполнить форму

Форма состоит из четырех разделов.

В Разделе1 заполняются стандартные реквизиты компании:

• регистрационный номер в ПФР;
• краткое наименование;
• ИНН/КПП.

В Разделе 2 нужно заполнить: «Отчетный период __ календарного года __». Отчетными периодами являются: 01 – январь, 02 – февраль, 03 – март, 04 – апрель, 05 – май, 06 – июнь, 07 – июль, 08 – август, 09 – сентябрь, 10 – октябрь, 11 – ноябрь, 12 – декабрь.

В Раздел 3 «Тип формы» заносится информация о том, какой это отчет – исходный, дополняющий или отменяющий. Заполняется одним из кодов:

• «исхд» – исходная форма, впервые подаваемая страхователем о застрахованных лицах за данный отчетный период;
• «доп» – дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период;
• «отмн» – отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период.

Непосредственно сведения о застрахованных лицах отмечаются в Разделе 4. Это таблица, где по каждому сотруднику нужно проставить ФИО в именительном падеже, СНИЛС, ИНН.

В какой срок устранять ошибки без штрафа

Срок устранения страхователями несоответствий и ошибок в отчетах по форме СЗВ-М составляет 5 рабочих дней со дня получения от органа ПФР уведомления об ошибке. Если работодатель уложится в пятидневный срок и представит исправленный отчет, тогда он избежит штрафа (п. 39 Инструкции в ред. приказа Минтруда России от 14.06.2018 г. № 385н).

ПРИМЕР. В КАКОЙ СРОК ИСПРАВЛЯТЬ ОШИБКИ В СЗВ-М БЕЗ ШТРАФА
До 15 августа 2018 года работодатели должны подать отчет СЗВ-М за июль. Если протокол об ошибках ПФР пришлет 22 августа, сдать исправленный вариант отчета нужно до 29 августа.

Читайте также «Болезнь бухгалтера снизит штраф за СЗВ-М»

Эксперт "НА" Е.В. Чимидова