Сложности прерванного отпуска

Дипломатические способности могут понадобиться сразу, ведь действующее законодательство не разрешает работодателю отзывать работника из отпуска в одностороннем порядке. Если отпускник не желает выходить на работу раньше времени или не может быть отозван из отпуска, пригодятся юридические знания. В этой ситуации важно понимать, совершает ли работник дисциплинарный проступок или нет.

Тем сотрудникам, которые не захотят перечить руководителю, необходимо правильно оформить соответствующие документы, пересчитать отпускные, начислить заработную плату за отработанное время и, разумеется, провести все эти хозяйственные операции в учете.

Кадровый вопрос

Действующим законодательством не предусмотрено право работодателя без согласия работника прерывать его отпуск даже в связи с производственной необходимостью. Поэтому отзыв из отпуска оформляется приказом работодателя. В нем указывается не только основание отзыва работника из отпуска и время, когда работнику будет предоставлена неиспользованная часть отпуска, но и согласие отпускника на досрочное окончание времени отдыха. Законодательством не установлена форма такого приказа, поэтому его нужно составить в произвольной форме с обязательным указанием перечисленных условий (см. документ).

Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ). Поэтому после того, как приказ об отзыве из отпуска оформлен, не забудьте внести соответствующие изменения в график отпусков.

Обратите внимание: ни при каких обстоятельствах не допускается отзыв из отпуска следующих категорий работников:

1. в возрасте до 18 лет;
   
2. беременных женщин;
   
3. занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст.125 ТК РФ).

Иными словами, даже если указанные работники соглашаются прервать свой отпуск, законодательство не позволяет работодателю отзывать их.

Если сотрудник, не относящийся к «льготной» категории работников, не согласился досрочно выйти из отпуска на работу, это не признается нарушением трудовой дисциплины (п. 37 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). Соответственно, на работника не может быть наложен тот или иной вид дисциплинарного взыскания. В связи с этим составление акта об отказе работника на отзыв из отпуска бессмысленно, поскольку такой отказ не влечет для него каких-либо правовых последствий.

Тем временем в бухгалтерии

Приказ об отзыве работника из отпуска поступает в бухгалтерию. При этом работнику учетного фронта нужно сделать следующее:

• пересчитать сумму отпускных из расчета фактического количества дней отпуска;
  
• сторнировать излишне выплаченную сумму в бухучете (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10);
  
• начислить заработную плату работнику со дня начала работы;
  
• при необходимости пересчитать налоги и страховые взносы;
  
• зачесть или иным способом получить с работника неиспользованные отпускные.

Итак, при отзыве работника из отпуска прежде всего нужно определить сумму среднего заработка за неиспользованные дни отпуска. При предоставлении работнику в дальнейшем этих прерванных дней из несостоявшегося отпуска средний заработок рассчитывается заново исходя из нового расчетного периода и учитываемых в нем выплат (ст. 139 ТК РФ, п. 1 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Пример 1

Технологу ООО «Лакомка» А. Сметанкину предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 по 28 июня 2011 года. Сотрудник получил отпускные за весь отпуск еще до его начала. Однако вскоре руководство компании попросило его выйти из отпуска на 14 календарных дней раньше, и работник согласился. Эти дни А. Сметанкин решил отгулять в декабре 2011 года.

Таким образом, средний заработок за неиспользованные 14 календарных дней отпуска подлежит возврату, зачету или удержанию из заработной платы за этот период. В декабре средний заработок будет определяться заново исходя из нового расчетного периода.

Порядок удержания выплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска следует указать непосредственно в приказе об отзыве, предварительно согласовав его с работником. Выплаченные отпускные за неиспользованные дни отпуска сотрудник может:

• вернуть (внести в кассу организации);
  
• зачесть (как аванс в счет будущей зарплаты);
  
• вернуть путем удержания из суммы будущей заработной платы.

Отпускные возвращаются в кассу

Если работник возвращает лишние отпускные в кассу, бухгалтеру придется сторнировать начисленные средний заработок за неиспользованные отпускные, страховые взносы с этой суммы и удержанный НДФЛ.

Пример 2

Менеджер ООО «Рассвет» Н. Зайчиков решил вернуть отпускные за неиспользованные дни отпуска за прошлый месяц в кассу организации. Сумма среднего заработка, сохраняемая за один день отпуска, составила 1000 руб. Н. Зайчиков внес в кассу 14 000 руб. (14 календарных дней Х 1000 руб.). Бухгалтер отразил их в учете таким образом:

СТОРНО Дебет 20 Кредит 70

− 14 000 руб. – сторнирована сумма за неиспользованные дни отпуска работника Н. Зайчикова, основание – приказ об отзыве из отпуска в связи с производственной необходимостью от 1 июля 2011 г. № 52;

Дебет 50 Кредит 70

− 14 000 руб. – Н. Зайчиков внес деньги в кассу;

СТОРНО Дебет 20 Кредит 69

− 4760 руб. (14 000 руб. Х 34%) – сторнированы начисленные страховые взносы;

СТОРНО Дебет 70 Кредит 68

− 1820 руб. (14 000 руб. Х 13%) – сторнирован удержанный НДФЛ.

При отзыве сотрудника из отпуска, который не ограничивается одним календарным месяцем, изменятся базы для начисления страховых взносов и по налогу на прибыль. Тем не менее такой досрочный отзыв сотрудника нельзя отнести к исправлению ошибки. Поэтому подавать уточненные расчеты по страховым взносам в ПФР им ФСС в этом случае не придется. База для начисления указанных взносов корректируется в текущем отчетном (налоговом) периоде, в нее включаются выплаты за отработанное время.

Базу по налогу на прибыль пересчитывать также не придется, поскольку сумма начисленных отпускных включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, которые приходятся на каждый отчетный период.

И еще: если ваша бухгалтерская программа позволяет провести операции по корректировке базы для исчисления страховых взносов лишь вручную, то при формировании отчетности в фонды и ФНС, а также при закрытии периода их придется держать на контроле.

Переводим в аванс

Если сотрудник просит зачесть сумму за неиспользованный отпуск как аванс к будущей заработной плате, бухгалтеру придется сторнировать только НДФЛ. В целях обложения этим налогом доход у работника в этом случае возникнет только в последний день месяца, а аванс доходом не является (п. 2 ст. 223 НК РФ). Базу для исчисления страховых взносов в этом случае корректировать не надо, поскольку она и после такого зачета возникла в предыдущем отчетном (налоговом) периоде (часть 1 ст. 7, части 1 и 3 ст. 8 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Пример 3

Обратимся к условиям примера 2, однако теперь договоримся, что Н.Зайчиков не стал возвращать сумму за неиспользованный отпуск в кассу ООО «Рассвет», а попросил зачесть ее как аванс будущей зарплаты.

Бухгалтер отразил это в учете таким образом:

СТОРНО Дебет 20 Кредит 70

− 14 000 руб. – сторнирована сумма за неиспользованные дни отпуска работника Н. Зайчикова, основание – приказ об отзыве из отпуска в связи с производственной необходимостью от 1 июля 2011 г. № 52;

СТОРНО Дебет 70 Кредит 68

− 1820 руб. (14 000 руб. Х 13%) – сторнирован удержанный НДФЛ.

Или…

Отозванный из отпуска сотрудник может согласиться на то, что сумму, которая приходится на время прерванного отдыха, нужно вычесть из последующей заработной платы. Работодателю в этом случае лучше получить от него письменное заявление на такое удержание, поскольку в статье. 137 Трудового кодекса не оговорена возможность уменьшить заработную плату на сумму перерасчета отпускных.

Пересчитывать сумму страховых взносов в указанной ситуации нужно в общем порядке.

Пример 4

Воспользуемся условиями примера 2, однако теперь предположим, что Н. Зайчиков написал работодателю заявление об удержании суммы за неиспользованный отпуск из заработной платы. Бухгалтер отразил это в учете таким образом:

СТОРНО Дебет 20 Кредит 70

− 14 000 руб. – сторнирована сумма за неиспользованные дни отпуска работника Н. Зайчикова, основание – приказ об отзыве из отпуска в связи с производственной необходимостью от 1 июля 2011 г. № 52;

СТОРНО Дебет 20 Кредит 69

− 4760 руб. (14 000 руб. Х 34%) – сторнированы начисленные страховые взносы;

СТОРНО Дебет 70 Кредит 68

− 1820 руб. (14 000 руб. Х 13%) – сторнирован удержанный НДФЛ.

Таким образом из последующей заработной платы Н. Зайчикова удержано 12 180 (14 000 −1820) руб.

Ю. Бунина, ведущий аудитор