Штатное расписание на 2024 год: форма и правила
13.12.2023 распечататьПрямого требования иметь штатное расписание в организации в Трудовом кодексе нет. Но, в ТК РФ есть несколько статей, которые ссылаются напрямую на штатное расписание, когда речь идет об определении трудовых обязанностей работника по определенной должности (ст. 15 и 57 ТК РФ). Штатное расписание должно быть в каждой компании.
Что такое штатное расписание
Штатное расписание – это документ, в котором в табличной форме отображается рабочая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы. Также в документе указаны оклад или тарифная ставка, установленные для штатной единицы надбавки. Этот документ всегда запрашивают при проверках налоговая и трудовая инспекции, а также проверяющие из соцстраха.
Несмотря на то, что прямого требования, что организация должны иметь штатное расписание, отсутствие расписания будет считаться нарушением ТК РФ, поскольку этот документ упоминается в статье 15 «Трудовые отношения» и статье 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ. То есть на основе этого документа компания устанавливает условия трудового договора при приеме нового сотрудника. А значит, если организации или ИП планирует нанять хотя бы одного сотрудника, необходимо для начала составить штатное расписание, иначе не получится правильно оформить трудовые отношения.
Зачем составлять штатное расписание
Штатное расписание незаменимо в спорах при сокращении численности или штата. В таком случае, именно штатным расписанием можно подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения и сокращение было реальным, а не фиктивным.
Штатное расписание часто запрашивает при проверке трудовая инспекция, также может запросить и налоговая, если решит, что данный документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика.
СФР может запросить штатное расписание, чтобы проверить правильность начисления взносов и в рамках проверки индивидуальных сведений.
Кто может работать без штатного расписания
Есть случаи, когда составление штатного расписания не требуется. Так без штатного расписания могут работать:
- Физлица без статуса индивидуального предпринимателя.
- Микропредприятия (ст. 309.2 ТК РФ).
- Некоммерческие организации, которые соответствуют критериям ст. 309.1 ТК РФ (ст. 309.2 ТК РФ).
Форма штатного расписания
Составить штатное расписание можно в любой момент, если этого не было сделано в самом начале деятельности организации.
Штатное расписание можно утвердить один раз на много лет и затем вносить в него изменения или утверждать новое расписание каждый год.
Для штатного расписания предусмотрена унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1.
Штатное расписание представляет из себя таблицу, в которой несколько граф:
- Наименование структурных подразделений и код.
- Наименование должностей, специальностей, профессий, класса и категорий квалификации.
- Количество штатных единиц.
- Тарифный ставки, оклады.
- Надбавки.
- Всего заработная плата за месяц.
- Примечания.
Каждая организация может разработать свою собственную форму штатного расписания и утвердить ее в учетной политике компании, но на практике удобнее использовать готовую форму Т-3, тем более что она довольна удобна.
На все вопросы есть ответы в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»:
Какие сведения содержит штатное расписание
Кто утверждает штатное расписание
Как вносить изменения в штатное расписание
Штатная книга
Как заполнить штатное расписание Т-3
Форма документа совсем несложная. В шапке – стандартная информация об организации, которую указывают почти в каждом документе:
- Полное название организации и код ОКПО (Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
- Номер документа.
- Дата составления документа.
- Период действия и начальная дата.
- Реквизиты приказа об утверждении штатного расписания.
- Общее количество штатных единиц.
Графы формы штатного расписания Т-3
Штатное расписание – это обезличенный документ. В нем нет фамилий и персональных данных работников. Это всего лишь информация о численности работников, их должностях, уровне оплаты труда, общем ФОТ и т.п.
В форме штатного расписания всего 10 граф. Заполнить их несложно.
Графы | Что заполнять |
1 и 2 «Структурные подразделения», «Код» | Названия отделов, департаментов, цехов, групп и т.п. Код структурного подразделения заполняется в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, вы можете присвоить свои, любые коды. |
3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация | Впишите названия должностей. На практике работодатели могут использовать любые названия должностей, даже самые нестандартные. Тем более, что со временем появляются новые профессии и виды работ. Но, не стоит злоупотреблять этим правом. Нужно придерживаться здравого смысла и указывать понятные наименования должностей и профессий. Единственное, что нужно важно знать – нельзя менять должности и профессии, по которым установлены социальные или пенсионные льготы. Названия таких должностей нужно взять из классификатора должностей или профстандарта. |
4 «Количество штатных единиц» | Количество единиц указывают по каждой должности. Это могут как целые числа, таки дробные. Например, 0,5 означает, что работник принимается на полставки. |
5 «Тарифная ставка (оклад)» | Оклад нужно указать напротив каждой должности. Для работников на полставки и т.п. нужно указать оплату за полную ставку. С учетом того, что в графе 4 будет указано 0,5 (или другой показатель), все это будет означат, что работник получает часть от оклада. |
6-8 «Надбавки» | В этих графах нужно указать все надбавки, положенные по этой должности. Это могут быть:
Например, на Крайнем Севере у каждого работника будет минимум две доплаты: районный коэффициент и процентная надбавка. Суммировать надбавки нельзя. Каждую указывают в отдельной графе. Если трех граф недостаточно для всех хватает для перечисления бланк, добавьте еще несколько граф. Надбавок может и не быть. |
9 «Всего в месяц» | В этой графе должна быть указана зарплата за месяц. Это сумма граф 5-8 умноженная на количество штатных единиц из графы 4. |
10 «Примечание» | Здесь при необходимости можно сослаться на Положение об оплате труда, если штатное расписание невозможно внести все условия оплаты. |
Скачать форму штатного расписания Т-3
При определении желательно придерживаться названий, которые есть в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах.
А, если в компании есть должности, специальности либо профессии, по которым законом предусмотрены льготы, компенсации, их названия должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из профстандартов и справочников (ст. 57 ТК РФ).
Тоже самое и относительно профессий, по которым предусмотрен досрочный выход на пенсию.
Бывают ситуации, когда работодателю необходимо указать в штатном расписании не профессию или должность, а конкретный вид работы. В таком случае, нужно утвердить свою форму штатного расписания, которую можно составить на основе бланка Т-3. В нее можно внести любые дополнительные реквизиты, в том числе и виды работ.
Как утвердить штатное расписание на 2024 год
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Любое изменение штатного расписания всегда вносится также на основании приказа.
Приказ подписывает директор компании, а штатное расписание – и директор, и главный бухгалтер.
Скачать приказ об утверждении штатного расписания
Срок действия штатного расписания
Срока действия у штатного расписания нет. Его можно составить один раз, а затем вносить в него изменения по надобности, столько раз, сколько это необходимо.
Или можно утверждать такое расписание каждый год. Такой вариант удобен, если у компании происходят серьезные изменения в структуре. Например, было решено сменить или расширить сферы бизнеса или поменялись требования к квалификации сотрудников.
Когда менять штатное расписание
Менять штатное расписание можно по необходимости. Например, увеличение или сокращение штата, изменение структуры компании, введение новых отделов и сокращение «старых», повышение окладов и т.п.
Но штатное расписание нудно менять всегда после индексации заработной платы в связи с повышением должностных окладов.
Также изменения в штатное расписание нужно вносить, если поменялось количество штатных единиц, добавляются новые подразделения или меняются их названия, повышаются или уменьшаются оклады, добавляются надбавки и т.д.
Как поменять штатное расписание
Изменить штатное расписание можно двумя способами:
- Внести изменения в действующее штатное расписание.
- Утвердить новое штатное расписание.
И в первом, и во втором случае нужно издать приказ.
В большинстве случаев изменение штатного расписания не требует согласования с работниками. Кроме тех случаев, когда это повлечет изменение существенных условий трудового договора. К таковым, в первую очередь относится изменение размера заработной платы.
Если в компании уменьшается либо увеличивается заработная плата, работодатель обязан уведомить об этом сотрудников заранее. Об уменьшении – за два месяца.
Только после этого можно составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Затем с работниками нужно подписать дополнительные соглашения.
Скачать приказ об изменении штатного расписания
Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.
