17 сложных ситуаций при заполнении ЕФС-1

Минтруд в письме №14-1/10/В-4784 от 04.04.2023 ответил на 25 вопросов о заполнении формы ЕФС-1. Это типичные ситуации, с которыми время от времени сталкивается любая бухгалтерия. Мы приводим 17 из них, которые встречаются почти в каждой компании.

Даты заключения и окончания договора ГПХ: когда совпадают

Вопрос.

В подразделе 1.1 в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указывается: дата заключения договора ГПХ; дата прекращения договора ГПХ.

Правильно ли, что информация в графе 2 «Дата приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» и информация в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» по договорам ГПХ должна совпадать?

Ответ.

В графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указывается:

• дата документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений;
• дата заключения договора ГПХ; дата прекращения договора ГПХ.

Следовательно, если договор ГПХ заключен 01.02.2023, а работы по договору ГПХ будут выполняться с 05.02.2023 по 31.03.2023, то для мероприятия «Начало договора ГПХ» в графе 2 указывается дата 05.02.2023, в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указывается дата 01.02.2023.

Для мероприятия «Окончание договора ГПХ»:

• в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» указывается дата 31.03.2023,
• в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указывается дата прекращения договора ГПХ - 31.03.2023.

Если договор ГПХ заключен без указания периода работы, то нужно сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с указанием в графе 2 даты заключения договора ГПХ. Дата прекращения договора ГПХ указывается в соответствии с актом о выполненных работах.

У рабочих мест должны быть индивидуальные номера по СОУТ

Вопрос.

В графе 11 «Индивидуальный номер рабочего места» подраздела «Результат специальной оценки условий труда» указывается индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой спецоценки условий труда.

Однако в карте СОУТ номера рабочего места, проставлены только номера аналогичных рабочих мест, что нужно указывать в графе 11?

Ответ.

В соответствии с законом о спецоценке объектом учета в отношении рабочего места, в том числе, является индивидуальный номер рабочего места.

При проведении СОУТ рабочим местам в обязательном порядке присваивается индивидуальный номер. Он наравне с информацией о численности работников, перечнем вредных факторов, гарантиями, СНИЛС работников передается в госсистему - ФГИС СОУТ.

Оклад в ЕФС-1 после индексации: в какой момент отражается?

Вопрос.

В феврале 2023 г. в организации провели перерасчет заработной платы за январь 2023 г. в соответствии с индексацией на 5,5% и утверждено штатное расписание с новыми должностными окладами, действующее с 01.01.2023. Какой размер фиксированной части зарплаты указать в отчете за январь 2023 г.: в соответствии с трудовым договором, оклад до индексации или уже с учетом индексации?

Ответ.

Если перерасчет с учетом индексации уже произведен, то сведения за январь по подразделу 1.3 формы ЕФС-1 представляются с учетом индексации.

Если перерасчет не произведен, то сведения представляются без учета индексации.

Как только перерасчет за январь 2023 года будет проведен, нужно представить подраздел 1.3 формы ЕФС-1 за январь 2023 года с типом сведений «Корректирующая».

Если должность не включена в профессиональные группы

Вопрос.

Должности: директор, заместитель директора, главный бухгалтер, художественный руководитель, светооператор не относятся к приказам Минздравсоцразвития России № 247н, 248н, 570н. Какие коды должны стоять в графах 12, 13?

Ответ.

Если должность (профессия), указанная в графе 5, не включена в профессиональные квалификационные группы, то в графах 12 и 13 указывается ноль (0).

Если должность (профессия), указанная в графе 5, включена в профессиональную квалификационную группу, но для нее не определен квалификационный уровень, в графе 13 указывается ноль (0).

Если у работника квалификационная категория отсутствует, в графе 15 указывается ноль (0).

Как подавать сведения по членам совета директоров

Вопрос.

Каков порядок представления сведений о трудовой деятельности, сведений о страховом стаже в составе формы ЕФС-1 в отношении членов совета директоров акционерного общества (АО)?

Ответ.

На основании положений пункта 1 статьи 66 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» члены совета директоров избираются общим собранием акционеров. В период исполнения своих обязанностей им могут выплачиваться вознаграждения, размер которых устанавливаются решением общего собрания акционеров.

Таким образом, датой начала деятельности может являться дата вынесения решения общим собранием акционеров об избрании члена совета директоров.

Датой окончания деятельности может являться дата решения общего собрания акционеров о прекращении полномочий члена совета директоров.

ГПД заключен без указания периода работы

Вопрос.

Каков порядок представления сведений подраздела 1.1 формы ЕФС-1 по договору ГПХ, если договор ГПХ заключен на год без указания периода работы?

Ответ.

Если договор ГПХ заключен на год без указания периода работы, но при этом акт об оказании услуг (выполнении работ) составлен до окончания срока действия договора, нужно представить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с указанием даты прекращения договора ГПХ в соответствии с актом о выполненных работах.

В графе «Основание» указывается наименование договора ГПХ. При окончании договора ГПХ - акт об оказании услуг (акт о выполненных работах.

Если работы по ГПД начинаются до заключения договора

Вопрос.

Каков порядок представления сведений подраздела 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 по договору ГПХ, если дата начала периода работы ранее даты заключения договора. Например, договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом 13.03.2023 с датой начала работ 20.02.2023?

Ответ.

По общему правилу договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Но, стороны вправе установить, что условия заключенного договора применяются к отношениям, возникшим до его заключения.

В соответствии с пунктами 4.3 и 4.10 Порядка заполнения формы ЕФС-1 указывается дата начала периода работы по договору ГПХ (20.02.2023) и дата заключения договора ГПХ (13.03.2023).

ГПД заключен в 2022 году и закрыт после 1 января 2023 года

Вопрос.

Нужно ли при окончании договора ГПХ после 01.01.2023 в подразделе 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 вместе с мероприятием «Окончание договора ГПХ» указывать предшествующее мероприятие «Начало договора ГПХ» по договору, заключенному до 01.01.2023?

Ответ.

Сведения по форме ЕФС-1 представляются, начиная с 1 января 2023 г. Обязанность по представлению сведений о дате заключения договора ГПХ за отчетные периоды до 1 января 2023 г. законодательством не предусмотрена.

Работник на НПД потерял статус самозанятого

Вопрос.

Каков порядок представления сведений подраздела 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 по договору ГПХ, если работник утрачивает статус самозанятого в период действия договора?

Ответ.

Если самозанятый утрачивает право применения НПД, у организации появляется обязанность по уплате страховых взносов.

Утрата права на НПД является основанием для расторжения действующего договора и заключения нового с работником, который уже не является самозанятым.

Отчет нужно сдать в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения нового договора ГПХ с работников.

Можно ли подать сведения заранее, если известна дата окончания ГПД

Вопрос.

Заключили договор ГПХ с 01.02.2023 по 01.03.2023. То есть, дата расторжения договора известна заранее. Можно ли также заранее подать сведения о расторжении договора?

Ответ.

Учитывая, что сведения необходимо представлять на следующий день после заключения или прекращения договора ГПХ, то для исключения нарушения срока можно представить сведения об окончании договора ГПХ одновременно при подаче сведений о начале договора ГПХ.

Включаются ли в электронную трудовую периоды службы в армии и учебы

Вопрос.

Включаются ли в электронную трудовую книжку периоды учебы и службы в армии, которые имеются в трудовой книжке.

Ответ.

Включение в ЭТК сведений о периодах учебы и службы в ВС Российской Федерации законодательством не предусмотрено.

Как отражать Сведения о восстановленных на работе по решению суда

Вопрос.

В какой срок подавать в СФР сведения персонифицированного учета за отчетные периоды до 01.01.2023 в отношении работников, уволенных и восстановленных на работе по решению суда в 2023 году?

Ответ.

При поступлении решения суда, вынесенного в 2023 году, по которому работник должен быть восстановлен на работе, нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об отмене приказа об увольнении, сдать в СФР сведения по форме СЗВ-ТД.

В графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».

Кто сдает подраздел 1.3

Вопрос.

Каким юридическим лицам необходимо сдавать подраздел 1.3?

Ответ.

Подраздел 1.3 сдают организации, чей основной ОКВЭД содержится в перечне видов деятельности, утвержденном приказом Минтруда России от 02.09.2022 № 507н, и одновременно являющиеся респондентами по формам федерального статнаблюдения: ОКУД 0606048, 606047, 606045, 606049, 0606046.

Как быть, если выплаты за месяц произвели позже либо раньше месяца

Вопрос.

Какие данные отражать в подразделе 1.3 ЕФС-1 за отчетный месяц, если выплаты, начисленные «в» отчетном месяце, произвели позже или раньше этого месяца?

Ответ.

В подразделе 1.3 за отчетный месяц нужно указать выплаты, начисленные «ЗА» отчетный месяц. Например, за январь 2023 года нужно указать данные о зарплате, начисленной за январь 2023 года, т.е. содержащиеся в «расчетном листке» за соответствующий месяц.

Если, определенные выплаты начисляются в более поздние периоды, например, годовая премия работнику начисляется «за» февраль и отражается в «расчетном листке» за февраль, такие выплаты нужно отражать в отчете за февраль, вне зависимости от того, как они названы.

Если сотрудник уходит в очередной отпуск, а отпускные выплачены ему в предыдущем месяце и начислены согласно «расчетному листку» ЗА предыдущий месяц, эти выплаты должны быть отражены в отчете за предыдущий месяц.

Как отразить перерасчет за предыдущие периоды

Вопрос.

Как отражать в отчете перерасчеты, в т.ч. удержания из заработной платы за предыдущие периоды?

Ответ.

Сведения обо всех перерасчетах (корректировки, удержания, исправления ошибок) нужно подавать дополнительно по форме подраздела 1.3 с отметкой, что это корректируемые данные (тип предоставляемой формы «Корректирующая»), и с указанием корректируемого периода (в поле «Корректируемый (отменяемый) период»).

Два идентичных договора

Вопрос.

Как отразить в отчете сведения по двум договорам с абсолютно идентичными условиями работы?

Ответ.

В отчете не допускается наличие полного дубликата комбинации, являющейся идентификатором трудового договора.

Если у сотрудника заключено два договора с абсолютно идентичными условиями, эти договоры нужно объединить в одну запись с суммированием значений граф 16, 18 - 20, 22, 24 - 25.

Работник занимает несколько штатных единиц

Вопрос.

Как сдать отчет по форме подраздела 1.3 по работнику, который занимает более одной штатной единицы по штатному расписанию? Присутствует ограничение по графе 16 «Число замещаемых штатных единиц (по должности)» не более «1».

Ответ.

Ранее установленное максимально допустимое значение по графе 16 «Число замещаемых штатных единиц (по должности)» увеличено до «2» (двух) единиц.