Секреты выбора программы для ввода первички в 1С

В зависимости от масштабов предприятия и его документооборота в месяц может приходить от нескольких десятков до тысяч документов. Поэтому, над задачей: «Как в разы упростить работу с первичными документами?», - задумывается чуть ли ни каждый бухгалтер.

Но, с чего начать? Как выбрать действительно эффективное решение? Как быстро его внедрить?

Сегодня мы расскажем поэтапно, как приступить к выбору программы для автоматического ввода первичных документов в 1С и на что стоит обратить внимание. Итак, начнем.

I этап - Демонстрация

В начале необходимо выбрать сервис по загрузке документов в 1С и посмотреть демонстрацию, предложенную менеджером компании. Ведь, лучше раз увидеть, чем сто раз услышать.

По опыту работы в этой сфере могу сказать, что многие упускают этот этап и приступают сразу
к самостоятельному тестированию программы. Мы же не рекомендуем так делать. Так как демонстрация – это в первую очередь мини обучение, в ходе которого можно задать специалистам интересующие вас вопросы и оперативно получить ответ. Так, вы всего
за 15-20 минут полностью ознакомитесь с принципом работы сервиса и выясните все нюансы.

Вопросы, которые помогут понять где миф, а где реальность:

1. С какими шаблонами документов работает сервис? – Как говорят в народе: чем больше, тем лучше! Соответственно, чем разнообразнее поддерживаемые шаблоны, тем больше
   у вас возможности упростить ручной ввод. Зачастую это: счета-фактуры, ТОРГ-12, УПД, акты выполненных работ, платежки, паспорта РФ и т.д.
2. Какие конфигурации поддерживает? – Большой список поддерживаемых конфигураций 1С говорит о том, что программой занимаются, ее постоянно совершенствуют. Также это даст возможность использовать решение в разных базах, особенно это актуально для компаний, которые работают с несколькими конфигурациями (например, УНФ и БП).
3. Какие форматы файлов можно распознавать? – Еще один важный момент, так как документы на предприятие могут приходить абсолютно в разных форматах (это могут быть Еxсel-таблицы, PDF-ки или JPEG). Поэтому не забудьте выяснить какие файлы можно загружать в программу. Чем список их больше, тем и компания-разработчик больше учитывает потребности своих клиентов.
4. Какие способы отправки документов возможны? – каждый сервис позволяет воспользоваться разными способами отправки документов на распознавание. Например, выбор документов из папки, установленной на вашем компьютере, отправка через Еmail, отправка через мобильное приложение и т.д. Если у вас есть удаленные офисы, склады, клиенты, которые отправляют вам первичку, этот вопрос может помочь упростить процесс поступления документов.

Важно также обратить внимание на интерфейс программы и на этапы работы с документами. Все должно быть удобно и понятно.

II этап - Тестирование

Следующий этап – это бесплатное тестирование программы на своих документах. Как говорится, семь раз отмерь, один раз отрежь))

Начнем с установки. Программа должна устанавливаться и запускаться легко и просто.
Если вы работаете с облачной 1С, то программу необходимо установить на сервер провайдера. Если вы хотите работать с решением по вводу первички в 1С в браузере, то это решение должно поддерживать режим работы в веб-клиенте.

Важно! Чтобы не разочароваться после приобретения программы, в тестовом периоде попробуйте загрузить разные типы, форматы документов. Попробуйте также загрузить многостраничную первичку. Обращайте внимание на такие детали:

1. Скорость обработки документов – Реактивную скорость не ожидайте! Она в первую очередь зависит от размера загруженного файла, а также от количества подключенных справочников 1С для сопоставления данных. Оптимальная скорость распознавания обычно варьируется от 10 до 20 секунд.
2. Создание номенклатуры – Хорошая программа не будет дублировать уже существующую номенклатуру в вашем справочнике 1С. Поэтому обратите внимание, когда и куда создается новая номенклатура, и работает ли решение по наибольшему проценту сопоставления.
3. Техническая поддержка – Любая, уважающая себя компания, должна гарантировать поддержку пользователей. Так как отчетные периоды никто еще не отменил, попробуйте обязательно проверить быстроту обработки ваших запросов.

III этап - Инвестирование

И только после удачного прохождения всех выше описанных этапов вы можете принять решение о приобретении программы.

А теперь мы предлагаем вам не затягивать и прямо сейчас пройти краш-тест сервиса «Загрузка документов». И пусть это будет ваш первый шаг к правильным инвестициям!