С 1 сентября 2021 года – новые правила по трудовым книжкам

Обновлена форма трудовой книжки

Минтруд своим приказом от 19.05.2021 г. № 320н обновил форму трудовой книжки. Но применять ее понадобится не ранее 2023 года. Такую отсрочку предоставило Правительство.

Постановлением от 24.07.2021 № 1250 Правительство установило, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 года. При этом:

• имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат;
• имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока.

Но и с 2023 года воспользоваться новым бланком получится не всегда. Напомним, что для поступающих впервые на работу он неприменим. Поскольку, уже начиная с 1 января 2021 года, всем, кто впервые пришел на работу, должны оформлять электронные трудовые книжки.

Обновленная форма бумажной трудовой вам понадобится только при замене утраченных или испорченных книжек ранее принятым сотрудникам.

Отметим, что срок действия новых правил ведения бумажной трудовой книжки ограничен 2027 годом. Очевидно, что с этого момента запланирован полный переход на электронные трудовые книжки.

Новый способ внесения записей в трудовую книжку

С 1 сентября разрешили вносить записи в трудовую книжку с помощью печатей или штампов.

До этого времени такой способ заполнения трудовых книжек законодательно не был установлен. Но чиновники Роструда считали его допустимым. Они разъясняли, что штамп в таком случае приравнивался к записи в трудовой книжке. Но при этом требовалось, чтобы на нем были указаны полное и при наличии сокращенное наименование организации (письмо Роструда от 19.08.2015 г. № 1922-6-1).

Кроме того, теперь разрешено в трудовую книжку вносить записи с помощью технических средств, например, принтера. На это также обратил внимание Минтруд России в письме от 29.06.2021 N 14-6/ООГ-5976.

Как организовать учет трудовых книжек

Для учета движения трудовых книжек и вкладышей предназначены соответствующие книги (журналы) по учету. В них надо вносить сведения: 

• обо всех трудовых книжках, которые приняты от работников при поступлении на работу; 
• о вновь выдаваемых работникам трудовых книжках и вкладышах. При этом обязательно надо указать их серии и номера

Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

С 1 сентября 2021 года обязанность по разработке книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек возложили на каждого работодателя. Но это касается только тех случаев, когда после 1 сентября 2021 года возникла необходимость начать ведение новой книги или журнала. Заведенные до этого времени документы можно продолжать вести до их окончания.

В организации обязательно должно быть необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей.

Для организации учета, хранения и выдачи трудовых книжек работодатель должен назначить своим приказом уполномоченное лицо. По окончании каждого месяца ответственный за ведение трудовых книжек, должен отчитаться перед бухгалтерией: 

• о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей; 
• суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.