Росархив ужесточил правила хранения архивов документов

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены статьей 29 закона о бухучете № 402-ФЗ.

Основные сроки хранения налоговых документов регламентированы в нескольких статьях Налоговым кодексом РФ. По общему правилу, документы, на основании которых ведется налоговый учет, нужно хранить в течение 5 лет после окончания налогового периода, в котором документ был использован.

Сроки хранения кадровых, банковских документов и документов по оценке ОС, НМА и т. п. установлены приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Если в различных нормативных актах для одного и того же типа документа установлены разные сроки хранения, применяется больший срок.

Что меняется?

Росархив приказом от 31.07.2023 № 77 утвердил новые правила организации хранения архивных документов в организациях. Причиной появления этого приказа стала передача полномочий по регулированию правил хранения архивов в организациях от Минкульта в Федеральное архивное агентство.

Новые правила вступили в силу с 17 сентября 2023 года.

Нельзя сказать, что изменения существенны.

В новом порядке конкретизированы правила хранения электронных документов и требования к помещениям. Отдельно описаны правила проведения экспертизы ценности документов, оформления ее результатов.

В частности, дела с электронными документами, должны содержать примечания, где указан тип носителя информации. Для баз данных с документами нужно «раскрывать» содержание на титуле.

Подробно описан порядок передачи документов на хранение в обособленное подразделение, вплоть до типа нумерации, оформления описи, титульных листов и обложки дела. Уточнено, как упаковывать документы, какие контейнеры использовать при разных типах информации, в том числе аудио. Отдельные разделы посвящены рассекречиванию документов, их изъятию и копированию.

В архивном помещении можно применять не только лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью, но и люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, а также светодиодные светильники.

Приказ содержит большой объем новых формы. Например, акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению; опись электронных документов; опись дел по личному составу; книги учета поступления и выбытия дел, документов; акта приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов и так далее.

При этом, в части сроков хранения, Приказ №77 отсылает к другим, действующим сейчас документам: это НК РФ, закон «О бухучете», приказы Росархива и т.п.