Реквизиты приказа об увольнении

Наименование организации – автора документа

В унифицированной форме № Т-8 данный реквизит указан одним из первых. Рекомендуем начинать с него и в самостоятельно разработанной форме, так как наименование работодателя позволяет сразу определить, с кем конкретно работник состоял в трудовых отношениях (чей это приказ).

Правильное заполнение данного реквизита в определенной мере влияет на судьбу работника, особенно при выходе на пенсию и возникновении спора по страховому стажу. Ошибка в наименовании или его отсутствие может поставить под сомнение период работы у конкретного работодателя и привести к обнулению отдельных периодов стажа при слабости других доказательств трудовых отношений (Апелляционное определение Пензенского областного суда от 02.04.2019 по делу № 33-904/2019).

Если сокращенное наименование организации отличается от полного только общепринятой аббревиатурой организационно-правовой формы, то его указывать необязательно (например, наличие сокращения «ООО “Василек”» рядом с «Общество с ограниченной ответственностью “Василек”» не информативно). А вот если есть уникальное сокращение самого наименования организации, то указывать его необходимо, тогда, например, рядом с «Акционерное общество “Центр маркетинговых исследований рынков Азии”» в скобках появится «АО “ЦМИРА”»).

Наименование документа

Вид документа – «ПРИКАЗ» пишется всегда заглавными буквами. А то, что следует в унифицированной форме № Т-8 следом – это заголовок к тексту приказа, который отвечает на вопрос «о чем он?»

Зачем в форме № Т-8 рядом с видом документа «ПРИКАЗ» появился другой вид – «распоряжение», сказать сложно. Видимо, разработчики формы старались сделать ее применимой для максимального числа случаев – это прослеживается и по заголовку к тексту приказа.

Трудовой договор, согласно формулировкам главы 13 ТК РФ, прекращается или расторгается. При этом понятие «прекращение трудового договора» шире, чем «расторжение трудового договора». Потому и наименование приказа должно быть «Приказ о прекращении трудового договора», но в унифицированной форме формулировка максимально широкая – «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Что касается непосредственно формулировок ТК РФ применительно к рассматриваемому приказу, то обратите внимание на части 1 и 2 статьи 84.1 ТК РФ – там говорится именно о приказе (распоряжении) о прекращении трудового договора:

Статья 84.1 «Общий порядок оформления прекращения трудового договора» Трудового кодекса Российской Федерации Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

При создании своей формы приказа можно использовать любой из перечисленных выше вариантов наименования документа: и максимально длинный из формы № Т-8, и короткий «Приказ о прекращении трудового договора». Только вариант «Приказ об увольнении» не рекомендуется, хотя грубым нарушением он не является, ГИТ просто может сделать замечание при проведении проверки (Прим. ред.: Данная формулировка слишком узкая и в ряде случаев она будет неверна, например, в случае смерти работника работодатель его не увольняет, а прекращает с ним трудовой договор. Кстати, в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69) вариантов при оформлении окончания трудовых отношений всего два: «уволен» и «трудовой договор прекращен в связи со смертью работника»).

Гриф «Конфиденциально»

Приказ о прекращении трудового договора содержит персональные данные – информацию, доступ к которой ограничен законом (ст. 5-7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). В связи с этим он относится к документам с ограничением доступа к нему третьих лиц. При заполнении приказа в правом верхнем углу может проставляться гриф ограничения доступа к документу (п. 5.14 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Виды используемых грифов устанавливаются в локальном нормативном акте, они содержат разные ограничительные надписи: «Коммерческая тайна», «ДСП» и др. Рекомендуем закрепить в Положении об обработке персональных данных возможность использования на документах, содержащих персональные данные работников, грифа с ограничительной надписью «Конфиденциально».

Даты издания, увольнения и ознакомления с приказом

Огромное значение имеет дата приказа, поскольку она позволяет, среди прочего, определить, соблюдена ли процедура увольнения работника, то есть издан ли приказ своевременно. Например, если человек увольняется за дисциплинарное нарушение, то это делается по определенной процедуре; если работодатель не соблюдал ее шаги и их сроки, поторопившись уволить нерадивого работника, то у организации могут быть проблемы.

По общему смыслу частей 1, 2 статьи 84.1 ТК РФ, приказ должен быть издан не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника, так как с ним требуется ознакомить работника под личную подпись. В противном случае работодателя могут привлечь к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Исключения – случаи, когда издать приказ в день фактического прекращения работы нельзя по объективным причинам, тогда допускается датирование и издание приказа позднее даты последнего рабочего дня.

А можно ли оформить приказ об увольнении заранее – до дня увольнения? Да, это возможно и не будет нарушением, если известна точная дата последнего рабочего дня. Тогда дата издания приказа будет отличаться от даты прекращения договора. Это часто практикуют при увольнении по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) или по инициативе работника (ст. 80 ТК РФ), прекращении срочного трудового договора (ст. 79 ТК РФ). Такого же мнения придерживаются и специалисты Роструда.

Добавим, что высказываются разные мнения о моменте ознакомления работника с таким приказом: одни специалисты считают, что это надо делать непосредственно в день увольнения; другие говорят о возможности ознакомить работника с приказом в любой день после его издания до увольнения.

На наш взгляд, работодатель может придерживаться любой из этих позиций, так как, по общему смыслу статьи 84.1 ТК РФ, это надо сделать не позднее последнего рабочего дня. При этом в любом случае рекомендуется проставлять в приказе именно фактическую дату его издания, иначе есть риск, что при трудовом споре с работником это сыграет против работодателя.

Оценивать совокупность доказательств будет суд, и в случае ошибки в дате составления приказа (описка/опечатка) он может принять во внимание свидетельские показания, пояснения сторон, иные доказательства, позволяющие выявить истинную дату издания приказа. Суд может принять сторону работодателя при наличии доказательств технической ошибки или опечатки (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 11.12.2014 по делу № 33-8816/2014). Анализ судебной практики показывает, что суды первой инстанции обычно более придирчивы к ошибкам в дате приказа и могут из-за этого признать нарушенной процедуру увольнения, правда, апелляция часто потом снимает претензии формального характера.

Формат дат составления приказа, трудового договора и его расторжения в унифицированной форме может быть разным: цифровым или буквенно-цифровым. Ошибкой это не будет, поскольку в ТК РФ и в статье 9 Закона о бухучете не содержится запрета на это.

В самостоятельно разрабатываемой форме приказа формат написания дат лучше привести к единообразию.

Номер приказа

При подписании проекта приказа руководителем он регистрируется, то есть на нем проставляются дата издания и номер. Приказы нумеруются в валовом порядке в пределах календарного года и своих документопотоков. Как минимум, стоит отдельно регистрировать (и нумеровать) приказы по основной деятельности и по личному составу. Крайне желательно еще и разграничивать кадровые приказы с разными сроками хранения, чтобы подшивать их в разные дела. Приказы об увольнении работников хранятся:

• 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года;

• 75 лет – если до 1 января 2003 года (согласно ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Каждому документопотоку, который выделен в вашей организации, для его идентификации надо присвоить индекс. Тогда номер будет состоять из индекса документопотока и порядкового номера приказа внутри него в пределах года, например: № 10-к, № 10/лс или № 10/04-07.

Сведения о прекращении трудового договора

В приказе должны быть указаны конкретный трудовой договор, действие которого прекращается, а также дата увольнения работника.

При заполнении этих сведений в унифицированной форме часто допускаются разночтения, ведь в ней предусмотрено сразу две формулировки:

• «Прекратить действие трудового договора» – здесь надо указывать реквизиты того трудового договора, действие которого прекращается. Иногда ошибочно пишут дату увольнения, не замечая наличия «№», что говорит именно о трудовом договоре;

• «Уволить» – сюда вписывается дата увольнения (по общему правилу, дата последнего рабочего дня). При предоставлении отпуска с последующим увольнением днем увольнения считается последний день отпуска, его и указывают в приказе (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Но издать приказ об отпуске и увольнении (один или два разных) и ознакомить с ним работника следует до отпуска – в последний рабочий день.