Регистрируем нового сотрудника в ПФР

С лета этого года в России перестали выдавать привычные многим работающим россиянам карточки СНИЛС. Документ остался в ходу – как и раньше, все, у кого уже есть СНИЛС, продолжают им пользоваться, а вот сотрудники, которые выходят на работу впервые, его уже не получат. Вместо этого Пенсионный фонд будет выдавать уведомление АДИ-РЕГ. То есть при приеме на работу у всех сотрудников можно запрашивать либо СНИЛС, либо уведомление АДИ-РЕГ.

Новая регистрация

Итак, если на предприятие трудоустраивается сотрудник, который ранее не был зарегистрирован в ПФР, провести такую процедуру должна сама компания. Что нужно сделать?

Попросите специалиста заполнить анкету по форме АДВ-1. Отправать в ПФР нужно этот документ и опись по форме АДВ-6-1.

Бланки утверждены Правлением Фонда в Постановлении от 11 января 2017 года № 2п. Помните, документы нужно направить в Фонд не позднее 2 недель после подписания трудового договора.

У сотрудников ПФР будет 5 рабочих дней для регистрации нового россиянина в системе персонифицированного учета. Фонд направит уведомление АДИ-РЕГ с подтверждением факта регистрации работодателю, а он, в свою очередь, передаст его сотруднику, об этом напомнили сотрудники Фонда в письме от 28 июня 2019 года № 09-19/13246: «В случае подачи физическим лицом заявления через работодателя информирование, а также выдача ему документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, осуществляются через указанного работодателя».

Без подписи

В большинстве случаев алгоритм регистрации новых сотрудников работает, но у жизни, как известно, возникают свои корректировки на наши планы. Например, молодой специалист может устроиться на новое место работы и тут же быть направленным в командировку, еще один возможный сценарий: заболеть. Тогда у работодателя возникает риск не успеть заполнить документы и направить их в Фонд в течение 2 недель. И если сами бланки бухгалтер может заполнить самостоятельно, то получить подпись работка будет невозможно. Как быть в этой ситуации?

Ответ на этот вопрос дали в Пенсионном фонде в указанном выше письме: «В соответствии с Инструкцией при представлении анкеты страхователем правильность указанных в анкете сведений заверяется личной подписью гражданина. Если гражданин не имеет возможности лично заверить анкету по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, страхователь указывает эту причину в анкете и заверяет ее».

Удаленный сотрудник

Еще одна потенциальная проблема – заключение трудового договора с работником, который будет трудиться дистанционно. Если бы речь шла о специалисте, который работает, например, из дома, в том же городе, где открыт офис компании, сложностей, скорее всего, не было бы, но молодой специалист может находиться в другом городе. Как соблюсти требования законодательства?

По мнению Фонда, в этой ситуации работник «получает документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа, самостоятельно».

Пункт 1 статьи 6 Федерального закона № 27-ФЗ предполагает, что направить в Фонд заявление об открытии счета работник может не только через работодателя, но и лично или через Многофункциональные центры.