Распознавание первички в 1С или ввод первичных документов в 1С через сканер. Обзор средств автоматизации.

Давайте разберемся, можно ли ускорить этот процесс с помощью программы для автоматического ввода первичных документов в 1С. Устранит ли это ручной ввод?

Отношение к таким новшествам скептическое, но попробовать стоит. Если верить отзывам бухгалтеров некоторые сервисы действительно помогают.

Программа для ввода первички в 1С поможет если документов много

Наш тест показал – автоматизация полезна если документов на ввод - от 50 штук на 1 бухгалтера в месяц. Если документов меньше, то пользы в сравнении с ручным вводом будет мало, ведь документы нужно еще отсканировать, а распознание данные перепроверить.

Если документов много, то программа для автоматического ввода первички может ускорить процесс в 3-5 раз. И чем больше документов, тем выгоднее использовать решения по автоматизации.

Как мы тестировали автоматизацию

Функции распознавания сканированного документа в 1С нету, но есть сторонние сервисы, которые с этим помогут.

Изначально, мы отобрали несколько сервисов для тестирования, но после изучения отзывов и первых попыток использования решили сосредоточиться на лидере рынка, потому что другие сервисы так или иначе ограниченны. Поэтому этот обзор сделан на основании использования сервиса Jetlex , который мы подключили к 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0, а также к конфигурации ERP.

Процесс сканирования и распознавания первичных документов в 1С

Процесс автоматического ввода можно разделить на 5 этапов:

1. Сканирование первичных документов для загрузки в 1С через сканер
2. Распознавание первичных документов
3. Проверка корректности распознавания первички
4. Ввод аналитических данных (счета учета, вид номенклатуры и прочие)
5. Загрузка документов в раздел поступлений 1С.

Кажется, что действий много, но на практике все происходит быстро. В среднем, на всю процедуру тратиться около 1-2 минут на документ при условии если вы обрабатываете хотя бы 10 документов сразу, а не по одному.

1.Сканирование и загрузка документов в программу для ввода в 1С

Чтобы провести распознавание, нужно начать со сканирования первичных документов в 1С. Программы для ввода первички также обрабатывают фотографии, excel и word документы. Загружать документы можно в любых электронных форматах, в том числе pdf и jpeg.

Важно наличие функции потокового сканирования документов, так можно будет загружать в сервис пачку файлов с документами, не разделяя их на отдельные.

Скан загрузка документов в 1С – это еще одна полезная функция подобных сервисов, позволяющая прямо из сканера отправлять первичные документы на распознавание. Ввод первичных документов в 1С через сканер напрямую без перепроверки человеком возможен, однако изображения документов должны быть очень хорошего качества.

2. Распознавание первички для ввода в 1С

Распознавание первички в 1С – это шаг, когда программа автоматически распознает сканированные первичные документы, чтобы извлечь из них данные и проверить их корректность.

Есть 2 важных фактора этого процесса:

(1) скорость обработки документов – лучше, чтобы не превышала 15 сек. на документ. Иначе придется долго ждать документы с обработки и это затянет весь процесс.

(2) качество распознавания должно быть такого уровня, чтобы проверка извлечения данных занимала не больше минуты на документ.

Качество изображений документов влияет на качество распознавания первички. Сканировать документы в 1С для этих целей можно на любом сканере, но данные и структура должны быть хорошо видны человеческим глазом. Кляксы и небольшие помятости не влияют на качество распознавания.

3.Проверка корректности распознавания первичных документов

После того как документы обработались, нужно проверить корректно ли прошел процесс. Здесь очень важно удобство интерфейса, которое заключается в следующем:

(1) данные, в которых система сомневается должны быть отмечены, чтобы бухгалтеру оставалось проверить только эти области, а не весь документ; и

(2) изображение документа и извлеченные данные должны быть хорошо видны и легко-управляемы.

Если такого функционала нет, то документы придется проверять полностью, а делать это будет неудобно, что сделает автоматизацию бессмысленной.

Желательно, чтобы интерфейс программы для проверки документов был не в 1С, а предоставлялся как внешняя программа, как это реализовано у Jetlex. Дело в том, что сервисы, которые работают полностью внутри 1С не удобны для перепроверки документов, потому что интерфейс 1С ограничен для этих целей.

4.Загрузка документов в 1С и ввод аналитических данных

Чтобы загрузить первичные документы в 1С, нужно произвести интеграцию с 1С. Нужно лишь установить обработку 1С через саму 1С. Занимает процедура несколько минут на одну базу. Кстати, не все программы поддерживают работу с несколькими базами 1С, это нужно учитывать.

Интеграция происходит один раз и дальше можно загружать распознанные документы в 1С.

Обычно выгрузка документов в 1С происходит в полуавтоматическом режиме – выбираете документы для выгрузки и они попадают в раздел поступлений. Но до этого нужно еще проставить аналитические данные.

Стоит отметить, что в Jetlex для этого есть эксклюзивный функционал – вся аналитика заполняется прямо в Jetlex, причем автоматически по вашим предпочтениям. То есть счета учета, виды номенклатур и прочие данные выставляются автоматом по вашим настройкам и при необходимости эти данные можно изменить из Jetlex для конкретного случая.

Также только в Jetlex документы из 1C попадают в раздел поступлений одни кликом. А так как вся аналитика вводится из Jetlex, то в 1С остается только провести документ.

Электронный архив

Загрузка сканов в 1С производится вместе с извлеченными данными, но лучше хранить документы в электронном архиве сервиса, так 1С не начнет со временем подтормаживать из-за объема изображений. К тому же из электронного архива сервиса удобнее выгружать документы для налоговой – уже в нужном формате и с нужным названием.

Выводы и отзыв о Jetlex

Автоматический ввод первички в 1С со сканера – это хорошее подспорье для экономии времени бухгалтера. Довольно соблазнительно, что можно сэкономить часы, а то и недели на рутинной задаче. Помните, что чем больше документов, тем полезнее сервис.

Jetlex – это хороший выбор, если все же автоматизация ввода вам подходит и у вас от 100 документов в месяц. Нам сервис понравился высокой точностью распознавания первичных документов, простотой использования и удобством интерфейса.