Расходы организации на доставку работников: как учитывать?

Возим сотрудников, чтобы они не заболели коронавирусом

Работодатель организовал доставку своих работников до места работы, чтобы они не пользовались общественным транспортом во время распространения коронавирусной инфекции.

Но место расположения организации не обусловлено удаленностью от населенных пунктов и до нее можно добраться на автобусе или трамвае.

В таком случае расходы на доставку работников не являются обоснованными. Их учесть в расходах по налогу на прибыль не получится (письмо Минфина России от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69400).

По общему правилу расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом не учитываются по налогу на прибыль.

Исключение составляют расходы, которые:

• связаны с технологическими особенностями производства;
• предусмотрены трудовыми или коллективными договорами.

Это следует из пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса.

Доставка работников как форма оплаты труда

Расходы на доставку работников до места работы могут учитываться по налогу на прибыль, если:

• доставка работников обусловлена удаленностью места нахождения организации от маршрутов общественного транспорта;
• работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом;
• расходы на оплату проезда к месту работы и обратно произведены в силу технологических особенностей производства;
• расходы на доставку работников до места работы являются у организации формой системы оплаты труда.

В таком случае можно учесть эти затраты в составе расходов на оплату труда в соответствии с подпунктом 25 статьи 255 Налогового кодекса (письма Минфина России от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69400, от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758).

Однако, помимо перечисленных условий, расходы на доставку работников должны еще быть предусмотрены трудовыми или коллективными договорами (письма Минфина России от 16.04.2019 № 03-03-07/26913, от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198).

При этом неважно, используется служебный транспорт организации или она заключила договор с транспортной компанией (письма Минфина России от 10.01.2017 № 03-03-06/1/80079, от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198).

Если затраты на доставку работников до места работы не являются формой системы оплаты труда и не носят социальный характер, то они не могут быть учтены по налогу на прибыль организаций.