Расходы ГСМ: нормативы, отчетность, арбитраж

Нормировать расходы на ГСМ, согласно письмам Минфина РФ№ 03-03-06/1/2875 от 27 января 2014 года и № 03-03-06/1/20097 от 3 июня 2013 года, – это право организации, но не обязанность. Однако во избежание лишней напряженности при проверке налоговыми органами зафиксируйте нормы расходования горючего в учетной политике. Непрофильные организации могут выбрать один из возможных вариантов: разработать собственные нормы, применять информацию завода-изготовителя используемых транспортных средств или принять нормативы, рекомендованные Приказом Минтранса № АМ-23-р от 14 марта 2008 года.

При таком богатстве выбора все же рекомендую использовать разработанные ведомством нормативы или близкие к ним, так как именно на них ориентируются налоговики при проверке.

Факторы повышения

Впрочем, есть несколько факторов, которые позволяют предприятию повышать нормы – всего около 30 различных параметров. К ним, например, относятся: возраст транспортных средств, сезон эксплуатации автомобиля, количество жителей в населенном пункте, где эксплуатируется транспорт. Законодательство в части нормирования расходов на ГСМ меняется нечасто, это одна из самых консервативных отраслей экономики. В числе последних важных событий – распоряжение Минтранса № НА-90-р в 2015 году внесло корректировки в перечень транспортных средств и в размеры поправочных коэффициентов. Не забывайте, что нормы расхода ГСМ фиксируются в приложении к учетной политике организации, а любые изменения должны быть тут же зарегистрированы с указанием числа, с какого вступают в действие.

Подтверждаем расходы на ГСМ

Форма путевого листа как документа учета утверждена Постановлением Госкомстата России № 78 от 28 ноября 1997 года. Отдельные бланки предусмотрены для легкового транспорта, автобусов, грузовых машин и пр. Эти формы обязательны лишь для профессиональных перевозчиков. Непрофильные организации могут разработать свой бланк и отразить его в учетной политике компании как дополнительное приложение с образцом. Минфин указал на это еще в письме от 20 сентября 2005 года № 03-03-04/1/214. Для каждой машины оформляется отдельный путевой лист. Максимальный срок его действия – один месяц. В документе следует прописать точный маршрут поездки, а также расход ГСМ для конкретного транспортного средства. Важно помнить, что это первичный документ, он обосновывает факт эксплуатации автотранспорта, поэтому должен быть максимально подробным. С развитием технологий активно стало применяться GPS-отслеживание движения. Полезным будет знать, что, согласно письму Минфина от 16 июня 2011 года № 03-03-06/1/354, распечатку с данными о маршруте допускается использовать для подтверждения расходов на топливо.

Читайте также «Учет компенсаций ГСМ»

Выбираем формы отчетности

Учет ГСМ, как и другие участки бухгалтерского учета, предполагает наличие отчетных форм, которые позволят контролировать объемы закупаемого топлива, сравнивать расходы с показателями счетчиков и пр. Непрофильные организации не обязаны составлять какие-то определенные своды, но когда машин на предприятии больше двух, будет проще учитывать затраты, если вести внутреннюю отчетность. Стоит отметить, что выбранные формы отчетности, сроки их оформления и ответственных лиц должен утвердить руководитель отдельным приказом.

Отчет о движении ГСМ

Первая из полезных отчетных форм – отчет о движении ГСМ. Составляет его сотрудник, материально ответственный за выдачу топлива, на основании первичных документов: ведомости учета возврата талонов, карточки учета расхода ГСМ, товарно-транспортных накладных, актов, требований и пр. Этим отчетом завершается работа с первичными документами, в нем должны найти отражение Ф. И. О. сотрудника, получающего топливо, виды топлива с указанием единиц измерения, цель выдачи. Важно отметить остаток на начало и конец отчетного периода, поступление и выбытие ГСМ. Основной отчет может сопровождаться приложениями, например, это могут быть приходно-расходные документы. Все бумаги заверяются ответственным лицом. На основе этого отчета бухгалтерия производит расчеты, в том числе и для фискальных органов по налогу на прибыль, и составляет необходимую документацию.

Ведомость учета выдачи ГСМ

В ведомости должно быть отражено все выданное сотрудникам предприятия горючее. Бухгалтерия выписывает ГСМ только после того, как водитель предъявит путевой лист или иной документ – конкретный порядок должен быть установлен в учетной политике. Топливо указывается в литрах, а масла – в килограммах. Итоговое количество ГСМ суммируется в конце ведомости. Кроме того, в документе указывается: наименование и марка топлива, сведения о ТС, такие как марка, модель и регистрационный номер, сведения о водителе, а именно: его Ф. И. О. и табельный номер, дата выдачи ГСМ. Водитель и сотрудник, ответственный за выдачу горючего, обязательно должны проверить все данные и заверить ведомость. Одновременно с заполнением ведомости материально ответственный работник должен расписаться в путевом листе. В ведомость вносятся также данные о горючем, которое необходимо во время ремонта и техобслуживания ТС. Основанием для записей будут накладные и лимитно-заборные карты.

Судебная практика

Основная законодательная база по учету путевых листов и расходов на ГСМ была принята еще в 2008 году, однако за эти годы накопилось достаточное количество судебных решений, которые вносят уточнения в трактовку нормативных документов. Показателен пример с путевыми листами. Повторюсь: единой утвержденной законодательством формы нет, в Приказе Минтранса № 152 от 18 сентября 2008 года есть лишь перечень параметров, которые должны быть в бланке путевого листа, в их числе данные об автомобиле, сведения о водителе, показания спидометра до и после поездки, маршрут транспортного средства и пр. По замыслу ведомства именно эта информация из путевого листа должна подтверждать факт использования транспортного средства, обосновывать затраченные на ГСМ средства. Однако в своем постановлении Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа от 23 ноября 2009 года № А56-4991/2009 озвучил решение. Арбитр сообщил, что помимо путевых листов, принять к учету нужно иные документы, представленные ответчиком: договор с контрагентом, платежные поручения, товарные накладные, счета на оплату, счета-фактуры, иные документы, подтверждающие использование приобретенных ГСМ в производственных целях, ведомости выдачи талонов на ГСМ, регистры бухгалтерского учета талонов на отпуск ГСМ и пр. Все они могут стать подтверждением правомерности и обоснованности расходов, а значит, нет оснований для доначисления налога на прибыль и тем более пеней. Аргументируя свою точку зрения, ФАС ссылается на пункт 1 статьи 9 Федерального закона № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 «О бухгалтерском учете» (новая редакция – Федеральный закон № 402-ФЗ от 23 мая 2016 г.).

Затраты без ограничений

Еще раньше, в 2007 году, ФАС Московского округа вынес подобное решение (постановление АС от 28 сентября 2007 г. № КА-А41/9866-07). Ведомство считает, что Налоговый кодекс не ограничивает компании в части учета затрат на ГСМ и содержание служебных автомобилей. Эта позиция нашла поддержку и в 2008 году, когда ФАС Центрального округа в своем постановлении по делу № А09-3658/07-29 уточнил, что Методические рекомендации № АМ-23-р от 14 марта 2008 года носят рекомендательный характер и указанные в документе положения не обязательны для всех организаций. Кстати, право фирм разрабатывать свои нормы учета ГСМ, задекларированное письмами Минфина № 03-03-06/1/2875 от 27 января 2014 года и № 03-03-06/1/20097 от 3 июня 2013 года, тоже порой оспаривается налоговыми органами. Однако позиция судов в таких случаях чаще всего остается на стороне предприятий, как, например, в решении Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25 сентября 2015 года по делу № А53-24671/2014.