Путевой лист с 1 марта 2023: реквизиты

Приказ Минтранса РФ от 28.09.2022 г. № 390 содержит обновленный порядок оформления путевых листов, который применяется с 1 марта 2023 года. Старый порядок, который был утвержден Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 г. № 368 хоть и обещали применять до 2027 года, отменили.

Что изменилось в путевом листе с 1 марта 2023 года

1. Вместо сведений о собственнике (владельце) транспорта (ТС) нужно указывать сведения о лице, оформившем путевой лист.
2. В путевом листе нет наименования и номера.
3. Собственник (владелец) автомобиля вправе включать в путевой лист дополнительные сведения с учетом особенностей перевозки.
4. В путевой лист нужно включать показания одометра и в том случае, когда оформлено нескольких путевых листов на одно транспортное средство - при приеме-сдаче автомобиля последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя.
5. Сведения о виде перевозки должны включать конкретную информацию о перевозках.
6. Путевой лист можно оформить  на бумаге или в электронном виде. Документ оформляет собственник (владелец), а если автомобиль передали в аренду с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель.
7. Отметки о медосмотре в электронном путевом листе должны быть заверены усиленной квалифицированной ЭП медработника или усиленной неквалифицированной ЭП, созданной на Госуслугах.

Такие же подписи должны подтверждать отметки:

• о дате и времени выпуска автомобиля на линию;
• о дате, времени и результате предрейсового контроля техсостояния;
• о дате, времени и показаниях одометра при выезде автомобиля с парковки и возвращении на нее. 

Таблица. Отличия путевых листов в 2023 года от путевых листов 2022 года.

Правила оформления путевых листов в 2023 году

Правила заполнения путевого листа в 2023 году Минтранс России утвердил Приказом от 28.09.2022 г. № 390. Они действуют с 1 марта 2023 до 1 марта 2029 года.

Электронная форма журнала учета путевых листов

Путевой лист должен быть оформлен на бумаге или в форме электронного документа.

С 2022 года разрешено вести журнал путевых листов в электронной форме. Он должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Сколько нужно путевых листов

Если у водителя в течение рабочей смены (одного дня) несколько рейсов заполнить можно путевой лист на один день.

Если водитель отправляется в дальний рейс, продолжительностью более дня или смены, путевой лист оформляется на срок, соответствующий длительности рейса.

Если отправлен рейс со сменными водителями, можно оформить несколько путевых листов на один автомобиль для каждого водителя.

Обратите внимание, сейчас путевой лист нужно заполнять на каждый автомобиль, который используется организацией или предпринимателем (п. 10 Приказа № 390).  Путевой лист составлять, даже если в транспортном средстве нет груза или пассажиров.

Обязательные реквизиты путевого листа

Перечень обязательных реквизитов для путевого листа можно составить, взяв данные из Приказа Минтранса РФ от 28.09.2022 г. № 390 и статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты из Приказа № 390 дают право на эксплуатацию автомобиля и допуск водителя к рейсу.

Обязательные реквизиты из статьи 9 закона № 402-ФЗ необходимы для бухгалтерии, чтобы учесть все транспортные расходы.

В путевом листе должны быть все обязательные реквизиты по Приказу № 390 Иначе автомобиль после проверки ГИБДД может быть остановлен, компании грозит штраф.

Если раньше в путевом листе нужно было указывать номер и наименование, теперь этих реквизитов в путевом листе нет.

Срок действия путевого листа

Здесь нужно проставить число, месяц, год поездки по путевому листу. Путевой лист может быть выдан на несколько дней, но на один рейс и один автомобиль.

Сведения о лице, оформившем путевой лист

В этом блоке сведений нужно указать:

• Либо наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН организации.
• Либо фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП, если путевой лист составляет ИП.

Сведения о транспортном средстве

В сведениях о транспортном средстве нужно указывать:

• марку транспортного средства и прицепа (при наличии),
• тип транспортного средства: легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.;
• государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если есть);
  
•  показания одометра (полные километры пробега):
• при выезде с парковки и по возвращении на нее; 
• при приеме-сдаче автомобиля последующему водителю по окончании рабочего дня, если оформлено нескольких путевых листов на одно транспортное средство.
• день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом;
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе (водителях) транспортного средства. Отметки о медосмотре и техконтроле

Сюда вносят ФИО водителя, дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если такой осмотр предусмотрен законом.

По правилам оформления путевых листов в них нужно проставлять отметки после медосмотра водителя и техосмотра автомобиля.

По медосмотру вносят отметки:

• по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

За допуск водителей к работе без медосмотров установлена административная ответственность.

По итогам техосмотра делается отметка: «Выпуск на линию разрешен» за подписью ответственного лица.

Сведения о виде перевозки

Реквизит «Сведения о перевозке» появился в 2021 году. Он включает в себя вид сообщения и вид перевозки. 

Если перевозка осуществляется в разных видах сообщения, то нужно указать все осуществляемые виды сообщения через запятую.

В графе «Вид перевозки» нужно указывать один из следующих видов:

• коммерческая перевозка:
• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования;
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• организованная перевозка групп детей автобусами.
• перевозки для собственных нужд;
• передвижение и работа специальных транспортных средств.

Сведения о виде сообщения

Все виды сообщений разделены на: городское, пригородное, междугородное, международное сообщение.

В графе «вид сообщения» нужно указать один из видов сообщения:

• городское;
• пригородное;
• междугородное.

Обязательные реквизиты путевого листа для принятия его к учету бухгалтерией

Обязательные реквизиты документов, которые бухгалтерия вправе принять к учету и на их основании списать расходы поименованы в статье 9 Закона № 402-ФЗ.

Это:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации или ИП;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• единица измерения;
• наименование должности лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни;
• подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов.