Проблемные записи в трудовых книжках: 14 случаев

Из-за нарушений в заполнении трудовых книжек и отсутствия подтверждающих документов у работника могут возникнут сложности при оформлении пенсии. Например, могут быть исключены периоды работы из страхового стажа, и пенсионные выплату будут меньше.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н.

Записи в трудовую, если есть пропущенные строки

Незаполненных строк между записями в трудовой книжке быть не должно. Об этом Минтруд РФ сообщал еще в 2020 году в письме от 30 ноября 2020 г. №14-2/ООГ-17410.

Если кто-то из работодателей внес запись неправильно и пропустил несколько строк, признать трудовую книжку недействительной нельзя. Пояснил Роструд, отвечая на вопрос № 227659 от 15.08.2025 на сайте Онлайнинспекция.РФ.

Пропущенные строки в трудовой книжке исправлять не нужно. Следующая запись вносится сразу после заполненной строки. Вносите пропущенную запись под порядковым номером, следующим за последней записью. Никаких зачеркиваний.

Как вносить запись в трудовую, где есть пропущенные строки

Что делать, если в трудовой книжке есть пустые строки между записями

Вносить «сложные» исправления нужно в том случае, если пропущена запись о приеме или увольнении.

Запись в трудовую книжку при переименовании работодателя

Если за время работы сотрудника меняется наименование организации, это отражается отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.

Например так: «Общество с ограниченной ответственностью «Ритм» (ООО «Ритм») с 01.09.2026 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Сказка» (ООО «Сказка»).

В графе 4 указывается документ-основание (приказ или решение) с его реквизитами. Важно ориентироваться на дату внесения изменений в ЕГРЮЛ.

Разъяснения Роструда России на сайте Онлайнинспекция.рф.

Как внести запись в трудовую книжку при переименовании работодателя

Запись в трудовую книжку о службе по контракту

Гражданский работодатель не имеет права вносить в трудовую книжку запись о прохождении вами военной службы по контракту. Согласно пункту 14 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н, это прямая обязанность кадрового органа той воинской части, где служит военный.

Работодатель по новому месту работы после службы не уполномочен вносить такую запись. Сотруднику нужно обратиться для внесения записи в кадровый орган воинской части, где он служил.

Источник - письмо Минтруда РФ от 26.11.2025 года № 14-6/В-1511.

Как в трудовую внести запись о службе по контракту?

Запись в трудовой о замещении работника на время декрета

С работником, который исполняет обязанности отсутствующего работника, заключают срочный трудовой договор согласно абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ. Если человек проработал более пяти дней и это его основное место работы, нужно внести запись о приеме в трудовую книжку в общем порядке (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

• Графа 1 -  порядковый номер.
• Графа 2 -  дата принятия на работу.
• Графа 3 – должность, например: «Принята по совместительству в бухгалтерию на должность бухгалтера-кассира».
• Графа 4 -  дата и номер приказа, например, Приказ от 12.05.2026 № 32-к.

Разъяснил Роструд России на своем телеграмм-канале.

Нужно ли в трудовую вносить запись, если работник замещает основного на время декрета

Сведения в трудовой книжке о работодателе ИП

ИП по закону обязаны вести трудовые книжки и вносить в них данные о себе.

Статус и ФИО работодателя указывают в графе 3 раздела «Сведения о работе» (Порядок, утврежденный приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н).

Ориентироваться нужно на данные из свидетельства о регистрации: сначала пишется полное наименование, а в скобках — сокращенное (если оно есть). Например: «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович (ИП Иванов И. И.)».

Эта запись делается без порядкового номера и служит «шапкой», под которой далее фиксируется прием на работу.

Как правильно указать работодателя ИП в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке о совместительстве

Данные о совместительстве вносятся в трудовую книжку исключительно по личной инициативе работника ( ст. 66 ТК РФ и п. 11 порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. №320н).

При внутреннем совместительстве, Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки уже содержит название работодателя и запись о приеме на основную должность. Необходимо внести новую строку о совместительстве.

• Графа 1 - порядковый номер, указывать полное название организации не нужно.
• Графа 2 - дата принятия должность по совместительству.
• Графа 3 - должность, например: «Принята по совместительству в бухгалтерию на должность бухгалтера-кассира».
• Графа 4 - дата и номер приказа о назначении на должность совместителя.

При внешнем совместительстве запись делает основной работодатель на основании подтверждающего документа.

• Графа 1 - порядковый номер.
• Графа 2 - дата принятия должность по совместительству.
• Графа 3 – указывается, что сотрудник поступил на работу по внешнему совместительству, пишется наименование компании, подразделение и конкретная должность. Например, «Принята на работу по совместительству в ООО «Ритм» на должность бухгалтера». 
• Графа 4 - ссылка на документ, послуживший основанием для записи (копия приказа о приеме на работу).

Запись по совместительству без разрешения работника

Внесение записей о работе по совместительству — это право, а не обязанность работника. Кадровик не имеет права самостоятельно вносить такие данные без письменного заявления сотрудника и подтверждающих документов.

Даже если речь идет о внутреннем совместительстве, запись в трудовой книжке без личного желания работника будет считаться нарушением трудового законодательства. Инициатива всегда должна исходить от самого человека.

Роструд на своем сайте, отметил, что согласно статье 66 ТК РФ сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы по желанию работника на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Запись о дисциплинарном взыскании в трудовой книжке

ТК РФ четко определяет перечень сведений, которые должны отражаться в трудовой книжке (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). В этот список входят данные о работе, переводах, награждениях и увольнении.

Обычные дисциплинарные взыскания (замечания, выговоры) в трудовую книжку не вносятся. Единственное исключение — когда дисциплинарное взыскание стало причиной увольнения (например, за прогул или неоднократное неисполнение обязанностей). В этом случае в книжку вносится запись именно об увольнении с указанием соответствующей статьи ТК РФ.

Об этом напоминали  инспекторы труда на сайте Онлайнинспекция.рф.

Дисциплинарное взыскание не вносят в трудовую книжку

Запись в трудовой книжке о наградах

В трудовые книжки вносят сведения о награждениях или поощрениях за трудовые заслуги.

Это предусмотрено пп. «г» п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н. 

Запись делается в разделе «Сведения о награждении»:

• в графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);
• в графе 1 – порядковый номер записи;
• в графе 2 – дата награждения;
• в графе 3 – кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой, например, «Награжден Почетной грамотой за высокий профессионализм и многолетний добросовестный труд»;
• в графе 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Какие поощрения нужно отражать в трудовой книжке и как, разъяснил Минтруд России в письме от 08.04.2025 г. № 14-1/ООГ-1824.

Комментарий к документу:

О каких поощрениях нужно вносить запись в трудовую? Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ №14-1/ООГ-1824 от 08.04.2025.

Запись в трудовой книжке в связи с выходом на пенсию

Если в качестве основания человек напишет «по собственному желанию в связи с выходом на пенсию», то уволить его нужно датой, которая указана в заявлении, без двухнедельной отработки.

При увольнении работника в связи с выходом на пенсию в трудовую книжку должна быть внесена запись следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Отметим также, если работника-пенсионера увольняют по соглашению сторон, то в трудовой книжке делают запись: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Разъясняли инспекторы труда на сайте Онлайнинспекция.рф.

Запись в трудовой при увольнении работника в связи с выходом на пенсию

Запись о переводе на дистанционную работу

При обычном переходе на дистанционную работу (изменение только режима и места работы без смены должности или подразделения) запись в трудовую книжку не вносится. Пояснил Роструд.

Отдельная запись о дистанционном характере может быть сделана в бумажную трудовую книжку только по взаимному согласию сторон и желанию сотрудника (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

Перевод на дистанционную работу по инициативе сотрудника в 2026 году: пошаговая инструкция и образцы документов

Запись в трудовой «задним» числом

Это грубое нарушение правил ведения документации. Все записи должны вноситься строго на основании приказов:

• О приеме, переводе или награждении — не позднее 5 рабочих дней.
• Об увольнении — непосредственно в день расторжения договора.

Отмечал  Роструд на сайте Онлайнинспекция.рф.

Порядок ведения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н.

Можно ли в трудовую книжку внести запись задним числом?

Запись в трудовой книжке, если работник написал заявление о переводе на электронку

Если новый сотрудник сразу при трудоустройстве изъявил желание перейти на электронную книжку, нужно:

1. Внести запись о приеме на работу в бумажный бланк.
2. Сразу после этого внести запись о подаче заявления на ведение сведений в электронном виде.
3. Выдать бумажную книжку на руки сотруднику.
4. Зафиксировать выдачу в книге учета движения трудовых книжек.

Точная формулировка последней записи перед выдачей трудовой книжки работнику приведена в письме Минтруда России № 14-2/В-150:

«Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ)».

Запись вносится в графу 3. Затем в графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

 Разъяснил Роструд России на сайте Онлайнинспекция.рф.

Как заполнить трудовую, если работник написал заявление о переводе на электронку

Когда нужно внести изменения в трудовую

Работодатель обязан внести изменения в запись о увольнении в трудовую книжку, если изначально была указана некорректная информация. Например, если в приказе об увольнении указана причина, а в трудовой книжке она отсутствует, работодатель должен исправить эту ошибку.

Когда работодатель обязан внести изменения в трудовую книжку

Исправление даты рождения и фамилии в трудовой книжке

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения вносятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.

Изменения вносятся на титульный лист. Старые данные аккуратно зачеркиваются одной чертой, рядом пишутся новые.

На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ-основание (паспорт, свидетельство о браке и т.д.), которая заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Так разъяснил Роструд России на сайте Онлайнинспекция.рф.

Как исправить дату рождения в трудовой книжке сотрудника

Если титульный лист трудовой книжки заполнен, необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку. В таком случае нужно на титульном листе вкладыша указать последнюю фамилию с титульного листа трудовой книжки, а затем оформить изменение на новую фамилию.

Можно ли заверять записи в трудовой печатью именно кадровой службы

Роструд подтверждает: печать кадровой службы можно ставить в трудовой книжке при заверении записей (например, при увольнении).

Главное требование — на оттиске должны быть четко видны наименование организации и место ее нахождения. Это полностью соответствует пункту 36 Приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н, который приравнивает печать кадрового подразделения к основной печати работодателя.

Можно ли ставить печать ОК в трудовую книжку?

Бухгалтерия.ру