Предупреждаем: акт может пригодиться

Все затраты должны быть подтверждены первичными документами. К их числу, в частности, относят акт о приеме работ (услуг). Но так ли нужен этот документ фирме? Ведь учесть затраты можно, например, на основании счетов или накладных. Практика показывает, что акт необходим не столько для учета, сколько для защиты фирмы от недобросовестных партнеров. Обо всем по порядку.

Чиновники говорят...

Этой весной по поводу акта высказался Минфин. В письме от 30 апреля 2004 г. № 04-02-05/1/33 он указал, что для признания расходов в налоговом учете документ необходим, «...если составление данного документа является обязательным в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором». Расшифруем. Если в договоре ничего не сказано, то акт нужно составить в случае, когда фирма работает по договору подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ).

Налоговые работники с финансовым ведомством не согласны и зачастую составлять акт требуют. Они ссылаются на пункт 2 статьи 272 Налогового кодекса, где сказано, что фирмы принимают расходы в налоговом учете на дату подписания акта приемки-передачи услуг. Но, например, для посреднических договоров кодекс подобных требований не содержит.

Следует отметить позицию столичных инспекторов. Они разрешают фирме заменить акт любым документом. В письме УМНС по г. Москве от 1 апреля 2004 г. № 26-12/22902 налоговики подчеркивают, что подтверждением затрат «могут являться договор об оказании услуг,... отчет агентства о результатах оказанных услуг, счета и т. п.». Кроме того, ранее в письме от 23 сентября 2003 г. № 26-12/52307 помимо уже названных документов они выделяли еще «счет-фактуру, квитанцию к приходному кассовому ордеру, иные платежные документы». Поэтому, чтобы учесть расходы, составлять акт необязательно. Да и за отсутствие этого документа оштрафовать вас не смогут, потому что вы следовали официальным разъяснениям ведомства (ст. 111 НК РФ).

Своя голова на плечах

Итак, акт сдачи-приемки можно не составлять. Однако полностью отказываться от этого документа мы не рекомендуем. Он может обезопасить вас от недобросовестных контрагентов. Если партнер услуги вам окажет некачественно, вы имеете право либо отказаться подписывать акт приемки, либо сделать в нем отметку о том, что работа выполнена некачественно (п. 2 ст. 720 ГК РФ). Тогда от подрядчика можно потребовать неустойку. Но если вы приняли работу без подобных замечаний, то любые претензии суд признает необоснованными (см. например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 19 февраля 2004 г. по делу № А43-7478/2002-28-330).

Другая ситуация – фирма выполнила подрядные работы. Но заказчик отказался их оплачивать. Она обратилась в суд. Однако подтвердить свою правоту не смогла. Судьи компанию не поддержали, потому что «не представлено доказательств подписания актов приема-передачи» (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 5 февраля 2004 г. по делу № А33-7344/03-С2-Ф02-50/04-С2).

Подведем итог

Итак, для подтверждения затрат в налоговом учете можно обойтись и без акта приемки. Но в гражданско-правовых отношениях документ лишним не будет. Напомним, унифицированной формы акта сдачи-приемки услуг не существует. Так что форму этого документа вы можете придумать самостоятельно. Закон о бухучете этого не запрещает. Главное, чтобы акт содержал все обязательные реквизиты (ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

Особое внимание уделите описанию работ (услуг). Раскройте в документе все нюансы и особенности. Например, если было оказано несколько услуг, укажите их перечень, опишите каждую из них. Потому что в случае спора формального акта будет недостаточно. Ведь такие документы «не конкретизируют оказанные услуги и не позволяют определить, какие виды работ были выполнены» (постановление ФАС Северо-Западного округа от 12 августа 2004 г. по делу № А56-5518/04).

М. Гриня, эксперт ПБ