Правила учета расходов на проезд по платным дорогам

Для таких расходов, как и для всех, принимаемых к учету, важно наличие подтверждающих документов и экономическая целесообразность.

Расходы на проезд по платным дорогам можно учитывать:

• в составе расходов на содержание служебного автотранспорта на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ;
• в составе сборов за право въезда, проезда, как часть командировочных расходов в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Платная дорога не может быть безальтернативной

Федеральный закон № 257-ФЗ обязывает власти прокладывать платные дороги в дополнение к дорогам, движение по которым бесплатно. То есть, по всем направлениям у водителя должен быть выбор между платной и бесплатной дорогой. Строить платные дороги там, где нет свободных дорог не разрешено.

Часто платная дорога становится безальтернативной для водителя, если на бесплатной дороге накапливаются длинные «пробки» и движение по ней проблематично.

Организации, которые обеспечивают движение по платным дорогам обязаны:

• обеспечивать беспрепятственный проезд, исключающий образование «пробок»;
• устранять неисправности, препятствующие нормальному движению автомобилей;
• обеспечить эвакуацию неисправного транспорта, в том числе в результате ДТП.

Расходы на проезд по платной дороге

Как и все расходы, которые бухгалтер включает в налоговую базу по прибыли, согласно статье 252 НК РФ, расходы на проезд по платной дороге должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

Чтобы экономически обосновать необходимость проезда по платной дороге, при наличии на этом направлении или участке бесплатной дороги, директору компании нужно издать приказ. В нем необходимо указать причины, по которым выбрана платная дорога.

В целом платная дорога имеет ряд преимуществ. Такие как: развитая инфраструктура (кафе и заправки через каждые несколько километров, хорошее дорожное покрытие (без ям и выбоин), большое количество полос движения, выше разрешенная скорость движения.

Причины выбора платной дороги при наличии бесплатной альтернативы:

1. Сокращение времени в пути.
2. Необходима ускоренная доставка (продукты питания).
3. Сокращение расходов на ГСМ (платная дорога короче).
4. Снижение рисков потери, утраты груза.
5. Условия договора пассажирских перевозок.
6. Уменьшение износа шин из-за качественного покрытия дороги.
7. Обеспечение оптимальной, безопасной, щадящей эксплуатации автомобиля с целью продления срока службы и снижения расходов на техническое обслуживание.
8. Наличие необходимой инфраструктуры, обеспечивающей безопасность водителя, соблюдение режима труда и отдыха, питание.
9. Любые другие, соответствующие вашей деятельности.

Документы для подтверждения расходов по платным дорогам

Чаще всего расчеты за проезд служебных автомобилей по платным дорогам фирма проводит через оператора дороги. Бывает, что сотрудники самостоятельно приобретают талоны на проезд по платным дорогам, либо оплачивают возможность проезда непосредственно на въезде через специальный терминал. 

Во втором случае, деньги работнику оформляются под отчет, а затем нужно составить авансовый отчет, к которому приложить чек-талон.

Траснпондер для фирмы

 Транспондер — это электронное устройство, позволяющее безостановочно проезжать пункты оплаты по специально выделенным полосам и производить оплату в автоматическом режиме. Оплата дороги с применением транспондере дешевле.

Транспондер для проезда по платной дороге можно купить или взять в аренду. Стоимость отличается в зависимости от компании, продающей устройство, и точки продажи.

Обслуживанием платных дорог в России занимается государственная компания "Автодор". В случае приобретения транспондеров подтвердить расходы можно договором с ООО "Автодор-Платные Дороги" и документами об оплате.

Юридическим лицам, после завершения отчетного периода, ООО "Автодор - Платные Дороги" предоставляет следующий пакет отчетных документов:

• акт оказанных услуг;
• отчет об исполнении поручения;
• счет-фактуру на услуги с НДС.

Срок предоставления документов с 5 – 15 число по завершению каждого расчетного периода (расчетный период равен 1 (одному) календарному месяцу):

• Акт выполненных работ – ежемесячно;
• Акт сверки взаиморасчетов – ежеквартально.

Срок предоставления документов – ежемесячно после 15 числа по завершению каждого расчетного периода (расчетный период равен 1 (одному) календарному месяцу).

Документы можно получать по системе электронного документооборота. В Личном кабинете на сайте Автодора доступны следующие отчетные документы:

•  акт оказанных услуг;
• отчет об исполнении поручения;
• акт сверки за месяц;
• подробный отчет о совершенных поездках (группировка по PAN);
• отчет по списку средств оплаты у клиента и их статусам.

Расходы на платные дороге для УСН-компании

Затраты на парковку автомобилей компании и проезд по платным дорогам прямо не названы в перечне расходов, разрешённых для компании на УСН.

Но, как разъяснял Минфин, эти расходы можно учесть, но нескольким основаниям:

1. Если парковку и платную дорогу сотрудник оплачивает по пути в командировку, эти расходы можно списать как командировочные (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
2. Плату за парковку можно учесть в составе материальных, как расходы на услуги сторонних организаций (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Главное, чтобы у фирмы были все документы, обосновывающие и подтверждающие расходы.

Кроме того, нужно, чтобы был приказ директора, в котором обосновано использование платной парковки или платной дороги. О том, что указать в приказе мы написали выше.