Правила перевода на удаленку

Перевод сотрудников на удаленную работу для сокращения социальных связей стал весной этого года одним из наиболее эффективных способов защиты здоровья сотрудников и их близких. Такая практика применялась в Китае зимой и показала свою эффективность. Сегодня на удаленную работу переходят компании п  всему миру, например, в Нью-Йорке в офисах может находиться не более 25 % персонала, большинство сотрудников должны трудиться дистанционно, российские работодатели последовали рекомендациям специалистов и начали переводить своих работников на дистанционную работу.

Давайте разберемся, что нужно сделать работодателю для того, чтобы осуществить перевод сотрудников на удаленный режим занятости, соблюсти при этом формальности, минимизировать возможные риски. Сразу обратим внимание, что на момент публикации этого материала официальных разъяснений Роструда не было, возможно, они появятся в скором будущем.

Юридические тонкости

Российское трудовое законодательство сегодня разрешает работникам трудиться либо на рабочем месте, либо дистанционно. В соответствии со статьей 312.1 Трудового кодекса под дистанционной занятостью понимается выполнение определенной трудовым договором функции: вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), а также вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Условием для такой работы является использование информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета, для выполнения своих трудовых обязанностей и взаимодействия между работодателем и сотрудником.

Ранее Федерация независимых профсоюзов России объявила, что распространение коронавирусной инфекции относится к числу обстоятельств непреодолимой силы, затрагивающих права граждан, поэтому каждый специалист может обратиться к своему работодателю с просьбой о переводе на удаленную работу при наличии таковой возможности.

Что же нужно сделать?

Все просто: работнику необходимо написать заявление о переводе на дистанционную работу, указать в нем уважительную причину, по которой компания должна разрешить специалисту трудиться вне территории работодателя. В случае соглася со стороны компании нужно подписать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будут определены условия удаленной работы и период такого формата взаимодействия.

Если работодатель отказывается переводить работника на дистанционную работу, тот вправе перейти на больничный в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 18 марта 2020 года № 294.

Но может быть и обратная ситуация, когда сами сотрудники отказываются заключать дополнительные соглашения и переходить на дистанционную работу. В этом случае заставить работников принудительно покинуть территории работодателя нельзя, специалисты могут находиться на своих рабочих местах, пока по всей стране или в конкретном регионе не будут введены обязательные меры по переводу работников на даленную работу.

Также в качестве альтернативы временному переводу на удаленную работу работодатель вправе перевести сотрудника без его согласия на не обусловленную трудовым договором работу на срок до одного месяца (ст. 72.1 ТК РФ).

Организационные вопросы

Для того чтобы организовать дистанционную работу, следует разработать специальный документ – Политику об удаленной работе. В нем мы рекомендуем изложить несколько основных положений. Сроки действия Политики и ее приоритет по отношению к другим внутренним нормативным актам. Многие компании не рассчитывают на длительный период нахождения работников удаленно и переводят сотрудников дистанционно на 1–2 недели с возможностью продления срока. Чтобы данный документ не вступал в противоречия с другими внутренними нормативными актами компании, необходимо подчеркнуть его приоритет.

Второй важный блок, на который стоит обратить внимание: указание подразделений компании, работники которых будут направлены на работу дистанционно. Большинство предприятий не имеют возможности перевести на удаленную работу всех сотрудников, они вправе выделить лишь те подразделения, специалисты которых могут выполнять работу вне территории компании. В Политике следует четко определить категории работников, на которых будут распространяться ее положения. Следует указать, является ли условие перехода на дистанционную работу обязательным либо добровольным.

Следующий важный блок – период установления карантина (простоя). Данная мера предусматривается в случаях, когда не все специалисты согласны самостоятельно перейти на удаленную работу. Как было отмечено выше, работодатель не вправе переводить их принудительно, но согласен полностью компенсировать время карантина, если сотрудник продолжит выполнять работу из дома.

Далее следует подробно описать блок, посвященный правилам работы из дома. Он включает в себя:

• рабочий график

  Обычно в условиях удаленной занятости сотрудники вправе самостоятельно регулировать свой рабочий график, но для некоторых категорий специалистов, например из колл-центра, такая вариативность невозможна. В этом разделе укажите должности и определенные часы работы таких сотрудников.
• условия взаимодействия с работодателем

  Как уже отмечалось, дистанционная работа предусматривает взаимодействие сторон через Интернет, телефон или почту.
• инструментарий для удаленной работы

  Многие компании не позволяют сотрудникам использовать свои ноутбуки для работы в офисе. Однако для организации дистанционной работы предприятие должно обеспечить возможность создания удаленного места работы или разрешить сотруднику использовать домашний компьютер. Существует множество специальных программ, позволяющих обеспечить качественную организацию дистанционной работы, возможности для телефонной, видео- и конференцсвязи. В Политике следует изложить перечень инструментария, который будет применяться работником. Особое внимание обратите на информационную безопасность.
• план работ

  В этой части работодатель должен установить для сотрудника, занятого дистанционно, план работ, внесение изменений в который, согласование отдельных условий могут осуществляться посредством электронной переписки.
• формы отчетности

  Работодатель должен определить порядок и формы предоставления отчетов о проделанной работе.

В заключение обращу внимание на то, что на период пандемии не рекомендуется пользоваться общественным транспортом.

Ксения Архипова, старший партнер группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ»