Как оформить приказ о работе компании в режиме самоизоляции из-за COVD-19

На период нерабочих дней организация может перейти на удаленку полностью, перейти на удаленку частично, объявить простой, отправить желающих в полностью оплачиваемый отпуск.

Во избежание конфликтов с работниками или проверяющими лучше всего оформить приказ об организации работы в особом режиме. Ознакомить работников в приказом можно по электронной почте, получив уведомление о прочтении от каждого работника.

Приказ может быть составлен в произвольной форме. В него вы можете включить важные для вашей компании или специфики деятельности пункты.

Что предусмотреть в приказе:

1. Нужно определить список отделов либо сотрудников, которые могут работать на удаленке. На удаленку можно отправить всех работников, кого-то персонально или какие-то отделы.
2. Нужно продумать и внутренним документом определить способы коммуникации. Например, электронная почта, мессенджеры.
3. Очевидно, что возрастает роль системных администраторов. Их ответственность нужно отдельно подчеркнуть в приказе.
4. Нужно составить дополнительные соглашения в трудовым договорам.
5. Можно собрать заявления от работников с просьбой перейти на удаленку, но это не обязательно. Оснований для перехода на удаленку достаточно: указ президента о нерабочих днях.
6. Если кто-то из работников вынужден будет оставаться в офисе или периодически там появляться, нужно указать его в приказе и подготовить ему разрешение на посещение рабочего места. В ряде регионов вводятся специальные пропуска, попытайтесь подать заявку на такой пропуск. Уточняйте информации за сайте администрации вашего города.
7. Ознакомить с приказом сотрудников предприятия.

Образец приказа о переходе организации особый режим работы

ПРИКАЗ

о работе предприятия в условиях ограниченных мер из-за распространения COVID-19

В целях обеспечения требований Указа Президента России от 25.03.2020 № 206 и Указа мэра (укажите документ местных властей) в связи с угрозой распространения коронавирусной инфекции

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перевести ООО «Название» на особый режим работы.

2.Перевести на удаленную работу весь штат работников/ следующие отделы/ следующих работников.

3. Руководителям отделов, указанных в пункте 2 настоящего Приказа:

3.1. Уведомить работников своего отдела о переходе на удаленную работу.

3.2. Установить, что для оперативной между работниками используются мобильные телефоны, мессенджер WhatsApp (или укажите другой), электронная почта.

3.3. Установить, что для обмена документами используется Dropbox (или укажите другой файлоообменник или способ передачи, если нужно)

3.4. Составить обновленные списки работников с указанием мобильных телефонов и адресов электронной почты.

3.5. Провести интруктаж о порядке и способах взаимодействия между сотрудниками, правилах деловой переписке, периодичности и формах отчетности для каждого работника.

3.6 Согласовать взаимодействие между сотрудниками на удаленной работе и сотрудниками, обеспечивающими работу предприятия на особом режиме и находящими в офисе.

3.5. Менеджеру по кадрам в лице (укажите ФИО) оформить дополнительные соглашения к трудовым договорам сотрудников, направляемых на удаленную работу.

4. Системному администратору (укажите ФИО) / отделу информационных технологий, в лице ответственного (укажите ФИО):

4.1. Организовать подключение удаленного доступа для следующих сотрудников / отделов: ____________________________________.

4.2. Проинструктировать работников о правилах работы в режиме удаленного доступа.

4.3. Обеспечить бесперебойную работу компьютеров.

5. Работникам, у которых нет возможности работать в режиме удаленной работы, предоставить возможность оформить ежегодный оплачиваемый отпуск. 

6. Отделу производства / или любому другому отделу, чья работа не может быть остановлена или переведена на удаленку.

6.1. Продолжать работать в обычном режиме.

6.2. Обеспечить сотрудников защитными масками и антисептическими средствами. Ответственный: (укажите ФИО и должность).

6.3. Обеспечить обработку территории предприятий и рабочих мест дезинфицирующими средствами. Ответственный: (укажите ФИО и должность).

6.3. Измерять сотрудникам температуру ежедневно перед началом рабочей смены. Данные о температуре вносить в журнал регистрации температуры сотрудников. Работников в повышенной температурой отстранять от работы с направлением к врачу. Ответственный: (укажите ФИО и должность).

7. ФИО должность обеспечить покупку термометров, медицинских масок, антисептиков в необходимом количестве. 

8. В связи с отсутствием заказов из-за снижения спроса на продукцию объявить простой отделов _____________________________ на период с __________________ по _________________________  и освободить сотрудников от обязанности присутствовать на рабочем месте на период простоя.