Поставщики упростят управленческий учет заказчика

Сейчас весьма распространена практика, когда для целей управленческого учета в компании выделяют центры ответственности, каждому из которых присваивается уникальный код. Каждый сотрудник также имеет свой табельный номер. Таким образом, все затраты, которые осуществляет работник, легко отнести на тот центр финансовой ответственности (ЦФО), в котором он работает.

Когда компания приобретает что-либо для определенного ЦФО, например для администрации, трудностей с распределением затрат не возникает. Но как быть, если организация расходует средства на конкретных сотрудников?

Возьмем мобильную связь. Допустим, на переговоры в месяц сотрудники потратили 10 000 долларов США, на эту же сумму поставщик услуг выставил счет. Конечно, бухгалтерия может распределить затраты пропорционально, например, количеству сотрудников отдела. Однако это будет лишь приблизительный расчет. На практике крупные предприятия решают данную проблему следующим образом: они договариваются с поставщиками, чтобы те в приложении к счету указывали дополнительную информацию. Так, помимо наименования услуги и ее стоимости могут быть указаны фамилия и имя сотрудника, потребившего данную услугу, а также код центра затрат, к которому этот работник относится.

Сбор информации без потерь

Поставщик и заказчик должны согласовать формы счетов и перечислить обязательные для заполнения поля. Образцы этих документов можно приложить к договору. Затем партнеры должны разработать документ, который регламентирует процедуру выставления и оплаты счетов. Его составляют в произвольной форме, но обязательно прописывают и согласуют следующие моменты:

• Cроки и этапы выставления счетов. Количество этапов зависит от сложности биллингового процесса и количества вовлеченных в него лиц. Как правило, в процедуре достаточно четырех-пяти пунктов.
• ФИО и должности ответственных лиц. Со стороны заказчика это могут быть сотрудники, которые отвечают за проверку счетов. Например, специалист службы снабжения, офис-менеджер, сотрудник бухгалтерии и т. п. То есть лица, отвечающие за содержание счета, а не за правильность его оформления.

Следует обратить особое внимание, что в процедуру выставления и оплаты счетов нужно обязательно включить пункт, предусматривающий обновление данных о сотрудниках компании. Их переход из одного подразделения в другое, появление новых кадров приводят к необходимости периодического обновления. Следовательно, в документе, описывающем процедуру, следует прописать, что компания-заказчик каждый месяц будет присылать файл, содержащий следующие данные по сотрудникам: табельный номер, ФИО и код центра затрат.

Для регулярного обновления центров затрат заказчик должен назначить лицо в своей компании, ответственное за ведение такого файла. Например, эти обязанности может выполнять работник бухгалтерии. Постоянный обмен информацией позволит избежать пробелов в счетах, а следовательно, и проблем со списанием затрат. Покажем, как работает вышеописанный алгоритм действий, на примере деловых поездок.

Пример

В компании «Данат» деловые поездки сотрудников организует сторонняя организация – туристическое агентство. Его услуги включат в себя заказ билетов, бронирование гостиниц, заказ такси, оформление виз и прочие услуги, которые оказываются конкретным сотрудникам компании. Около 100 сотрудников «Данат», работающих в разных подразделениях, регулярно совершают деловые поездки. Заказывает эти услуги у поставщика специальный трэвел-менеджер. Для качественного ведения управленческого учета расходы каждого сотрудника относятся на его центр затрат. Для этого с поставщиком была достигнута договоренность о том, что он не просто выставляет счет на общую сумму, разбив ее по видам услуг, но и предоставляет подробную расшифровку к счету по каждой услуге. Расшифровка включает содержание самой услуги, фамилию и имя сотрудника (при необходимости, отчество), а также код его центра затрат. Такая подробная информация нужна не только для бухгалтерии. Ведь указание имен и фамилий сотрудников позволяет контролировать расходы средств по компании в целом и, кроме того, является подтверждением самой услуги. Далее эти данные попадают в бухгалтерию «Данат», где затраты списываются по центрам ответственности согласно полученной расшифровке к счету. Теперь данные собраны, и финансовая служба может использовать их для целей учета и анализа.

Издержки детализации

Конечно, предоставление подобной расшифровки к счетам является дополнительной работой, которую приходится выполнять поставщику, чтобы соответствовать требованиям заказчика. Поэтому плата за его услуги при способе расчетов посредством выставления счетов может быть несколько выше. У заказчика также увеличиваются трудозатраты, так как появляется кредиторская задолженность, то есть задолженность перед агентством за оказанные услуги, а вместе с ней и работа по проверке счетов и контролю над их оплатой. Поэтому может появиться мысль: «А почему бы трэвел-менеджеру или секретарю в своем заказе сразу не проставить центр затрат? Меньше работы, затрат, и не надо ничего усложнять». Возможно, для обеих компаний это было бы более простым выходом. Однако человеческий фактор дает о себе знать – секретарь может ошибиться и указать в заявке неверный код, сотрудник агентства также может внести неверные данные в биллинговую программу. В случае, когда центр ответственности указан неправильно и у поставщика отсутствует полная и достоверная информация о ЦФО, он не сможет проконтролировать, правильно ли проставлены их коды. В итоге это приведет ко многим трудностям в учете. Так что чем выше уровень автоматизации, тем лучше. Поэтому привлекать поставщиков к контролю над центрами затрат в расшифровках к счетам все-таки нужно.

Итак, при выборе поставщиков нужно обращать внимание, насколько они технически готовы выполнять предъявленные к ним требования. Новые идеи влекут за собой и новые требования, кто им соответствует, тот и получает заказы.

Юлия Коваль, финансовый аналитик