Подтвержденный перелет: если сотрудник сам покупает билет

Собираясь в командировку и самостоятельно приобретая электронный билет, сотрудник получает его в бездокументарной форме. В этой ситуации оправдательными первичными документами, которые работник должен предоставить в бухгалтерию, будут две бумаги, это следует из письма Минфина РФ от 29 января 2014 года № 03-03-07/3271. Во-первых, маршрут-квитанция – распечатка на обычном листе бумаги маршрута следования с указанием номеров рейсов, временем отправления-прибытия и стоимости перелета. Она содержит сведения о пассажире, дате отправления рейса, наименование и коды аэропортов для каждого рейса, итоговую стоимость перевозки и сборы (если таковые применяются), наименование перевозчика, оформившего билет, норму бесплатного провоза багажа, а также уникальный номер электронного билета.

Маршрут-квитанция является документом строгой отчетности (п. 1 приказа Минтранса РФ от 08.11.2006 г. № 134), применяется для осуществления предприятиями денежных расчетов с наличностью или с использованием платежных карт без применения ККТ (п. 2 приказа Минтранса РФ от 31.08.2011 г. № 228). По утверждению чиновников, аналогом подтверждения состоявшегося факта оплаты является именно эта бумага. Поэтому в случае покупки билета никаких дополнительных документов, подтверждающих факт оплаты для целей налогообложения прибыли не требуется. Обратите внимание, согласно другому письму чиновников, маршрут-квитанция без указания формы оплаты бесполезна для подтверждения расходов (письмо Минифна РФ от 30.04.2013 г. № 03-03-07/15219).

Вторым обязательным документом является посадочный талон, подтверждающий, что перелет действительно состоялся, то есть оплаченная услуга была оказана.

Конфиденциальный тариф

Отдельно хотелось бы остановиться на вопросе тарифов, по которым приобретаются билеты. Например, такая ситуация: билет достался фирме по так называемому конфиденциальному тарифу. Обратите внимание, стоимость при этом в самом билете не указывается (т.к. они считаются уникальными «находками» каждой авиакомпании, являются разработанным ею способом привлечения клиентов и, как правило, признаются коммерческой тайной). Однако цена перелета указывается в другом «сопровождающем» документе – акте приема-передачи. Отдельной строкой прописывается НДС. Счет-фактура в данном случае не выписывается вовсе.

Таким образом возникает ситуация, что в электронном билете отсутствуют данные, позволяющие считать его полноценным документом (исходя из требования п. 1 Приложения к приказу Минтранса РФ от 08.11.2006 г. № 134, согласно которому в билете указываются тариф, итоговая стоимость перевозки, и форма оплаты.), в том числе, по мнению сотрудников Минфина (письмо Минфина РФ от 26.09.2012 г. № 03-07- 11/398) и, соответственно, использовать для подтверждения расходов при расчете налога на прибыль нельзя. К сожалению, акт тоже не исправит положения. Ведь даже не смотря на то, что в нем содержится нужная информация, данный документ не является электронным билетом. Поэтому ни маршрут-квитанция, ни акт приема-передачи, ни обе бумаги в совокупности, в данном случае не будут подтверждать расходы при расчете налога на прибыль, подытожили, чиновники.

Неутешителен и вывод касательно перспективы принятия к вычету НДС. По мнению работников финансового ведомства, согласно пункту 7 статьи 171 НК РФ, суммы налога на добавленную стоимость по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, не принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль, вычетам также не подлежат (письмо Минфина РФ от 26.09.2012 г. № 03-07-11/398).

Получается, что приобретение более дешевого билета может стоить организации двух важных незачетных налогов. Впрочем, в тексте письма можно усмотреть и руководство к другим действиям. Чиновники подчеркнули, что данный документ не является НПА, имеет исключительно информационно-разъяснительный характер и не препятствует фирмам, чье мнение отличается от мнения государственных мужей, опираясь на другие нормы права, действовать иначе.

Вопросы перевода

Еще один актуальный вопрос – нужно ли переводить маршрут-квитанцию на русский язык. Он в настоящий момент до конца не разрешен. Дело в том, что сотрудники Минфина и госслужащие ФНС дают по этому поводу совершенно разные рекомендации. Позиция минфиновцев следующая: раз документирование фактов хозяйственной деятельности в России должно вестись на русском языке (Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина от 29.07.1998 г. № 34н), то и те первичные бумаги, к которым относится и маршрут-квитанция, должны быть переведены. И для электронных документов исключения из этого правила российским законодательством не установлено (письмо Минфина РФ от 10.04.13 г. № 03-07/11/11867). Поэтому та информация и реквизиты, которые необходимы для применения вычета по НДС, должны быть только на русском языке.

Однако, по мнению ФНС, электронному билету при определении налоговой базы по налогу на прибыль дополнительного перевода все-таки не требуется (письмо ФНС РФ от 26.04.2010 г. № ШС-37-3/656@). Ведь значение всех реквизитов электронного проездного документа уже определено различными нормативными документами. Например, фамилия пассажира – это не иностранный язык как таковой, а транслитерация букв кириллицы на соответствующие буквы или буквосочетания латиницы [способ внесение информации, используемый при оформлении загранпаспортов, приказ ФМС РФ от 3 февраля 2010 г. № 26 – прим. автора].

Анна Мишина, для журнала «Расчет» 

Оформить командировку без ошибок

Какие документы необходимо оформлять при командировках, какие расходы можно возместить, а какие – нет, какими нормативами пользоваться и как отразить командировочные расходы - в электронной книге «Командировки работников» >>

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Командировка: ценные советы бухгалтеру

Как учесть электронный билет (журнал "Расчет")

Поболеть и отдохнуть в командировке