Подпись нерукотворная

Электронный документооборот имеет множество преимуществ. Работники фирмы могут получать большие объемы информации, не вставая со своего рабочего места. Обмениваться электронными документами гораздо проще, чем бумажными. Это занимает незначительное время: не нужно добираться до офиса партнера, не нужно даже тратить время на дозвон (к тому же телефонный разговор к делу не пришьешь).

Гражданский кодекс не против

К основным нормативно-правовым актам, регулирующим электронный документооборот, относятся Гражданский кодекс и Закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Пункт 2 статьи 434 Гражданского кодекса гласит: «Договор в письменной форме может быть заключен... путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

Итак, гражданское законодательство допускает обмен договорами по электронной почте. Однако для того, чтобы точно установить стороны такого договора, он должен быть подписан электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Возможность использования такой подписи нам дает пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса. Порядок и случаи использования ЭЦП должны быть предусмотрены либо законодательством, либо соглашением сторон.

Однако имейте в виду, что при обращении в суд использовать такой договор как доказательство весьма сложно. Арбитражно-процессуальное законодательство по этому вопросу пока не развито. Хотя и не исключает использования судом электронного документа (ст. 64 АПК).

Сегодня ЭЦП бухгалтер в большинстве своем использует при подписании банковских платежек и сдаче отчетности через Интернет. Однако возможности такой подписи не ограничены только этими сферами. Любой документ, подписанный ЭЦП, равнозначен документу с живой подписью (п. 3 ст. 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Исключение — законодательно установленное требование о составлении такого документа на бумаге.

Таким образом, когда речь идет об электронных документах, закон предусматривает обязательное использование ЭЦП. Иначе документ, исполненный в электронном виде, не будет иметь юридической силы. Определение ЭЦП дано в Законе от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Там же указаны и возможности использования такой подписи.

Первичка без живой подписи

Теперь поговорим о первичных документах. Будут ли налоговики принимать расходы, оформленные документами в электронном виде?

Порядок оформления первичных бухгалтерских документов регулируется Законом «О бухгалтерском учете». В пункте 7 статьи 9 которого установлено, что первичные учетные документы могут составляться как на бумажных, так и на машинных носителях информации. А значит, закон допускает создание документа в электронном виде. Правда, в случае необходимости фирма должна скопировать его на бумагу для других участников хозопераций, а также по требованию налоговой, суда и прокуратуры.

Минфин также не исключает возможности использования первичных документов в электронном виде. Но только при условии подписания их при помощи ЭЦП. Указанная позиция Минфина нашла отражение в письме от 26 мая 2004 г. № 04-02-05/2/28.

А в письме от 19 мая 2006 г. № 02-14-13/1297 Минфин разрешил бюджетным организациям вести учет на основании электронных документов.

Вести учет на основании электронных документов необходимо в порядке, аналогичном для документов на бумажных носителях. Поэтому ответственность за организацию хранения электронной первички, регистров и отчетности лежит на руководителе.

Возникает вопрос, какие хозяйственные операции можно оформлять электронными документами, а какие только бумажными. Это зависит не от вида документа, а от содержания и условий совершения самой хозяйственной операции. Для примера можно рассмотреть реализацию товара продавцом покупателю. Для оформления данной операции Госкомстатом разработана и утверждена унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12 (постановление от 25 декабря 1998 г. № 132). При торговле обычными товарами накладную необходимо составлять на бумажном носителе. На унифицированной форме этой накладной есть реквизиты, такие как подпись лица, получившего груз. При отсутствии подписи покупателя на накладной у поставщика могут возникнуть проблемы с правомерностью отнесения в состав расходов стоимости проданных товаров. Таким образом, для данного вида операции на сегодняшний день без оформления накладной на бумажном носителе не обойтись.

Такие первичные документы, в которых не требуется подпись представителя контрагента, например, табели учета рабочего времени и др., теоретически могут создаваться и храниться только в электронном виде.

Однако, как уже было сказано выше, в случае если представители налоговых органов потребуют от фирмы копии документов на бумажных носителях, то электронные документы придется перенести на бумагу.

Быть ли «электронному вычету»

А можно ли получить вычет по НДС при получении от поставщика счета-фактуры в электронном виде и заверенном ЭЦП руководителя и главного бухгалтера?

Представители налоговых служб считают, что нельзя. Например, в письме ФНС от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11 указано, что в соответствии с пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. При этом статья 169 кодекса не представляет возможности использования электронно-цифровых или факсимильных подписей. А значит, принять к вычету суммы НДС на основании счета-фактуры, оформленного в электронном виде, нельзя.

Такая точка зрения неоднократно высказывалась налоговыми органами ( письмо МНС России от 21 апреля 2004 г. № 03-1-08/1039/17).

При этом доказать правомерность вычетов в таких случаях налогоплательщикам не удавалось даже в суде (постановление ФАС Дальневосточного округа от 2 февраля 2005 г. № Ф03-А51/04-2/3404, ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. № А13-6464/04-19).

Итак, мы выяснили, что в некоторых случаях без оформления документов на бумажных носителях сегодня не обойтись. Однако электронные документы играют все большую роль во всех сферах человеческой деятельности.

Кроме того, хранить электронные документы намного удобнее. Архив из бумажных документов может занять несколько стеллажей. Те же самые документы, оформленные в электронном виде, умещаются на маленьком диске. Диск можно положить в сейф или в депозитарий банка, а копию сохранить в другом месте.

А значит, не исключено, что в ближайшем будущем развитие технологий позволит значительно снизить бумажный документооборот, заменив его на электронный.

Светлана БЛИНОВА

Отчетность по почте... электронной

Сдавать отчетность в электронном виде обязаны только те фирмы, среднесписочная численность работников в которых превышает 250 человек. Со следующего года этот показатель снизится до 100 человек (п. 3 ст. 80 НК). Несмотря на такое ограничение, налоговики часто отказываются принимать отчетность «без дискетки» даже у малых предприятий. Это незаконно. Однако, отказавшись от сдачи отчетов в электронном виде, вы немного снизите свои трудозатраты при сдаче отчетности, зато сильно увеличите их при сверке. Бумажные декларации в большинстве инспекций вносят со значительным запозданием. Налоговики сейчас стали активно пропагандировать сдачу отчетов по Интернету. Это удобно как для них, так и для бухгалтеров. Первым не надо в сезон сдачи отчетности обслуживать огромные очереди, а вторым не надо в этих очередях стоять. Причем сдавать по Интернету можно не только налоговые декларации, но и бухотчетность. Об этом сказано в пункте 6 статьи 13 Закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ.