Памятка по работе с дистанционными работниками

Особенности дистанционного режима работы

В начале статьи напомним об основных правилах, которые работодатели должны соблюдать, начиная трудоустраивать специалистов с удаленным режимом работы.

При этом место работы обязательно указывается в трудовом договоре с дистанционным работником. Обратите внимание: в случае расположения организации и ее обособленного структурного подразделения в разных местностях место работы сотрудника уточняется применительно к этому структурному подразделению.

Помните, что работодатель может обратиться в суд с требованием об установлении фактического местонахождения работника, а также включить в трудовой договор условие о направлении уведомления о смене им места жительства, предусмотрев в том числе и периодичность направления такого уведомления.

Читайте также: «НДФЛ и взносы с компенсаций дистанционным работникам. О чем нужно помнить?»

Варианты удаленной работы

Трудовым договором или дополнительным соглашением к нему может предусматриваться выполнение специалистом его трудовой функции дистанционно на постоянной основе, то есть в течение всего срока действия трудового договора, либо временно, непрерывно в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к нему периода, не превышающего шести месяцев.

Есть и так называемый гибридный формат: периоды выполнения сотрудником трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте чередуются. При этом такое условие обязательно должно быть установлено и доведено до сотрудника в силу статьи 312.1 ТК РФ.

Читайте также: «Как вызвать дистанционного работника в офис?»

Обеспечение оборудованием и компенсация

Компания, сотрудник которой работает дистанционно, должна обеспечить работника всем необходимым для выполнения его трудовой функции оборудованием. Процедура его передачи нормативно не закреплена. Поэтому в трудовом договоре может быть выделено условие о передаче оборудования и порядке его использования. Например, по акту приема-передачи.

Однако не во всех случаях компания может выдать работнику необходимое оборудование. У специалиста может быть свое оборудование, например компьютер, или же работник может взять необходимое оборудование в аренду. В этом случае работодатель выплачивает дистанционному сотруднику компенсацию за использование принадлежащего ему или взятого в аренду оборудования.

Кроме этого компания возмещает расходы, связанные с удаленной работой, например, затраты работника на электроэнергию, оплату услуг Интернета, мобильной связи и другие траты, которые могут возникнуть в процессе выполнения трудовой функции.

Выплачивается компенсация в тех порядке, сроках и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, или предусмотрены трудовым договором, дополнительным соглашением к нему. Соответствующее положение зафиксировано в статье 312.6 Трудового кодекса.

Организация самостоятельно утверждает методику расчета выплат дистанционным работникам (как в виде компенсации, так и в виде возмещения расходов) и перечень возмещаемых трат удаленных работников с указанием документов, подтверждающих траты.

Читайте также: «Чек-лист обязательных условий трудового договора»

Налогообложение с сумм компенсаций

Не облагаются НДФЛ суммы возмещения расходов дистанционных работников, связанных с использованием ими для выполнения трудовой функции принадлежащих им или арендованных оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, в сумме, определяемой коллективным договором, ЛНА, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему.

Но будьте внимательны: если работник не может подтвердить документально такие расходы, то сумма компенсации должна быть не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, об этом сказано в статье 217 Налогового кодекса. Аналогичный порядок установлен в отношении страховых взносов в силу статьи 422 НК РФ.

Читайте также: «Когда удаленного работника можно перевести в офис решением компании?»

Дополнительные условия в трудовом договоре

Порядок представления отчетов о дистанционной работе может быть закреплен в трудовом договоре, такая возможность предусмотрена статьей 312.3 ТК РФ.

Кроме этого трудовой договор, предусматривающий дистанционную работу, помимо общих оснований прекращения может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции удаленно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса от компании.

Обратите внимание: исключением являются случаи, если более длительный срок для взаимодействия с работодателем заранее не установлен сторонами трудового договора, а также при изменении сотрудником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения рабочих обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. Помните, в отношении удаленно работающих специалистов не применяются обычные правила для фиксации прогула в четыре часа.

Читайте также: «Топ ошибок при заключении трудового договора»

Режим работы удаленного работника

Режим работы должен быть установлен либо коллективным договором, либо ЛНА, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, а также трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. Аналогичные правила применяются и в отношении временной дистанционной работы.

Если такой порядок не установлен, специалист сам организует свой рабочий процесс по своему усмотрению.

Сверхурочная работа дистанционного работника подлежит оплате. А если планируются визиты в офис, целесообразно установить комбинированный режим дистанционной работы с согласия работника.

Оплата труда работника, занятого дистанционно

Самое главное в оплате труда дистанционных сотрудников – никаких особенностей законодательство в этой части не устанавливает. Иначе говоря, неправомерно устанавливать такому работнику более низкую оплату труда.

Отсутствие у работодателя возможности оценить качество и объем выполненной сотрудником работы не может являться основанием для неначисления работнику премии, к такому выводу можно прийти при изучении Определения Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 15.04.2021 по делу № 88-5130/2021.

Елена Смирнова, к.э.н., доцент Кафедры налогов и налогового администрирования Факультета налогов, аудита и бизнес-анализа Финансового университета при Правительстве Российской Федерации для журнала «Практическая бухгалтерия»