Отпуск раньше положенного

Отдохнуть первый раз новенький может, отработав в организации шесть месяцев (ст. 122 ТК РФ). В особых случаях сотрудник вправе взять отпуск раньше*. Отпустить до срока можно и обычного работника. При этом компания берет на себя обязательство оплатить его без всяких изъятий, по правилам «Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213 (далее по тексту – Положение № 213).

Пришел и сразу утомился

Для расчета суммы отпускных следовало бы взять сумму заработка за три последних календарных месяца (ст. 139 ТК РФ). Но если сотрудник отработал на предприятии меньше, следует руководствоваться пунктом 6 Положения № 213. И определить средний дневной заработок за отработанные дни исходя из суммы заработной платы. Поскольку отпуск предоставляется в календарных днях, то и делить нужно на календарные дни. Как мы уже говорили в предыдущей статье, для перевода в календарные фактически отработанные рабочие дни умножают на коэффициент 1,4.

Пример 1

В магазин «Свет» 10 января 2006 года поступил на работу технический консультант. Он состоит в браке, имеет дочь 12 лет. Оклад на новой работе установлен в размере 10 000 руб. С 23 января по 1 февраля по его просьбе предоставлен оплачиваемый отпуск. Стаж работы на предприятии до начала отпуска составляет девять дней. За январь начислена заработная плата: 5625 руб. (10 000 руб. : 16 дн. x 9 дн.) Отработано календарных дней 12,6 (9 раб. дн. x 1,4). Средний дневной заработок – 446,43 руб. (5625 руб./ 12,6 календ. дн.). Начислено отпускных всего: 4464,30 руб. (446,43 руб. x 10 календ. дн.),

в том числе:

– за январь – 4017,87 руб. (446,43 руб. x 9 календ. дн);

– за февраль – 446,43 руб. (446,43 руб. x 1 календ. дн.).

В бухгалтерском учете отпускные – это расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Начисление отпускных за дни отпуска, приходящиеся на следующий месяц, отражается проводкой Дебет 97 Кредит 70.

В налоговом учете при методе начисления сумма отпускных признается в составе расходов на оплату труда в том месяце, к которому она относится, независимо от времени фактической выплаты (п. 4 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе расходы признаются в целях налогообложения только по мере их оплаты в том месяце, когда они фактически были выплачены работнику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

При расчете отпускных организация обязана исчислить НДФЛ по ставке 13 процентов, как с вознаграждения за выполнение трудовых обязанностей (подп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 224 НК РФ).

Суммы отпускных включаются в облагаемую базу по единому социальному налогу (п. 1 ст. 236 НК РФ). Если дни отпуска приходятся на два месяца, то расчет налоговой базы и суммы налога проводят за каждый месяц отпуска отдельно.

В налоговом учете налоги и сборы относятся к прочим расходам (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ). При кассовом методе суммы ЕСН признаются в том месяце, когда их фактически перечислили в бюджет. При методе начисления они признаются на дату начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ). ЕСН, начисленный на всю сумму отпускных в том месяце, когда работник уходит в отпуск, включается в состав расходов в этом же периоде (письмо УМНС по г. Москве от 27 января 2004 г. № 26-12/05495). Моменты признания расходов на ЕСН в налоговом и бухгалтерском учетах не совпадают. Поэтому у организации возникает налогооблагаемая временная разница, приводящая к образованию отложенного налогового обязательства (п. 15 ПБУ 18/02).

Пример 2

Возьмем в качестве исходных данных итоги расчетов примера 1. ЕСН за январь – 2507,14 руб. ((5625 руб. + 4017,85 руб.) x 26%). ЕСН с выплаченных отпускных за февраль – 116,07 руб. (446,43 руб. x 26%). Сумма отложенного налогового обязательства – 27,86 руб. (116,07 руб. x 24%).

Бухгалтер сделал следующие проводки:

в январе

Дебет 44 Кредит 69

– 2507,14 руб. – начислен ЕСН с отпускных за январь;

Дебет 97 Кредит 69

– 116,07 руб. – ЕСН с отпускных за февраль учтен в составе расходов будущих периодов;

Дебет 68 Кредит счета 77

– 27,86 руб. – начислены отложенные налоговые обязательства;

в феврале

Дебет 44 Кредит 97

– 116,07 руб. – сумма ЕСН с февральской части отпуска отнесена на затраты;

Дебет счета 77 Кредит счета 68

– 27,86 руб. – уменьшена сумма отложенного налогового обязательства.

Отгулял и уволился

Если сотрудник увольняется, так и не отработав положенного времени, необходимо определиться, удерживать или нет сумму, выплаченную за «лишние» дни его отпуска. В некоторых случаях удерживать плату за неотработанные дни отпуска нельзя (ст. 137 ТК РФ). В остальных случаях бухгалтеру придется пересчитать и удержать излишне выданную сумму отпускных (п. 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169).

Пример 3

Воспользуемся данными предыдущих примеров. Предположим, что 27 февраля 2006 года новый сотрудник уволился по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ).

Количество «заслуженных» дней отпуска – 4,66 календ. дн. (28 календ. дн. : 12 мес. x 2 мес.) округляем до пяти дней. Количество неотработанных дней отпуска – 5 календ. дн. (10 – 5). Сумма излишне выплаченных отпускных – 2232,15 руб. (5 календ. дн. x 446,43 руб.). Заработная плата за февраль – 8947,37 руб. (10 000 руб. : 19 раб. дн. x 17 раб. дн.). Начислено за февраль с учетом удержания излишне выплаченных отпускных всего: 6715,22 руб. (8947,37 – 2232,15).

Сотруднику положен вычет 400 руб. на себя лично (подп. 3 п. 1 ст. 218 НК РФ) и 600 руб. на ребенка (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). НДФЛ за февраль – 742,98 руб. ((6715,22 руб. – 1000 руб.) x 13%), ЕСН за февраль – 1745,96 руб. (6715,22 руб. x 26%).

Иногда бывает, что последней зарплаты сотрудника недостаточно, чтобы удержать переплату. В таком случае можно оформить приход по кассе. Работник должен внести сумму за минусом НДФЛ, который был удержан с излишне выплаченных отпускных. Эту операцию необходимо сопроводить заявлением на имя руководителя организации о возврате излишне удержанных сумм налога на доходы физических лиц (п.1 ст. 231 НК РФ).

Если бывший работник отказывается вернуть лишние отпускные, компания вправе подать исковое заявление в суд об их принудительном взыскании (приказ Минздравсоцразвития России от 3 марта 2005 г. № 190).

* Перечень приведен в ПБ № 5, 2005.

Л. Бойко, эксперт-консультант компании Правовест