Ошибка в «первичке»

Любые расходы, которые фирма учитывает при расчете базы по налогу на прибыль, должны быть экономически оправданны и документально подтверждены. Это простое правило, следующее из положений статьи 252 Налогового кодекса, известно любому бухгалтеру. И если на тему обоснованности затрат еще можно поспорить (ведь довольно часто суждения у налоговиков и коммерсантов относительно одних и тех же расходов весьма разнятся), то по поводу документального оформления операций вопросов возникать, казалось бы, не должно. Но это, как говорится, идеальный вариант развития событий. Однако на практике в вопросах, связанных с оформлением «первички», разногласий рождается не меньше.

О единстве бухгалтерского и налогового законодательства

Почву для дискуссий прежде всего дают положения Закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Дело в том, что согласно статье 9 данного нормативного акта первичные учетные документы должны быть оформлены на типовых бланках. Большинство таких форм утверждено Росстатом. Операции, которые остались не охваченными представителями данного ведомства, документируются с помощью бланков, разработанных самой фирмой. Правда, все тот же Закон № 129-ФЗ требует, чтобы самостоятельно разработанная форма содержала перечень необходимых реквизитов.

В то же время Налоговый кодекс требований к оформлению первичных документов не содержит. Своеобразным исключением является счет-фактура, который хотя и не относится непосредственно к «первичке», служит своего рода документальным оформлением операций, облагаемых НДС. Тем не менее самого требования оформлять любые сделки соответствующими документами, как уже было сказано выше, главный налоговый документ страны не отменяет. А это, в свою очередь, приводит к тому, что любое нарушение, допущенное в форме документа, налоговиками расценивается ничуть не менее критично, чем если бы сделка и вовсе не была оформлена документально. Результат очевиден — фирме «снимают» из налоговой базы расходы по соответствующей операции.

Правда, подобное развитие событий порой удается повернуть вспять в зале суда. Пример тому — недавнее постановление ФАС Уральского округа от 28 августа 2008 года № Ф09-6085/08-С3. В нем делается акцент на тот факт, что Налоговый кодекс не устанавливает перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении фирмой тех или иных расходных операций, и не предъявляет каких-либо специальных требований к их оформлению.

По мнению судей, при решении вопроса о возможности учета тех или иных расходов необходимо исходить из того, подтверждаются «первичкой» произведенные расходы или нет. Проще говоря, условием для включения затрат в налоговые расходы является возможность на основании имеющихся бумаг сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены.

Исправить или заменить?

Впрочем решение подобного спора в зале суда хотя и возможно, но все же далеко не всегда выгодно для коммерсантов с точки зрения затраченных на это сил и времени. К тому же до конфликта с налоговиками можно и вовсе не доводить, если допущенные в «первичке» ошибки будут обнаружены вовремя.

Действующее законодательство предусматривает исправление ошибок, допущенных в первичных документах. Исключение составляют лишь кассовые и банковские документы, а также бланки строгой отчетности, — их исправлять нельзя. Во всех же остальных случаях главное — это не допускать подчисток и неоговоренных исправлений. Неправильные значения зачеркиваются одной чертой — так, чтобы изменяемый текст можно было свободно прочитать.

Поскольку исправления вносятся по согласованию сторон, то и удостоверить их должны те же представители фирм-контрагентов, которые изначально подписывали документ. Кроме того указывается дата внесения поправок (п. 5 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). А вот ставить еще раз печать не требуется.

Не стоит забывать и еще об одном способе, который пользуется, пожалуй, наибольшей популярностью. Ведь ни Налоговый кодекс, ни законодательство о бухгалтерском учете не содержат запрета на исправление первичных учетных документов путем их полной замены на новые с теми же реквизитами, оформленные в полном соответствии с требованиями законодательства. Такой вывод, в частности, не так давно снова подтвердили служители Фемиды (постановление ФАС Московского округа от 21 мая 2008 г. № КА-А41/4238-08).

В. Репин, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»