Оформляем дубликат трудовой книжки с 1 сентября 2021: можно без комиссии

Когда оформляют дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки надо оформить, если:

• работник потерял трудовую книжку;
• трудовая книжка сотрудника пришла в негодность. Например, обгорела, была порвана или испачкана;
• в его трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе, которую признали недействительной.

Если сотрудник потерял свою трудовую книжку, то должен подать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. В таком случае организации отведено 15 рабочих дней со дня получения заявления от сотрудника. Но предварительно сотрудник должен запастись документами с предыдущих мест работы, которые подтвердят периоды его трудовой деятельности.

В том случае, когда представленные работодателю документы не содержат полностью сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки надо внести только имеющиеся в документах сведения.

Для чего нужна комиссия при оформлении дубликатов трудовой книжки

В случае массовой утраты трудовых книжек вследствие чрезвычайных ситуаций работодатели обязаны выдать дубликаты трудовых книжек работникам.

Дубликат оформляется на основании акта комиссии, создаваемой органами исполнительной власти региона, в состав которой включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов.

Факта работы, сведения о профессии, должности и периодах работы комиссия устанавливает на основании документов, которые есть у работника. Например, сведения о трудовой деятельности, он может получить у работодателя, из информационных ресурсов ПФР. Если таких данных нет, можно опираться на показания 2-х и более свидетелей, которые знают работника по совместной с ним работе у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составит акт. В нем она укажет периоды работы, профессию или должность сотрудника и продолжительность трудового его стажа. На основании акта комиссии работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В таком же порядке работодатель должен выдать сотруднику дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка или вкладыш пришли в негодность – обгорели, порваны или испачканы. Такое правило установлено абзацем 7 пункта 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Поэтому, можно прийти к выводу, что при оформлении дубликата трудовой книжки сотрудника взамен испорченного, работодателю также надо основываться на акте специальной комиссии.

Но это не так. Такой вывод сделал Минтруд в письме в письме 28.09.2021 г. № 14-6/ООГ-9180. Поскольку акт комиссии нужен только в случае, когда дубликат трудовой книжки выдают при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.

В случае, если трудовая книжка работника пришла в негодность или утрачена, работник вправе обратиться к работодателю для выдачи дубликата трудовой книжки в порядке, установленном пунктом 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. То есть книжку ему оформят в течение 15-ти дней со дня подачи заявления.