Одна командировка от двух работодателей: оформляем правильно

Гарантии командированного работника

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются:

• сохранение места работы (должности);

• среднего заработка;

• возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Такие же гарантии и компенсации предусмотрены и для сотрудников-совместителей (ч. 2 ст. 287 ТК РФ).

Поэтому если работник направлен в командировку одновременно по основной работе и по работе, выполняемой на условиях совместительства, рабочие места за ним сохраняют оба работодателя. Средний заработок также сохраняется по обоим местам работы. 

Но вот расходы возмещают ему однократно. Они распределяются между работодателями по соглашению между ними.

Так установлено пунктом 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749.

Кто возмещает расходы и как?

К возмещаемым относятся расходы по проезду, найму жилого помещения, на выплату суточных, иные расходы, произведенные командированным работником с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Для возмещения расходов по совместной командировке организации должны составить соглашение о распределении расходов.

При составлении соглашения расходы работника по командировке могут быть распределены любым образом. Есть несколько вариантов.

1. Одна сторона может взять на себя возмещение расходов на проезд и проживание, а вторая – выплатить суточные.

В данном случае все расчеты каждая из сторон будет вести только с работником. Он составит два авансовых отчета, к которым будут приложены два разных пакета оправдательных документов.

2. Работодатели могут распределить итоговую сумму командировочных расходов. Пропорция может быть любой.

Например, два работодателя могут договориться о том, что одна из них будет вести учет и выдаст работнику командировочный аванс. По окончании командировки «общий» работник представит ей авансовый отчет, на основании которого она завершит с ним расчеты по подотчетным суммам. После этого стороны составят акт взаиморасчетов и вторая сторона возместит первой оговоренную часть затрат.

3. Два работодателя могут договориться, в какой из двух командирующих организаций будут храниться оригиналы первичных документов, а в какой - заверенные копии. Аванс командированному сотруднику выдают обе стороны. По возвращении из командировки работник представит каждой из сторон свой авансовый отчет, приложив к одному оригиналы подтверждающих документов, а к другому - заверенные копии.

Образец формулировки соглашения о распределении командировочных расходов:

1. Стороны направляют работника обеих организаций ФИО работника

в служебную командировку в ______ на срок __________________________.

2. Расходы, связанные с данной командировкой, распределяются между сторонами

следующим образом:

___________________________________________________________________

3. Расходы, произведенные работником в командировке исключительно для целей

одной из Сторон, полностью оплачивает эта Сторона.

Помимо такого соглашения, каждый работодатель должен издать приказ на командировку. Приказ можно издать на самостоятельно разработанном и утвержденном бланке.