Нужно ли уведомлять о переходе на электронную трудовую книжку нового работника?

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это новый формат хорошо знакомого всем работникам документа. Электронные трудовые книжки установлены двумя федеральными законами: от 16 декабря 2019 года № 436 и от 16 декабря 2019 года № 439.

Электронная трудовая книжка - это сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которые существуют только в цифровом формате. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса, работодатель формирует в электронном виде основную информацию о работнике и передает ее для хранения в Пенсионный фонд. В сведения о трудовой деятельности включаются:

• информация о работнике;
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• место работы;
• вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• вид поручаемой работы;
• основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
• причины прекращения трудового договора.

Cведения электронной книжки можно посмотреть:

• в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда;
• на портале Госуслуг;
• через соответствующие приложения для смартфонов.

Эта услуга предоставляется без привязки к месту жительства или работы человека.

Процедура перехода на электронные трудовые книжки

Работодатель обязан письменно проинформировать работников о праве сделать выбор между бумажной или электронной трудовой книжкой. То есть он должен сообщить две вещи – о возможности формировать трудовые книжки в электронном виде и о возможности работника выбрать между бумажным и электронным документом.

А работник не позднее 31 декабря 2020 года должен письменно сообщить о своем выборе.

Первоначально установленный для работодателей срок уведомления работников о переходе на электронные трудовые книжки – 30 июня (подп. 4 п. 1 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ). Однако правительство сдвигает этот срок на 31 октября 2020 г.

Уведомлять ли нового работника

В обязанности работодателя входит уведомить каждого работника о формировании и ведении сведений о его трудовой деятельности в электронном виде и о том, что он должен письменно сообщить о том, какой вариант ведения трудовой книжки выбирает.

Когда вы оповестили весь коллектив, нужно до установленного срока до 31 декабря 2020 года, ждать от сотрудников заявлений. Вариантов может быть три:

• работник решит оставить бумажную трудовую книжку;
• работник решит перейти на электронную трудовую книжку;
• работник не успеет сделать выбор до установленного срока.

А если к вам придет новый работник? А если на прежнем месте работы его уже уведомили? Нужно ли вам уведомлять его еще раз?

Ответ простой: если при приеме на работу новый работник принес бумажную трудовую книжку, и вы ее у него забрали, то в этом случае для новичка нужно будет подготовить отдельное уведомление.