Нужно ли нумеровать трудовые договоры?

Юридическая необходимость нумерации трудовых договоров 

Действующие нормативные акты не содержат прямого требования о нумерации трудовых договоров, что подтверждается официальной позицией Роструда (письмо от 03.02.2025 № ПГ/00337-6-1). Тем не менее, работодателям предоставлено право самостоятельно вводить такую систему для удобства документооборота, зафиксировав соответствующие положения в локальных регламентах. 

Стоит обратить внимание, что отдельные унифицированные формы первичной документации (например, приказ о трудоустройстве или учетная карточка работника) содержат специальные графы для указания номера трудового соглашения (на основании Постановления Госкомстата №1 от 05.01.2004). При этом применение данных форм остается на усмотрение организации (ст. 9 ФЗ №402 от 06.12.2011). 

Аналогичный подход применяется к ведению реестра трудовых договоров - это факультативная, а не обязательная процедура. В отсутствие законодательных предписаний предприятие самостоятельно определяет формат такого учета. 

Типовая структура журнала регистрации обычно включает: 

•  идентификатор и дату составления документа; 
•  персональные данные работника; 
•  информацию о занимаемой позиции и отделе; 
•  период действия соглашения (для срочных контрактов - дату завершения). 

Рекомендации по формированию номеров 

Как показывает практика, наиболее распространен комбинированный принцип нумерации, сочетающий:

•  уникальный порядковый идентификатор; 
•  временные параметры заключения (месяц и год).

К примеру, обозначение 06-13/07 расшифровывается как:

•  06 - очередной номер в реестре;
•  13/07 - июль 2025 года (дата оформления).

(Ссылка на рекомендации Минтруда в письме №14-2/В-519 от 28.04.2020) 

Дополнительные соглашения к трудовым договорам обычно маркируются отдельной нумерацией, начинающейся с единицы. Для их учета возможно:

•  создание специализированного журнала;
•  внесение записей в общий реестр договоров.

Второй вариант считается более практичным, так как обеспечивает целостность информации по каждому работнику.

При ведении отдельного учета допсоглашений рекомендуется отражать:

•  хронологический номер изменения;
•  основные реквизиты первоначального договора;
•  сведения о сотруднике и его должности;
•  ссылку на распорядительный документ;
• отметки о заверении и вручении копий.

Особенности нумерации при переходе на новый год

Организации предоставлена полная свобода в выборе стратегии нумерации при смене календарного периода. Возможны два основных подхода:

1.  продолжение существующей последовательности;
2.  обнуление счетчика с началом нового года.

Оба этих подхода согласуются с мнением, изложенным в письмах Минтруда №14-2/В-519 от 28.04.2020 и Роструда №ПГ/00337-6-1 от 03.02.2025.

Таким образом, система нумерации трудовых договоров служит эффективным инструментом организации кадрового делопроизводства. Основное требование - единообразие применяемых принципов и их закрепление во внутренних нормативных актах предприятия.

Бухгалтерия.ру