Новый регистр налогового агента
14.02.2011 распечататьС января 2011 года законодательно закреплена обязанность компаний самостоятельно разрабатывать формы регистров учета доходов плательщиков НДФЛ и предоставленных им налоговых вычетов. К прочим обязательным реквизитам такого регистра добавились даты удержания и перечисления налога в бюджет, «координаты» соответствующего платежного документа. Как разработать новую форму или проверить ту, что предлагает ваша бухгалтерская программа, — читайте в статье.
Изменения в порядке учета доходов, полученных физлицами от налоговых агентов по НДФЛ, прежде всего связаны с новым порядком возврата излишне уплаченного налога (см. стр. ХХХ). Напомним: теперь компания обязана сообщить налогоплательщику об излишнем удержании НДФЛ и его сумме в течение 10 дней со дня обнаружения этого факта. А сделать это она сможет, если ведет новый налоговый регистр по учету доходов, полученных от нее физлицами, и предоставленных налоговых вычетах по НДФЛ, по правилам установленным Налоговым кодексом (п. 1 ст. 230 НК РФ).
ВниманиеС 1 января 2011 года налоговые агенты обязаны не только вести учет доходов плательщиков НДФЛ и предоставленных налоговых вычетов, но и самостоятельно разрабатывать соответствующие формы регистров учета. Форма № 1-НДФЛ, утвержденная ФНС еще в 2003 году, для этих целей не годится.
Требования кодекса
Редакция Налогового кодекса, действующая с 1 января 2011 года, обязывает налоговых агентов не только вести учет доходов плательщиков НДФЛ и предоставленных налоговых вычетов, но и самостоятельно разрабатывать соответствующие формы регистров учета (п. 1 ст. 230 НК РФ). При этом в обязательном порядке в них должна раскрываться следующая информация:
1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика;
2) вид выплачиваемых налогоплательщику доходов в соответствии с утвержденными кодами;
3) виды предоставленных налоговых вычетов в соответствии с утвержденными кодами;
4) суммы дохода;
5) даты их выплаты;
6) статус налогоплательщика;
7) даты удержания налога;
8) даты перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации;
9) реквизиты соответствующего платежного документа.
В прошлом году многие компании использовали для этих целей форму № 1-НДФЛ, утвержденную приказом МНС России от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583, как рекомендовала ФНС России (письмо от 1 июня 2009 г. № 3-5-04/709). Минфин отмечал, что учет доходов, полученных от налоговых агентов физлицами, можно вести по самостоятельно разработанной форме или взять за основу предлагаемую налоговиками форму (1-НДФЛ). Суды указывали, что налогового агента нельзя привлечь к ответственности за применение формы, отличной от формы № 1-НДФЛ (ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 29 мая 2007 г. № А56-23810/2005).
Поэтому в 2011 году ее тоже можно взять за основу.
Если в основе форма № 1-НДФЛ
Скажем сразу: некоторые обязательные к указанию реквизиты в форме № 1-НДФЛ не фигурируют (см. таблицу 1). Поэтому в новом регистре они должны быть предусмотрены.
Среди такой обязательной к раскрытию информации — дата перечисления НДФЛ и реквизиты платежного поручения. Обратите внимание: с нового года сумма налога, перечисленная в бюджет, должна складываться из общей суммы уплаченного налога, указанного в новых налоговых регистрах на эту дату. Поэтому все факты, способные повлиять на сумму НДФЛ в «платежке», лучше предусмотреть в новой форме налогового регистра.
ВниманиеС января 2011 года сумма НДФЛ, перечисленная в бюджет, должна складываться из общей суммы налога, указанного в новых налоговых регистрах на эту дату. Поэтому все факты, способные повлиять на сумму НДФЛ в «платежке», лучше предусмотреть в новой форме налогового регистра.
Кроме того, в форме № 1-НДФЛ не нашлось места для отражения имущественного и социального вычетов, которые предоставляет работодатель. Уточним: имущественным вычетом сотрудник может воспользоваться по месту работы только после того, как подтвердит право на него в налоговой инспекции. Между тем его сумма, так же как и сумма социального вычета, предоставляемого работодателем в соответствии с пунктом 2 статьи 219 Налогового кодекса, может повлиять на уплату налога в бюджет как самого плательщика НДФЛ, так и других плательщиков, работающих в компании. Ведь с нового года такой «взаимозачет» закреплен в Налоговом кодексе (п. 1 ст. 231 НК РФ).
Не предусмотрены в форме № 1-НДФЛ и строки для отражения дохода, облагаемого по ставке 15 процентов (дивиденды, полученные нерезидентами). Строку для отражения дохода, облагаемого ранее по ставке 6 процентов, придется поправить: заменить ставку на ныне действующую — 9 процентов (дивиденды, полученные резидентами).
И напротив, некоторые сведения из формы № 1-НДФЛ для нового налогового регистра окажутся бесполезными (см. таблицу 2). Речь идет о разделе 7 «Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами», в котором указываются сведения о доходах, выплаченных физическим лицам при покупке у них имущества, предпринимателям или нотариусам. Напомним: эти лица самостоятельно исчисляют и уплачивают НДФЛ, в этом случае фирма не является налоговым агентом (п. 1, 2 ст. 227, подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).
В новом регистре не обязательно отмечать номера и даты выданных справок по форме № 2-НДФЛ, а также сумму задолженности, переданную на взыскание в налоговую инспекцию (раздел 9 «Сведения о представлении справок» формы № 1-НДФЛ).
Есть смысл сократить раздел 8 «Результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды». В сущности, можно ограничиться парой строк, к примеру, «Долг за налогоплательщиком на начало налогового периода» и «Излишне удержанная сумма НДФЛ налоговым агентом на начало налогового периода».
Обратите внимание на коды и размеры стандартных налоговых вычетов в форме № 1-НДФЛ! Некоторые из них уже не действуют:
код вычета 101 в сумме 600 рублей теперь соответствует коду вычета 108 в сумме 1000 рублей;
на смену коду вычета 102 в сумме 1200 рублей пришли коды вычетов 110 (111) в сумме 2000 рублей;
вместо прежнего кода вычета 106 в сумме 1200 рублей применяется код вычета 109 в сумме 2000 рублей;
наконец, код вычета 107 в сумме 2400 рублей заменен кодом вычета 112 (113) в сумме 4000 рублей.
Можно ли вести регистр «один на всех»?
Компании с небольшим штатом наверняка захотят вести «общий» налоговый регистр, то есть открывать такой регистр на всех сотрудников ежемесячно.
Несмотря на то, что прямого запрета в Налоговом кодексе на это нет, по мнению редакции, лучше этого не делать. Дело в том, что общая сумма налога исчисляется по итогам налогового периода применительно ко всем доходам налогоплательщика (п. 3 ст. 225 НК РФ). То есть учет должен вестись в разрезе каждого из них. А помесячный общий регистр порой не дает такой возможности.
Это важноНе советуем компаниям открывать и закрывать общий налоговый регистр на всех сотрудников ежемесячно. Ведь общая сумма налога исчисляется по итогам года применительно ко всем доходам налогоплательщика. А «помесячный общий» регистр возможности вести учет НДФЛ в разрезе каждого налогоплательщика порой не дает.
Кроме того, при такой «упрощенной» форме регистра компания может создать неудобства сама себе. Так, если у сотрудника нет ИНН, в этой форме придется указывать иные сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика: дату рождения, документы, удостоверяющие личность, адрес места жительства. Кроме того, если компания будет обращаться в инспекцию за возвратом налога, ей придется представлять налоговые регистры в целом по организации.
Таблица 1. Требования Налогового кодекса к новому налоговому регистру об учете НДФЛ
Обязательная информация | Содержится ли она в форме № 1-НДФЛ |
Сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика | Да, в разделе 2 |
Виды выплачиваемых налогоплательщику доходов в соответствии с кодами | Да, в разделах 3, 4, 5, |
Виды предоставленных налоговых вычетов в соответствии с кодами | Да, в раздел 3 |
Суммы дохода | Да, в разделе 3, 4, 5 |
Даты их выплаты | Нет |
Статус налогоплательщика | Да, в разделе 2 |
Даты удержания налога | Нет |
Даты перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации | Нет |
Реквизиты соответствующего платежного документа | Нет |
Таблица 2. Как разработать новый налоговый регистр на основе формы № 1-НДФЛ
Действие | Строка (сведения) | Причина |
Добавить | Дата выплаты дохода | П. 1 ст. 230 НК РФ |
Добавить | Даты удержания налога | П. 1 ст. 230 НК РФ |
Добавить | Даты перечисления налога в бюджет | П. 1 ст. 230 НК РФ |
Добавить | Реквизиты платежного документа | П. 1 ст. 230 НК РФ |
Добавить | Предоставляемый работодателем имущественный налоговый вычет | Имущественный налоговый вычет может повлиять на величину НДФЛ, перечисляемого в бюджет |
Добавить | Предоставляемый работодателем налоговый социальный вычет | Социальный налоговый вычет может повлиять на величину НДФЛ, перечисляемого в бюджет |
Добавить | Доходы, облагаемые по ставке 15% | П. 3 ст. 224 НК РФ |
Переименовать | Доходы, облагаемые по ставке 6% в доходы, облагаемые по ставке 9% | Ставка 6% не действует, п. 4 ст. 224 НК РФ |
Удалить | Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами (раздел 7) | Компания не является налоговым агентом в отношении таких доходов (п.1, 2 ст. 227, подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ) |
Удалить | Сведения о представлении справок (раздел 9) | Налоговый кодекс не требует указывать эти сведения, на величину перечисляемого в бюджет НДФЛ количество выданных справок не влияет |
Сократить. Можно ограничиться строками «Долг за налогоплательщиком на начало налогового периода» и «Излишне удержанная сумма НДФЛ налоговым агентом на начало налогового периода» | Результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды (раздел 8) | На НДФЛ к уплате в бюджет могут повлиять две величины: долг налогоплательщика и излишне уплаченная сумма на начало года |
Ю. Пименова, ведущий эксперт
Подписка на новости и полезные материалы
В статье использованы фото с сайта freepik.com